Wenn der Chef zum Gespräch bittet
Der Termin mit dem Vorgesetzten bedeutet für viele Mitarbeiter eine Ausnahmesituation. Es geht um Geld, persönlichen Aufstieg und die eigene Leistung. Wie Arbeitnehmer und Chefs das heikle Thema angehen sollten.
DüsseldorfDie friedliche Weihnachtsschwere rund um die Feiertage klingt in den meisten Arbeitnehmern noch sanft nach, da kehrt gleich nach dem Jahreswechsel am Arbeitsplatz wieder der raue Alltag ein: Viele Führungskräfte laden dann – meist freundlich, aber nachdrücklich angemahnt von der Personalabteilung – ihre Mitarbeiter zum Gespräch. Unter vier Augen will man gemeinsam Bilanz über die Ergebnisse und Leistungen der zurückliegenden Monate ziehen und neue Ziele für die Zukunft vereinbaren. In den meisten großen und mittelständischen Unternehmen sind regelmäßige Bestandsaufnahmen zwischen Chef und Mitarbeiter mittlerweile gang und gäbe.
Mehr als zwei Drittel aller Unternehmen, so eine Studie der Unternehmensberatung Dr. Wieslhuber & Partner, nutzen beispielsweise persönliche Zielvereinbarungen, die in solchen Terminen festgezurrt werden, um ihre Unternehmensziele und -strategien auf die Belegschaft runterzubrechen.
Mitarbeitergespräche werden je nach Firma einmal im Jahr, aber auch halb- oder vierteljährlich anberaumt, bevorzugt in den ersten Monaten des noch frischen Jahres. Die Termine firmieren dabei mal blumig unter „Performance Review“ oder „Development Planning“, mal etwas bodenständiger unter Jahres-, Feedback-, Zielvereinbarungs- oder Mitarbeitergespräch.
Auch wenn die thematischen Schwerpunkte durchaus unterschiedlich ausfallen können – manche Firmen halten „nur“ Rückschau auf geleistetes und ermitteln neue Ziele, andere rühren im gleichen Termin Gehalts- und Karriereaspekte unter – ist allen Vier-Augen-Gesprächen mit dem Chef gemein: Mitarbeiter haben Bammel davor. Kein Wunder, schließlich sieht niemand gerne seine Arbeit auf dem Prüfstand.
„Auch wenn man in den Firmen mittlerweile mit den Jahresgesprächen zu leben gelernt hat, bleibt bei vielen Beteiligten ein ungemütliches Kribbeln“, stellt Ulrich Jordan, Inhaber der Jordan Consulting Gruppe und ehemaliger Personalvorstand der Targobank, fest. „Insbesondere dann, wenn die Führungskraft es versäumt hat, während des Jahres offen und direkt Rückmeldung zu geben.“
Es gebe Studien, so der Buchautor („Das erfolgreiche Einstellungs-Interview, Gabler Verlag), nach denen Mitarbeiter weniger als zehn Minuten pro Jahr Feedback auf ihre Arbeit bekämen. „Das ist eine niederschmetternde Zahl. Wenn sie tatsächlich stimmt, dann tappen viele Mitarbeiter tatsächlich im Dunkeln, was im Jahresgespräch auf sie zukommt.“
Termine, an denen es knallt
So versprechen sich viele Arbeitnehmer gar nicht groß was vom Gedankenaustausch nach Fahrplan und agieren eher nach dem Motto „Augen zu und durch“, weil es eben sein muss. „Solche Gespräche sind immer auch der Gipfelpunkt und Spiegel der Mitarbeiter-Chef-Beziehung“, erklärt Berater Jordan. „Funktioniert die Beziehung, wird das ein recht ereignisloses Gespräch. Steckt da aber der Wurm drin, sind Jahresgespräche die klassischen Termine, an denen es knallt.“ Im schlimmsten Fall eskaliert hier, was im restlichen Jahr ungut vor sich hingebrodelt hat, und mutiert zur Generalabrechnung auf beiden Seiten.
Nur jeder fünfte Mitarbeiter, so fand das österreichische Karriereportal karriere.at jüngst in einer Umfrage unter 490 Arbeitnehmern und 230 Arbeitgebern heraus, fühlt sich durch ein solches Gespräch motiviert. Ältere Umfragen in der deutschen Arbeitnehmerschaft kommen zu ganz ähnlichen Ergebnissen. Dafür halten 17 Prozent Jahresgespräche für vergeudete Zeit, weitere zehn Prozent legen keinen Wert darauf, weil sie ohnehin schon wüssten, wo es klemmt. Immerhin würde jeder zweite Befragte das Date mit dem Chef dann für sinnvoll erachten, wenn die Kritik konstruktiv ausfällt.
Und genau da liegt oftmals der Hase im Pfeffer: „Ich kenne auch viele Manager, die vor solchen Gesprächen Angst haben. So mancher tut sich unglaublich schwer, Feedback zu geben und Kritik in einer wertschätzenden, freundlichen Form auf den Tisch zu bringen“, stellt Ulrich Jordan fest. Allzu oft sind Chefs trotz ihrer Position eben nicht die begnadeten Gesprächsführer. In einer Umfrage der Akademie für Führungskräfte unter mehr als 400 Managern fanden nur 43 Prozent, dass ihr eigener Chef passabel Feedback geben könne – obwohl dies zu den Kernaufgaben einer Führungskraft gehört. Gerade mal 16 Prozent bescheinigtem dem Vorgesetzten, dass er ein guter Zuhörer sind.
Wie Sie zu einem guten Ziel kommen
Und so werden Zielvorgaben und Erwartungen an den Mitarbeiter mehr verkündet als besprochen, geschweige denn abgestimmt oder gemeinsam erarbeitet. „Der Mitarbeiter lässt den Termin dann einfach über sich ergehen, nach dem Motto: ‚Soll er halt ’ne Stunde reden, ich mach eh mein Ding’.“, weiß Hailka Proske, Kommunikationstrainerin und Buchautorin (Zielvereinbarungen und Jahresgespräche, Haufe Verlag). „Ich beobachte, dass die Gespräche oft als Pflichttermin einfach so durchgezogen werden. Weil die Personalabteilung eben darauf besteht. Es herrscht Lustlosigkeit auf beiden Seiten, von einer guten Vorbereitung ganz zu schweigen“, berichtet Proske aus ihrer Beratungspraxis.
Das häufige Ergebnis: Ein Motivationskiller erster Güte, Zielvorgaben, die einem den Spaß am Job rauben, und Weiterbildungen, die ins Leere laufen. „In meinen Trainings treffe ich zum Beispiel immer wieder auf Mitarbeiter, die von ihrem Chef in ein Seminar geschickt werden, ohne dass sie wüssten, warum sie da jetzt sitzen“, berichtet die Trainerin. „Da ist doch dann offensichtlich etwas gründlich schief gelaufen.“
Größere Tragweite als gedacht
Dabei ist es nicht nur schade, wenn Jahresgespräche inhaltlich einfach so vorbeirauschen, sondern auch sehr kurzsichtig. Einer Führungskraft muss an einem für alle Beteiligten passablen Ergebnis gelegen sein. Denn sie braucht für den Rest des Jahres einen motivierten Mitarbeiter, der ihr hilft, ihre eigenen Zielvorgaben von oben zu realisieren. Und auch für einen Mitarbeiter geht es um Fundamentales: Darum, ob er die Prämie, für die er sich so lange krumm gelegt hat, auch wirklich bekommt, ob er das kommende Jahr mit für ihn akzeptablen Aufgaben und Zielvorgaben verbringen wird, wie seine berufliche Zukunft aussehen kann und wie sich seine eigenen Karrierepläne – auch die längerfristige – dort einfügen lassen: Nach Auswertungen des Karrierenetzwerks LinkedIn werden die meisten Beförderungen im Januar vorgenommen.
„Wenn ein Mitarbeiter also schlau ist, dann nimmt er aktiv Einfluss auf das gemeinsame Gespräch und formuliert seine Sicht der Dinge, etwa auf seine Leistung und auf das, was von ihm erwartet wird“, empfiehlt Personalberater Jordan.
Gute Gespräche rund um Prämien, Weiterbildung und Aufstieg fallen indes nicht vom Himmel. Sie benötigen eine ordentliche Vorbereitung – besonders dann, wenn der Vorgesetzte keine einfache Type ist – und eine gute Gesprächsstrategie, damit man sich im Termin selbst nicht willenlos durch die Programmpunkte manövrieren lassen muss.
Zunächst sollte sich ein Mitarbeiter deshalb seine Aufzeichnungen – die es hoffentlich gibt – und Vereinbarungen vom letzten Termin mit dem Chef vorknöpfen und kritisch Bilanz ziehen: Wie ist das Jahr für mich gelaufen? Welche Ziele habe ich in welchem Umfang erfüllt? Wo hat es gehakt? Wo habe ich geschludert? Wo war ich toll? An welchen Punkten habe ich mit Kritik zu rechnen?
Für den vollen Überblick empfiehlt sich, eine Liste mit allen abgearbeiteten Projekten, Verantwortlichkeiten, Leistungen und Fortbildungen anzulegen, sonst wird im Eifer des Gefechtes schnell mal Wichtiges vergessen. Wer mit schlechten Ergebnissen ins Gespräch mit dem Chef ziehen muss, sollte zunächst Ursachenforschung betreiben. Im Gespräch selbst heißt es, Farbe bekennen: Was ist schief gelaufen? Woran hat es gelegen? Wie lässt sich die Situation verbessern? Im Idealfall hat der Mitarbeiter schon seine Lehren draus gezogen und kann erste Erfolge beim Gegensteuern vermelden. So wird gleich wieder eine positive Nachricht draus.
Wischiwaschi-Ziele machen das Leben schwer
Mit der gleichen Akribie sollten auch die Wunschziele für das kommende Jahr vorbereitet und besprochen werden, empfiehlt Karrieretrainerin Hailka Proske. Welche Aufgaben möchten Sie übernehmen? Welche Leistungen sind realistisch? Und wohin möchten Sie sich langfristig entwickeln?
In der Jahresgesprächspraxis erlebt Proske aber oft genau das Gegenteil: „Die Ziele fallen oft so schwammig, grob und pauschal aus, dass der Mitarbeiter später gar nicht weiß, wann er sich überhaupt auf die Schulter klopfen kann und wann nicht. Und der Arbeitnehmer lässt den Chef mit dieser Vorgabe oft einfach gewähren, weil es eben so schön bequem ist.“ Die Kalkulation ‚Schauen wir am Jahresende einfach mal, was dabei raus gekommen ist.’ kann zwar aufgehen, wenn Chef und Mitarbeiter sich auch während des Jahres regelmäßig abstimmen. Dort aber, wo wenig geredet wird und das Verhältnis ohnehin angespannt ist, fällt der Mitarbeiter gerne mal aus allen Wolken, wenn schließlich Bilanz gezogen wird. Je konkreter und nachprüfbarer die Ziele also im Vorfeld besprochen wurden, desto weniger Streitpotenzial gibt es.
Natürlich sind nicht alle Vorgesetzten leicht zu nehmen. Termine mit Cholerikern, Kommunikationschaoten oder Wendehälsen werden auch mit einer guten Vorbereitung im Rücken nicht zum lustvollen Spaziergang. Wer sich aber gut vorbereite, sich so gut es geht auf die Eigenarten der Führungskraft einstelle und in einer positiven Grundhaltung dort einlaufe, dürfe, so Ulrich Jordan, erwarten, dass ihm sein Gegenüber zuhört und ein gewisses Verständnis aufbringt. „Das schlimmste was Sie dagegen tun können, ist, aus einer Empörungshaltung heraus das Gespräch zu suchen. Wer sich etwa nach einem Blick auf seine Gehaltsabrechnung zwei Minuten später beim Chef einfindet, muss sich nicht wundern, wenn das Treffen gelaufen ist, bevor es begonnen hat“, berichtet der Berater aus der Praxis.
„Ein gutes Gespräch bedeutet dann zwar immer noch nicht, dass Ihre Vorschläge auch 1:1 umgesetzt werden, aber zumindest sind Sie gehört worden und haben alles getan, was in Ihrer Macht steht.“
Selbst wer aus einem solchen Termin unverrichteter Dinge und frustriert heraus kommt, hat wenig verloren, denn ein ausgesessenes 08/15-Gespräch hätte ja den gleichen Effekt gehabt. „Und wenn Sie mehrmals hintereinander die Botschaft erhalten, dass für Ihre Wünsche kein Platz ist, dann ist das auch eine Erkenntnis“, betont Proske. „Über kurz oder lang müssen Sie sich dann fragen, ob das noch die richtige Abteilung oder Firma für Sie ist.“ Deshalb sind Jahresgespräche mit dem Chef auch ernstzunehmende Gradmesser für die langfristige Karriereentwicklung.