Facebook, Mails und Chaos: Schnelle Hilfe gegen Zeitdiebe im Job

Wo ist der Tag schon wieder hin? #

Zwischen Meetings, Telefonaten, E-Mails und anderen dringenden (und weniger dringenden) Angelegenheiten bleibt von einem Arbeitstag manchmal nicht viel übrig. Wer sich des öfteren fragt, was man den ganzen Tag eigentlich gemacht hat, kann seinen persönlichen Zeitdieben im Job schnell auf den Grund gehen.

Zeitdieb 1: Keine Struktur #

Da eine E-Mail, dort ein Anruf und dazwischen noch ein inoffizielles Kurzmeeting am Kaffeeautomaten. Wer den ganzen Tag To-Dos jongliert und von Aufgabe zu Aufgabe springt, wirkt vielleicht sehr beschäftigt bis gestresst, von produktivem Arbeiten kann man dann aber nicht mehr sprechen. Ausnahmen bestätigen die Regel: Es gibt Menschen, die können hervorragend mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen oder brauchen die ständige Abwechslung sogar, um motiviert zu bleiben.

• Auch für leidenschaftliche Multitasker gilt: Ein strukturierter Tag und eine Prioritätenliste helfen dabei, wichtige Tasks nicht aus den Augen zu verlieren. Beobachtet auch, zu welchen Tageszeiten ihr welche Aufgaben besonders gut oder gerne erledigt. Große und schwierige Brocken am besten in den ersten Stunden des Arbeitstages erledigen und so gleich vom Tisch schaffen.

Zeitdieb 2: E-Mails #

Ping! Eine neue Nachricht. Gleich nachsehen, was es ist - könnte schließlich wichtig sein. E-Mails zählen zu den größten Zeitdieben schlechthin. Zeit kostet nicht nur das Bearbeiten der E-Mail selbst, sondern auch das wieder Hineinfinden in das, was man eigentlich gerade gemacht hat. Jede Nachricht sorgt dafür, dass man unschön aus der Konzentrationsphase gerissen wird.

• Keine Macht der Nachrichtenflut! Wenn es im Job nicht gerade darum geht, auf Anfragen schnellstmöglich zu antworten, setzt euch fixe Zeitfenster für die Bearbeitung von E-Mails. Dann aber auch wirklich abarbeiten, was in der Inbox gelandet ist. Ganz Konsequente arbeiten ihre Nachrichten immer ab, bis der Posteingang völlig leer ist.

Zeitdieb 3: Suchen statt finden #

Noch schnell die Visitenkarten suchen, das Notizbuch, das Protokoll von letzter Woche und die Mappe mit dem Zeitplan. Dinge ständig suchen zu müssen, kostet Zeit und Energie.

• Einzige Lösung: Aufräumen. Hilft nicht nur ungemein, Dinge schnell wiederzufinden - Entrümpeln, Entsorgen und Wegwerfen hilft auch der Psychohygiene. Das gilt nicht nur für Schreibtisch, Ablage oder Rollcontainer, sondern auch für den PC: Wie viele Verknüpfungen und Dateien tümmeln sich auf euren Desktops?

Zeitdieb 4: Social Media #

Süße Kätzchen, weise Sprüche und all die interessanten Dinge, die Freunde und Bekannte posten, liken und kommentieren: Facebook & Co. sind eine wunderbare Gelegenheit, um sich von der Arbeit abhalten zu lassen. Kein Problem, wenn Social-Media-Kanäle verwendet werden, um zwischendurch mal abzuschalten. Schwierig wird es, wenn abschalten kaum mehr möglich ist: Zu groß die Angst, etwas zu verpassen. Zur "Internetsucht" gibt es bereits erste Forschungen und Merkmale, die auf problematischen Medienkonsum hindeuten.

• Jene Zeit, die man Internet-surfend verbringt, auf ein gesundes Maß limitieren. Selbsterkenntnis ist auch hier der erste Schritt zur Besserung: Schaffe ich es, einen halben oder ganzen Tag auf Facebook, Twitter oder Instagram zu verzichten? Falls ihr in der Offline-Phase richtig ungemütlich oder nervös werdet, solltet ihr euch mit diesen Suchtmerkmalen auseinandersetzen.

Zeitdieb 5: Jour fixe - Jour nix? #

Juhu ein Meeting! Said no one ever. Konferenzen, Jour-fixes und Meetings sind wenig beliebt - oft aus gutem Grund. Nicht jede Zusammenkunft ist notwendig und auch produktiv. Autor Lars Vollmer bezeichnet Meetings und andere, beinahe ritualisierte, Events als "Business-Theater". Der Meetingraum als Bühne, einige wenige Hauptdarsteller und viele Statisten.

• Ganz ohne Termine und festgelegte Treffen mit anderen Kollegen geht es nicht. Was man aber ändern kann, ist die Art und Weise, wie Termine absolviert werden. Auch, welche Teilnehmer wirklich erforderlich sind, kann man überdenken. Einige Impulse für frischen Wind im Besprechungsraum haben wir hier zusammengestellt:

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