Recruiting
RecruitingAktualisiert am:
05. August 2025202508059 Min.9 Min.
Gerade einmal 9 Prozent der österreichischen Arbeitnehmer*innen suchen derzeit aktiv nach einem Job (Marketagent für karriere.at, Q2/2024). 36 Prozent sind hingegen latent jobsuchend – auch nicht aktiv auf Suche, einem Wechsel aber nicht abgeneigt, sofern die Rahmenbedingungen attraktiv genug sind. Um diese Menschen zu erreichen, können Arbeitgeber selbst aktiv werden und Talente suchen, finden und kontaktieren. Oder anders gesagt: Sie können Active Sourcing betreiben.
Active Sourcing ist die proaktive Ansprache potenzieller Kandidat*innen – vor allem solcher, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Recruiter*innen nutzen dabei Plattformen oder Talentdatenbanken, um geeignete Talente zu identifizieren und direkt zu kontaktieren.
Warum ist das wichtig?
Das Markt- und Meinungsforschungsinstitut Marketagent hat für karriere.at erhoben, dass nur rund 10 Prozent der Arbeitskräfte aktiv auf Jobsuche, aber 35 Prozent latent wechselbereit sind. Latent bedeutet, dass Menschen nicht aktiv nach einem neuen Job suchen, einem Wechsel aber nicht abgeneigt sind, sofern die Rahmenbedingungen passen. Wer diese Zielgruppe erreichen will, muss aktiv auf sie zugehen.
Es gibt unterschiedliche Gründe, warum Active Sourcing als Ergänzung zum Inserat für eine effiziente Stellenbesetzung sinnvoll ist.
Fachkräftemangel
Arbeitgeber mit hohem Fachkräftemangel, spezialisierten Positionen
oder in Branchen mit intensivem Wettbewerb um Talente profitieren
besonders von Active Sourcing. Besonders relevant ist es für Technologie-, Ingenieurs-, Gesundheits- oder IT-Branchen.
Unterschied zwischen Headhunting & Active Sourcing
Active Sourcing ist ein breiter, kontinuierlicher Ansatz zur Identifizierung von Talenten für aktuelle und zukünftige offene Stellen. Headhunting wird durch externe Profis durchgeführt, kommt gezielt und oft für höhere Positionen zum Einsatz.
Time-to-Hire & Kosten
Die Time-to-Hire ist eine Kennzahl, die den Zeitraum von Bewerbungseingang bis zur Stellenbesetzung misst. Je länger es dauert, das passende Talent zu finden, desto mehr Kosten entstehen auf Unternehmensseite.
Eine unbesetzte Stelle kann im schlimmsten Fall zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen, zum Beispiel durch ...
schlechtere Kundenbetreuung aufgrund fehlender Ressourcen
Mehrbelastung der bestehenden Belegschaft (kann zu mehr Krankenständen und Kündigungen führen)
verschobene oder abgesagte Produktinnovationen und -weiterentwicklungen
Personalverantwortliche, die im Recruiting auf Kennzahlen zur Erfolgsmessung setzen, verbessern das Reporting innerhalb des Unternehmens. Was KPIs sind, warum sich ihre Dokumentation lohnt und welche es gibt, liest du in diesem Artikel.
„Active Sourcing wird in vielen Bereichen immer wichtiger. In vielen Berufssparten gibt es nach wie vor zu wenige Fachkräfte. Häufig wird Active Sourcing aber als „Wunderwaffe“ gesehen, und das würde ich relativieren. Es ist ein Zugang von vielen, um dem Fachkräftemangel aktiv entgegenzuwirken, statt nur darauf zu hoffen, dass sich jemand bewirbt.“
Beim Active Sourcing sind eine durchdachte Strategie und Fingerspitzengefühl gefragt. In dieser Situation muss sich der Arbeitgeber beweisen und nicht das Talent. Die Ansprache muss authentisch, personalisiert und vor allem wertschätzend sein. Hier einige Tipps:
Personalisierte Ansprache
Kandidat*innen sollten individuell und gezielt angesprochen werden. Ein Massenanschreiben wirkt unpersönlich und schadet potenziell der Employer Brand. Erfolgsversprechender ist es, sich auf das Profil der Person zu beziehen, auf ihre beruflichen Erfolge einzugehen und aufzuzeigen, warum das Unternehmen das perfekte Match ist.
Echtes Interesse zeigen
Active Sourcing bedeutet, auf Augenhöhe mit potenziellen Kandidat*innen zu kommunizieren und echtes Interesse an deren beruflicher Entwicklung zu zeigen. Dabei sollte der Fokus nicht ausschließlich auf der offenen Stelle liegen, sondern auch auf den Bedürfnissen und Karrierezielen der Kandidat*innen.
Langfristig denken
Lasse Active Sourcing nicht bei der Kontaktaufnahme enden. Oft dauert es Monate oder sogar Jahre, bis sich eine für beide passende Gelegenheit ergibt. Unternehmen sollten daher ein Talentnetzwerk pflegen und regelmäßigen Kontakt halten, um positiv in Erinnerung zu bleiben.
Employer Branding
Eine authentische und attraktive Arbeitgebermarke ist beim Active Sourcing von großer Bedeutung. Kandidat*innen müssen sofort erkennen, dass es sich lohnt, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein positives Unternehmensimage, Transparenz und ein angenehmes Arbeitsumfeld können entscheidende Faktoren sein.
Arbeitgeber können verschiedene Wege nutzen, um mit Talenten direkt in Kontakt zu treten. Soziale Netzwerke sind eine Möglichkeit, jedoch könnten manche Arbeitnehmer*innen auch negativ darauf reagieren, wenn sie über ihr privates Profil ein Jobangebot erhalten. Karrierenetzwerke sind hingegen für den beruflichen Austausch gedacht und Nutzer*innen daher weniger überrascht, wenn sie von Arbeitgebern kontaktiert werden.
Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeber, wenn sie Bewerber*innendatenbanken wie die talent.cloud von karriere.at für Active Sourcing nutzen. Arbeitnehmer*innen entscheiden selbst, ob sie in der Datenbank für Arbeitgeber sichtbar sein wollen oder nicht. Stellen sie ihre Daten zur Verfügung, können Unternehmen sicher sein, dass diese Personen einem Wechsel zumindest offen gegenüber sind.
Unternehmen dürfen personenbezogene Daten verwenden, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt. DafüristeineInteressenabwägung zwischen dem Unternehmen und der angesprochenen Person erforderlich
Karrierenetzwerke wie gelten in der Regel als zulässige Datenquelle – insbesondere bei berufsbezogenen Profilen.
❌ Wann ist Active Sourcing nicht erlaubt?
Die bloße Existenz eines Profils auf Social Media bedeutet keine automatische Einwilligung zur Nutzung der Daten.
Private Profile (z. B. Instagram, Facebook ohne Karrierebezug) dürfen nicht für Sourcing-Zwecke genutzt werden.
Eine Kontaktaufnahme ohne klaren beruflichen Bezug kann als Verstoß gegen die DSGVO gewertet werden.
„Ein Social Media Profil bedeutet nicht, dass eine Person der Verarbeitung der dort vorhandenen Daten zugestimmt hat.“
Auf Nummer Sicher gehen Arbeitgeber, wenn die Talente eingewilligt
haben, in Bezug auf potenzielle Arbeitsstellen kontaktiert zu werden,
wie im Fall der talent.cloud, der Talentdatenbank von karriere.at.
Bei der Booleschen Suche werden sogenannte „Operatoren” mit
Jobbezeichnungen, Kenntnissen und Fähigkeiten zu Suchketten verknüpft
und ins Suchfeld eingegeben. In den Ergebnissen werden jene Talente
angezeigt, deren Profilinhalte mit der Suchanfrage korrelieren.
Personalverantwortliche und Führungskräfte müssen sich bereits vor
Recruiting-Start darüber im Klaren sein, nach welcher Person sie
suchen:
Sind diese Fragen geklärt, wird die „Boolesche Suche” herangezogen, um
Suchergebnisse aufs Wesentliche zu reduzieren. Sie kommt in
Karrierenetzwerken und in betriebseigenen
Bewerbenden-Managementsystemen zum Einsatz. Auch die talent.cloud
funktioniert nach diesem Prinzip.
Boolesche Operatoren
AND: Verwende den Operator AND, wenn du jene Talente angezeigt
bekommen möchtest, die alle Begriffe enthalten, die du suchst. Zum
Beispiel: “Java Developer” AND “Wien”
OR: Mit dem OR-Operator wird die Suche um alternative Begriffe
erweitert. Damit deckst du verschiedene Berufsbezeichnungen oder
Fachkenntnisse gleichzeitig ab. Zum Beispiel: “Software Engineer” OR
“Software Developer”
NOT: Verwendest du den NOT-Operator, schließt du bestimmte
Begriffe aus der Suche aus. Zum Beispiel: “Performance Marketing
Manager” OR "Marketing Managerin" NOT “Junior”
Klammern (): Mithilfe von Klammern formulierst du komplexere
Suchanfragen. Zum Beispiel:
(“Java Developer” OR "Java Developerin" OR “Python Developer” OR "Python Developerin") AND “Führungserfahrung”
Anführungszeichen “”: Anführungszeichen sorgen dafür, dass die
genaue Wortgruppe in den Suchergebnissen vorkommt. So gehst du sicher,
dass du jene Talente ausgespielt bekommst, die wirklich relevant sind.
Beispiel: “Großhandelskauffrau”oder "Großhandelskaufmann"
Asterisk *: Der Sternchen ist ein Platzhalter für mehrere
Buchstaben oder Zeichen. Damit suchst du unterschiedliche Endungen zu
einem Wort. Ein Beispiel: “Develop*”. Du bekommst im Anschluss Profile
angezeigt, die “Developer”, “Developing”, “Developtment” usw.
beinhalten.
„Natürlich muss man die potenziellen Kandidat*innen erst einmal finden. Kenntnisse wie die Booleschen Befehle sind dafür essenziell. Bei der Kontaktaufnahme ist dann eine individuelle Ansprache das Wichtigste. Auf Massenmails kommt meistens keine Reaktion. Ich muss erklären, warum ich an einer Zusammenarbeit oder zumindest einem Kennenlernen interessiert bin.“
Achtung!
Alle Operatoren müssen großgeschrieben werden, damit der Befehl funktioniert. Auch die Leerzeichen zwischen den Wörtern sind wichtig. Steht zwischen den einzelnen Suchbegriffen kein Operator, wird automatisch AND angenommen.
("Marketing Manager" OR "Digital Marketing Specialist") AND ("SEO" OR "Content Marketing") AND "Österreich" NOT "Praktikant" AND "Google Analytics"
Dieser Suchstring sucht nach Marketing Manager*innen oder Digital Marketing Spezialist*innen in Österreich, die Erfahrung in SEO oder Content Marketing haben, Google Analytics beherrschen, aber keine Praktikant*innen sind.
HR Manager*in
("HR Manager" OR "Talent Acquisition Specialist") AND ("Employee Relations" OR "Talent Management") AND "Wien" AND "HRIS" NOT "Junior"
In diesem Beispiel wird nach HR Manager*innen oder Talent Acquisition Spezialist*innen in Wien gesucht, die Erfahrung in Employee Relations oder Talent Management haben und sich mit HRIS-Systemen auskennen, aber keine Junior-Positionen innehaben.
Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau
("Bürokaufmann" OR "Bürokauffrau" OR "Office Manager") AND ("Rechnungswesen" OR "Buchhaltung" OR "Verwaltung") AND "Linz" AND ("DATEV" OR "Lexware") NOT "Praktikant"
Dieser Suchstring richtet sich an Bürokaufleuten oder Office Manager*innen, die in Linz arbeiten. Die Kandidat*innen sollten Erfahrungen in Rechnungswesen, Buchhaltung oder allgemeiner Verwaltung haben. Es wird explizit nach Personen mit Kenntnissen in Buchhaltungssoftware wie DATEV oder Lexware gesucht. Praktikant*innen werden von den Ergebnissen ausgeschlossen.
An und für sich ist Active Sourcing eine effektive Methode. Allerdings gibt es ein paar potentielle Fettnäpfchen, die Unternehmen vermeiden sollten. Dazu zählen:
Unpersönliche Massenansprache
Nichts schreckt potenzielle Kandidat*innen mehr ab als unpersönliche und standardisierte Nachrichten. Diese vermitteln den Eindruck, dass das Unternehmen kein echtes Interesse an der Person hat und Anfragen ins Blaue verschickt.
Zu aufdringliche Ansprache
Eine Balance zwischen proaktivem Interesse und Zurückhaltung sorgt dafür, dass sich Kandidat*innen nicht bedrängt fühlen. Eine höfliche und wertschätzende Kommunikation ist entscheidend. Die muss aber glaubhaft sein. Also: Nicht zu dick auftragen!
Falsche Versprechen
Arbeitgeber, die übertriebene Versprechungen machen, nur um Kandidat*innen zu gewinnen, schaden langfristig ihrem Ruf. Authentizität ist das A und O, damit Arbeitnehmer*innen nach wenigen Monaten nicht gleich wieder aus dem Unternehmen ausscheiden.
Zu späte Reaktionen
Kandidat*innen, die auf deine Nachricht mit Interesse antworten, sollten schnell eine Rückmeldung erhalten. Lange Wartezeiten können den guten Eindruck zunichte machen und das Interesse mindern.
Active Sourcing ist eine effektive Methode, um in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Arbeitsmarkt direkt mit Fachkräften in Kontakt zu kommen. Durch eine proaktive und authentische Ansprache können Unternehmen sich nicht nur von der Konkurrenz abheben, sondern auch langfristig ein starkes Netzwerk an potenziellen Kandidat*innen aufbauen.
Entscheidend ist dabei, dass Unternehmen sich als attraktive Arbeitgeber positionieren und echtes Interesse an den Kandidat*innen zeigen.
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