Aufpassen mit dem Dienstwagen: Was man darf und was nicht

Mein Traumauto ist aber ... #

Den einen sind Autos unheimlich wichtig, anderen wiederum fast egal - wie sieht es rechtlich aus? Haben Arbeitnehmer*innen bei Marke, Modell und Ausstattung ein Mitspracherecht?

Helga Kempinger: Die Ausstattung ist grundsätzlich Angelegenheit des Arbeitgebers, weil dieser ja den Pkw anschafft und Eigentümer ist. Ob man der Arbeitnehmer*in ein Mitspracherecht bezüglich spezieller Ausstattungen einräumt, hängt von Entgegenkommen des Arbeitgebers ab.

Die Privatnutzung: Wer darf was? #

Wie sieht es mit der Privatnutzung aus? Muss diese vertraglich geregelt sein? Wer darf den Wagen fahren und wie sieht es hier mit der Versicherung aus?

Helga Kempinger: Punkte wie ...

• Wer darf mit dem Firmenauto außer der Arbeitnehmer*in fahren?
• Gilt eine Obergrenze für privat gefahrene Kilometer?
• Muss für Urlaubsfahrten ein Kostenbeitrag geleistet werden?
• Sind Privatfahrten nur für eine bestimmte geographische Region erlaubt?
• Darf im Auto geraucht werden?
• Dürfen Tiere transportiert werden?

und ähnliches mehr sind reine Vereinbarungssache. Ohne Zusatzvereinbarung gilt grundsätzlich, dass nur die betreffende Arbeitnehmer*in berechtigt ist, das Fahrzeug zu lenken, dass sich das Ausmaß der erlaubten Privatkilometer danach richtet, ob der kleine oder große Sachbezug festgelegt wurde und dass darauf Bedacht zu nehmen ist, dass das Fahrzeug im üblichen Rahmen und angemessen schonend verwendet wird.

Größere Haftung bei grober Fahrlässigkeit #

Wie sieht es mit Reparaturen/Wartung aus: Kann die Arbeitnehmer*in dafür verpflichtet werden?

Helga Kempinger: Kosten für regelmäßige Wartung und notwendige Routine-Reparaturen trägt der Arbeitgeber. Hat die Arbeitnehmer*in während einer Dienstfahrt einen Schaden verursacht, dann kommen die Haftungseinschränkungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetztes zu Anwendung. Das heißt: Keine Haftung bei entschuldbarer Fehlleistung, geringe Haftung bei leichter Fahrlässigkeit und größere Haftung bei grober Fahrlässigkeit. Bei einem Schaden bei privater Nutzung gelten die Haftungseinschränkungen nicht, hier gelten die normalen Schadenersatzregelungen.

Die Sache mit dem Parken #

Zur Parkplatzsituation am Dienstort: Muss die Arbeitnehmer*in hier immer zahlen oder gibt es auch Möglichkeiten, wie der Arbeitgeber einen Parkplatz zur Verfügung stellen kann?

Helga Kempinger: Der Garagen-Sachbezugswert kommt dann zur Anwendung, wenn das Abstellen eines mehrspurigen Fahrzeugs auf öffentlichen Verkehrsflächen gebührenpflichtig ist. Gleiches gilt auch, wenn das Fahrzeug auf angemieteten Parkplätze oder Garagen abgestellt werden kann. Eine individuelle Zuordnung des Garagen- oder Abstellplatzes an eine konkrete Arbeitnehmer*in ist nicht erforderlich. Für den Sachbezugswert ist lediglich entscheidend, ob die Berechtigung (Möglichkeit) eingeräumt wurde, einen Parkplatz nutzen zu dürfen. Der Sachbezug dafür beträgt 14,53 Euro (Stand 2021) monatlich und wird durch eventuell vereinbarte Kostenersätze der Arbeitnehmer*in gemindert.

Geldanspruch wenn Auto weg #

Wann darf der Arbeitgeber einen Dienstwagen zurückfordern?

Helga Kempinger: Wurde im Dienstvertrag keine ausdrückliche Widerrufsmöglichkeit des Arbeitgebers für die Privatnutzung des Firmenautos vereinbart, dann ist diese nur dann zulässig, wenn es zu einer gravierenden nachträglichen Änderung der Umstände kommt, die dem Arbeitgeber die Weitergewährung der Privatnutzung unzumutbar machen.

Muss die Arbeitnehmer*in dem zustimmen?

Helga Kempinger: Wurde eine Widerrufsmöglichkeit für die Privatnutzung vereinbart, dann bedarf es dennoch einer sachlichen Rechtfertigung. Zu beachten ist, dass bei einem zulässigen Widerruf der Privatnutzung des Firmenfahrzeugs das Unternehmen der Arbeitnehmer*in als Ausgleich dafür einen finanziellen Ersatz leisten muss. Dieser orientiert sich in der Regel am steuerrechtlichen Sachbezugswert. Wurde die Privatnutzung widerrechtlich entzogen, dann steht der Arbeitnehmer*in ein Geldanspruch in der Höhe des tatsächlichen Wertes zu und kann dies sehr wohl ein höherer Betrag als der Sachbezugswert sein. Eine Rückforderung des Dienstwagens ist dann zulässig, wenn klar ist, dass keine Arbeitsleistung mehr zu erbringen ist. Häufig kommt dies bei Kündigungen mit gleichzeitiger Dienstfreistellung vor. Anders verhält es sich zum Beispiel, wenn die Arbeitnehmer*in erkrankt: Das Auto kann nur dann zurückgefordert werden, wenn dies im Vorfeld nachweislich auch vereinbart wurde.

Halber Sachbezug bis zu 6.000 Kilometer #

Wie gestaltet sich der Sachbezug für einen Dienstwagen allgemein und wann kommt dieser zum Einsatz?

Helga Kempinger: Der Sachbezug ist nach steuerrechtlichen Bestimmungen in all jenen Fällen anzusetzen, in denen der Arbeitgeber ihrer Arbeitnehmer*in ein Kraftfahrzeug zur privaten Nutzung überlässt. Auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Firmen-PKW gelten als Privatnutzung.

Der Arbeitgeber zahlt alle Kosten des Firmenautos und für diesen lohnwerten Vorteil fordern die Finanz und die GKK Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeträge und Lohnnebenkosten ein.

Update: Seit 1.1.2016 hat sich der einheitliche KFZ-Sachbezug (früher 1,5% der tatsächlichen Anschaffungskosten - maximal 720 Euro) geändert. Die Sachbezugswerte unterscheiden sich je nach CO2-Emissionswert und Zulassungsjahr.

• Der monatliche Sachbezug beträgt 2% der Bemessungsgrundlage, die bei einem gekauften Neuwagen der Kaufpreis ist (limitiert mit 960 Euro monatlich).
• Wenn der CO2-Emissionswert unter einem bestimmten Grenzwert liegt, dann beträgt der monatliche Sachbezug weiterhin 1,5% der Bemessungsgrundlage (limitiert mit 760 Euro monatlich).

Die Emissionswerte werden mit dem WLTP-Messverfahren bestimmt.

Beträgt die monatliche Fahrtstrecke für private Fahrten im Jahr nachweislich nicht mehr als 6.000 Kilometer, ist ein Sachbezugswert im halben Betrag anzusetzen.