Candidate Experience: Bewerber*innen von Anfang an begeistern
Der Begriff Candidate Experience hat in den vergangenen Jahren im Personalwesen an Bedeutung gewonnen. Doch was ist damit überhaupt gemeint, welche Phasen gibt es? Wie können Arbeitgeber sicherstellen, dass Bewerber*innen zufrieden und Absprungraten niedrig sind?
Was ist die Candidate Experience? #
Die Candidate Experience umfasst alle Erfahrungen, die Bewerber*innen während des gesamten Bewerbungsprozesses mit einem Unternehmen machen. Sie beginnt bereits vor der Bewerbung, zum Beispiel durch das Sichten der Stellenanzeige, und endet mit dem Onboarding.
Warum ist die Candidate Experience wichtig? #
Jeder Berührungspunkt ruft bei Jobsuchenden Reaktionen hervor und beeinflusst die Wahrnehmung des Unternehmens – entweder positiv oder negativ. Das Ziel der Personalabteilung sollte sein, dass Bewerber*innen den gesamten Bewerbungsprozess als effizient und transparent wahrnehmen.
Vier Vorteile, die eine positive Candidate Experience mit sich bringt:
- Employer Branding: Eine schlechte Erfahrung kann schnell zu negativen Berichten führen. Eine positive Candidate Journey erhöht außerdem die Chance, Top-Talente für sich zu gewinnen. Bewerber*innen, die sich wertgeschätzt fühlen, sind eher zudem geneigt, einen Job anzunehmen und langfristig im Unternehmen zu bleiben.
- Geringere Abbruchrate: Wenn Kandidat*innen während des Bewerbungsprozesses eine positive Erfahrung machen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie den Prozess abbrechen. Dies erhöht die Chancen, dass qualifizierte Talente den gesamten Prozess durchlaufen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Optimierung der Candidate Journey werden interne Prozesse effizienter, was zu einer schnelleren Besetzung offener Stellen führt und somit Zeit und Kosten spart.
- Bessere Feedbackkultur: Ein transparenter und gut strukturierter Bewerbungsprozess fördert eine offene Feedbackkultur, von der sowohl Kandidat*innen als auch das Unternehmen profitieren.
- Erhöhte Compliance: Eine standardisierte und gut dokumentierte Candidate Journey stellt sicher, dass das Unternehmen den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entspricht.
Mit einer positiven Candidate Journey legen Arbeitgeber zudem den Grundstein für Employee Retention, zu Deutsch Mitarbeitendenbindung.
„Mitarbeiter*innenbindung reduziert die Fluktuation und bedeutet Kosteneinsparung bei Recruiting und Onboarding.“
Kostenlose Checkliste #
Mit dieser kostenlosen Checkliste können Personalverantwortliche ganz einfach herausfinden, wie es um die Candidate Experience in ihrem Unternehmen steht.
Candidate-Experience-Checkliste
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Candidate Journey: 5 Phasen einer Bewerber*in
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Die Candidate Journey beschreibt die verschiedenen Phasen, die eine Bewerber*in im Bewerbungsprozess durchläuft. In jeder Phase gibt es unterschiedliche Berührungspunkte zwischen Arbeitgeber und Talent.
Die fünf Phasen der Candidate Experience
Phase 1: Bewusstsein #
- Touchpoints: Active Sourcing, Stelleninserate, Recruiting-Kampagnen, Veranstaltungen, Mundpropaganda
Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance – deswegen muss dieser positiv ausfallen und die Neugier der Jobsuchenden wecken. Der erste Kontakt kann über Werbekampagnen zur Mitarbeiter*innengewinnung zustande kommen, aber auch auf Karrieremessen oder im Gespräch mit Bekannten, die im jeweiligen Unternehmen bereits beschäftigt sind. Auch eine durchs Unternehmen initiierte Kontaktaufnahme
Ein besonders relevanter Touchpoint sind Stelleninserate. Diese müssen nicht nur ansprechend aussehen, sondern auch informativ sein und einen ersten Vorgeschmack auf die Unternehmenskultur bieten. Was ein gelungenes Stelleninserat ausmacht, kannst du hier nachlesen:
Das Stelleninserat: Beispiel, Tipps & Tricks
Das Stelleninserat ist im Recruiting das wichtigste Werkzeug und für Arbeitnehmer*innen gleichzeitig eine wichtige Informationsquelle zum ausgeschriebenen Job und dem Unternehmen selbst. Daher gilt: Der Inhalt muss sitzen und optimiert sein!
Phase 2: Erwägung #
- Touchpoints: Karriereseite, Social Media, Arbeitgeberbewertungen, Arbeitgeberprofil
Sind Kandidat*innen erst einmal auf einen Arbeitgeber aufmerksam geworden, ist der nächste Schritt meist die Recherche. 64 Prozent der Arbeitnehmenden beschäftigen sich sehr bis eher intensiv mit einem Unternehmen, bevor sie sich dort bewerben – zu diesem Ergebnis kam eine karriere.at Studie im Jahr 2023.
Eine benutzer*innenfreundliche Karriere-Seite oder ein befülltes Arbeitgeberprofil versorgen Kandidat*innen mit den wichtigsten Infos, während die Vorstellung von Mitarbeitenden auf Social Media Vertrauen schafft und Einblicke gibt.
Hohe Abbruchrate
21 Prozent der Arbeitnehmer*innen haben sich schon einmal nicht beworben, weil der Bewerbungsprozess zu kompliziert war. Das hat das Markt- und Meinungsforschungsinstitut Marketagent im Jahr 2023 für karriere.at erhoben.
Phase 3: Bewerbung #
- Touchpoints: Bewerbungsformular, Bewerbung, Rückmeldung, Gespräch
Ein transparenter, effizienter Bewerbungsprozess zeichnet sich vor allem durch Klarheit aus. Bewerber*innen müssen immer darüber Bescheid wissen, an welchem Punkt sie sich gerade befinden und was im Rahmen des Prozesses noch auf sie zukommt.
Bewerbungsformulare sollten so einfach und kurz wie möglich gehalten sein und nur die Eingabe jener Daten erfordern, die zwingend notwendig sind. Umfangreiche Formulare oder die Notwendigkeit, die gleichen Dokumente öfters hochzuladen, führen bei Bewerber*innen zu Frust. Das wiederum kann dazu führen, dass der Bewerbungsprozess abgebrochen wird.
Eine (automatisierte) freundliche Bestätigungsmail nach Eingang der Bewerbung sollte selbstverständlich sein. Unternehmen signalisieren dadurch, dass sie Bewerber*innen ernst nehmen und ihre Zeitinvestition wertschätzen.
Im Gespräch selbst steht beidseitige Authentizität im Mittelpunkt sowie die Kommunikation auf Augenhöhe. Hier findest du Beispiele für Fragen, die du als Recruiter*in stellen kannst, um Bewerber*innen auf Herz und Nieren zu prüfen:
Fragenkatalog für Recruiter: 39 Interviewfragen an Bewerber*innen
Neben den klassischen Fragen rund um Lebenslauf und Werdegang gibt es auch zahlreiche Fragestellungen, die den Cultural Fit eines Bewerbers überprüfen können. Diese Fragestellungen helfen dabei, die Persönlichkeit eines Kandidaten kennenzulernen und herauszufinden, ob der Bewerber langfristig ins Unternehmen passt - und auch selbst zufrieden ist.
Maximale Dauer
In den Augen von Jobsuchenden dauert der ideale Bewerbungsprozess vom Erstkontakt bis zur Entscheidungsfindung maximal 21 Tage.
Phase 4: Entscheidung #
- Touchpoints: Absage oder Zusage, Vertragsverhandlung, Vertragsunterzeichnung
Nach dem Gespräch sollte die finale Entscheidung binnen sieben Tagen erfolgen. Bei einer Zusage ist der Vertrag zu übermitteln und Personalverantwortliche sollten für Rückfragen zur Verfügung stehen.
Bei einer Absage ist Fingerspitzengefühl gefragt. Zwar wird sich Enttäuschung seitens der Bewerber*in nicht vermeiden lassen. Aber eine Rückmeldung inklusive konstruktivem Feedback und ehrlicher Klärung der Absagegründe hinterlässt einen besseren Nachgeschmack als ein standardisierter Zweizeiler. Tipps für ein gelungenes Absageschreiben sowie Textbeispiele findest du hier:
Professionelles Absageschreiben: 8 Vorlagen & 5 Tipps
Absageschreiben zu formulieren, gehört zu den eher unangenehmen Aufgaben von Recruiter*innen. Da aber immer nur eine Person eingestellt werden kann, sind sie unumgänglich. Wie man Bewerber*innen professionell absagt und dadurch einen positiven Eindruck hinterlässt, lege ich in diesem Artikel dar. Vorlagen – auch in englischer Sprache – gibts ebenfalls!
Phase 5: Onboarding #
- Touchpoints: Willkommensmail, erster Arbeitstag, Einarbeitung und Kennenlernen des Teams und des Unternehmens
Ein Onboarding-Prozess soll Mitarbeiter*innen unterstützen, sich schneller im neuen Job zurechtzufinden und die Arbeitsweisen im Unternehmen kennenzulernen und zu verinnerlichen. Damit wird die Identifikation mit dem Arbeitgeber vom ersten Tag an gefördert.
„Je stärker die Identifikation mit dem Arbeitgeber und dem Umfeld, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, Mitarbeitende langfristig zu binden und zum Bleiben zu motivieren.“
Für einen guten Start braucht es eine persönliche Begrüßung und im Idealfall sogar einen Buddy, der die neue Mitarbeiter*in in der ersten Zeit begleitet. Ein Willkommensgeschenk, zum Beispiel ein Goodie Bag, ist zwar kein Muss, bleibt aber positiv in Erinnerung.
Mehr über den perfekten Onboarding-Prozess sowie Tipps zur Umsetzung in deinem Unternehmen haben wir hier zusammengefasst:
Der perfekte Onboarding-Prozess: Das musst du beachten
Sie ist gefühlt in weite Ferne gerückt … Die Zeit, in der Arbeitgeber*innen einen Bewerber*innenmangel nicht kannten und aus einer Vielzahl an interessierten Personen die für sie beste heraussiebten. Heute sind top ausgebildete Arbeitskräfte begehrt und rar gleichzeitig. Ein guter Onboarding-Prozess hilft, diese nach der Einstellung auch langfristig zu halten.
3 Tipps für eine positive Candidate Experience #
Abschließend noch drei Tipps für dich, die vielleicht selbstverständlich erscheinen, in der Praxis von Arbeitgebern aber immer noch vernachlässigt werden:
- Transparente Kommunikation: Bewerber*innen sollten während des gesamten Prozesses über die nächsten Schritte Bescheid wissen und zum verereinbarte Zeitpunkt Rückmeldung bekommen. Vor allem Verzögerungen sollten schnell kommuniziert werden!
- Personalisierte Ansprache: Auch, wenn es zeitintensiv sein kann: Kritische Kommunikation – wie bei einer Absage – sollte immer individuell auf die Bewerber*in angepasst sein. Generische Nachrichten werfen ein schlechtes Bild aufs Unternehmen.
- Feedback einholen: Um die Candidate Experience und den Bewerbungsprozess zu verbessern, sollten Personalverantwortliche ihre Kandidat*innen nach Feedback bitten.
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