Bessere E-Mails schreiben: 5 Dinge, die du sofort optimieren kannst
Wer besonders viele E-Mails erhält stellt vielleicht fest: Da gibts Optimierungsbedarf. Aber auch der eigenen Korrespondenz schadet eine Überprüfung nicht. Wie gut sind deine E-Mails?
Unkompliziert, schnell und - zum Leidwesen aller, die unter einer vollen Inbox leiden - allgegenwärtig: Die E-Mail ist oft Kommunikationsmittel Nummer Eins. Bevor du in die Tasten haust und deine nächste E-Mail abschickst: Lies diese 5 Tipps, um deine E-Mails informativer und besser zu machen.
#1 Aussagekräftiger Betreff #
Du möchtest nicht, dass deine E-mail unter vielen anderen sang- und klanglos verschwindet? Nutze den Betreff der E-Mail, um dein Anliegen klar zu kommunizieren. Floskeln und Wörter alleine sind meist nichtssagend, sei so konkret wie möglich. "Anfrage: Mitarbeit an Projekt XY" ist viel besser als nur "Anfrage" in den Betreff zu schreiben.
#2 Mach es dem Empfänger einfach #
Erleichtere dem Empfänger die Lektüre besonders langer, komplizierter Texte und streiche deine Kernaussage hervor. Du kannst z.B. die wichtigste Frage oder Aussage fett markieren oder Aufzählungszeichen verwenden, um die wichtigsten Aussagen als Liste hervorzuheben.
#3 Sei konkret #
Wer nach der Lektüre der E-Mail nicht direkt mit einer konkreten Handlungsaufforderung oder einer harten Deadline konfrontiert wird, der tut meist gar nichts. Vor allem dann, wenn es mehrere Empfänger gibt: Irgendjemand wird sich schon um die Sache kümmern.
Oder umgekehrt - teile dem Empfänger mit, wenn er nichts unternehmen muss: "Für dich nur zur Information."
#4 Konstruktive Kritik #
Eine E-Mail gibt dem Empfänger nicht die Gelegenheit, sofort Fragen zu stellen. So entsteht mitunter ein langer E-Mail-Dialog. Formuliere schriftliches Feedback, insbesondere Kritik, deshalb konstruktiv, so konkret wie möglich und vor allem wertschätzend. "Im Entwurf gefällt mir die Titelseite noch nicht" ist kein ausreichendes Feedback, vor allem in einer E-Mail.
#5 Sei persönlich #
Darüber freut sich jeder Empfänger einer E-Mail: Eine nette Grußformel, die Erwähnung des Namens und eine herzliche Verabschiedung. Vor allem beim schriftlichen Erstkontakt: Auf ganze Wörter setzen, statt nur Abkürzungen wie "LG" zu schreiben. Nach häufigem E-Mail-Kontakt pendelt ihr euch sicher irgendwo im Mittelfeld ein. Auch E-Mails an gute Kollegen dürfen mal kürzer ausfallen - man kennt sich schließlich.
Ein Tipp für ganz Schnelle #
Falsche Anrede verwendet oder Anhang vergessen? Wenn du deinen Fehler gleich bemerkst und sehr schnell bist, kannst du deine E-Mail zurückrufen: So gehts in Outlook.
Fünf weitere Fettnäpfchen, die du vermeiden kannst #
So bitte nicht! Der E-Mail-Knigge und die gängigsten No-Gos
E-Mails sind schnell und unkompliziert - sollte man meinen. In der täglichen Praxis sorgen sie aber oft für Missverständnisse, Unklarheiten oder andere Tritte in kleine und große Fettnäpfchen. Unser E-Mail-Knigge hilft euch weiter. Wenn ihr diese fünf Dinge beim Schreiben von E-Mails beachtet, seid ihr fein raus:
Entdecke mehr zu diesem Thema
Auslandssemester in Finnland: Ein Erfahrungsbericht
Wie ist das eigentlich, so ein Auslandssemester? Da es mich selbst während meines Studiums nicht in fremde Städte verschlagen hat, war ich neugierig – und habe mich mit Timna darüber unterhalten, einer auslandserprobten Masterstudentin.
Ein Jobwechsel alle 5 Jahre: Warum Veränderung Sinn macht
Zusammenbleiben aus Gewohnheit – was in zwischenmenschlichen Beziehungen nicht gut ist, macht auch im Berufsleben keinen Sinn. Denn statt die Karriere einschlafen zu lassen, sollte man alle drei bis fünf Jahre frischen Wind in den Arbeitsalltag bringen, raten Expert*innen. Wir verraten dir, warum dich regelmäßige Jobwechsel besser machen.
Wenn die Redeangst zum Karrierekiller wird
Ein Raum voller Menschen, ein Podium, auf dem du stehst, um einen Vortrag zu halten – fühlt sich das gut an oder macht es dir Angst? Knapp der Hälfte aller Menschen hat Lampenfieber oder gar Redeangst. Wie kann ein Weg von der Vortragsangst zum Redespaß aussehen?