Informelle Kommunikation: Risiken und Chancen des Flurfunks

Plaudern abseits der offiziellen Wege #

Informelle Kommunikation - das klingt etwas gespreizt, begegnet uns im Job aber jeden Tag. Ein kurzer Informationsaustausch in der Kaffeeküche oder ein Anruf bei der richtigen Person, um möglichst schnell zu bekommen, was man benötigt. Nicht immer wird dabei der offizielle Weg eingehalten. Das muss nicht zwingend ein Problem darstellen - vorausgesetzt, der Arbeitgeber weiß über die verschiedenen Kommunikationswege Bescheid. Warum das so wichtig ist, hat Simon Springer im Rahmen seiner Masterarbeit ergründet.

Deine Masterarbeit trägt den Titel "Der Einfluss informeller Organisation auf den Wandel in Unternehmen" - wie bist du auf dieses Thema gestoßen?

Springer: Ich bin über Umwegen zu dieser konkreten Fragestellung gekommen, Auslöser dafür war eine sehr interessante Lehrveranstaltung zum Thema Netzwerke. Es ging darum, wie Menschen innerhalb eines Unternehmens vernetzt sind. Die Möglichkeit, eine Netzwerkanalyse in einer Organisation durchzuführen, hat mich sehr angesprochen. Ich habe daraufhin versucht, Unternehmen zu finden, die für eine solche Analyse bereit sind. Das fanden viele zwar sehr interessant, trauten sich aus verschiedenen Gründen aber nicht drüber. So eine Analyse ist ein sehr intimer Einblick in das, was in einem Unternehmen passiert. Ich musste meine Frage also abändern, wollte aber unbedingt beim Thema bleiben. So bin ich dann zur endgültigen Fragestellung gekommen. Ich möchte wissen, wie sich das, was sich im Unternehmen auf informellen Wegen abspielt, auf den Veränderungsprozess auswirkt. Was blockiert, was begünstigt den Change Prozess? Wie können Unternehmen darauf Einfluss nehmen oder sich Dinge einfach bewusster machen? Kann man eine geplante Veränderung vielleicht von Vornherein anders angehen?

Hast du mit dieser Fragestellung Unternehmen gefunden, die zu Einblicken bereit waren?

Springer: Vier Unternehmen waren bereit, Interviews zum Thema durchzuführen. Ich habe versucht, Organisationen zu finden, die sich dynamisch verändern oder voneinander stark unterscheiden. Sei es von der Größe, Struktur, den Herausforderungen oder den aktuellen Veränderungen her. Ich bin z.B. beim eigenen Arbeitgeber fündig geworden, wo ein Geschäftsbereich starken Änderungen unterworfen ist: Nach Gründung einer Tochtergesellschaft im Ausland arbeiten dort zum einen die eigenen Mitarbeiter, aber auch Personen, die woanders abgeworben wurden. Kulturbedingt treffen teilweise ganz unterschiedliche Arbeitsweisen aufeinander, z.B. die Art und Weise, wie an ein Projekt herangegangen wird. Im Rahmen dieses Outsourcings haben sich viele Dinge geändert: Ansprechpersonen, Kommunikationswege etc. Die Arbeit blieb weitestgehend gleich, das WIE ist hingegen einer starken Veränderung unterworfen.

Ganz anders und ebenfalls spannend waren die Untersuchungen bei karriere.at als rasch wachsenden Start-up mit steigender Mitarbeiterzahl, ähnlich war es auch bei Runtastic, die eine ganz ähnliche Unternehmensgeschichte haben. Beide Fälle konnte ich in meiner Analyse gut miteinander in Zusammenhang bringen. Die vierte Analyse widmet sich einem Familienunternehmen im Großhandel, das sich kontinuierlich weiterentwickelt und momentan vor der Herausforderung steht, ein zweites Standbein aufzubauen. Wieder eine ganz andere Herausforderung und Themen der Veränderung, mit denen die betroffenen Personen konfrontiert sind.

Wissen Unternehmen, wie wichtig diese informellen Netzwerke sind?

Springer: Ich denke, das wird größtenteils noch unterschätzt. Viele Führungskräfte sehen zwar, dass das ein wichtiges Thema ist, haben sich damit aber noch nicht eingehend beschäftigt. Eine sehr plakative Aussage, die ich für die Einleitung auch genutzt habe, und die ein Interviewpartner gemacht hat: Wenn man die informelle Organisation nicht im Griff hat, wird man scheitern. Ihm wurde aber auch erst im Gespräch bewusst, wie stark der Einfluss informeller Strukturen auf den Veränderungsprozess ist und dass es wichtig ist, sich mehr damit zu beschäftigen. Unternehmen müssen sich damit auseinandersetzen und sich dessen bewusst sein, dass die Leute miteinander reden – gerade in der Veränderung hat das Auswirkungen.

Stichwort Flurfunk – was passiert, wenn ich mich nicht darum kümmere?

Springer: Ein grundsätzlicher Zugang in meiner Arbeit ist, dass Unternehmen am Ende des Tages aus Kommunikation und Entscheidungen bestehen. Dementsprechend ist auch der Flurfunk Teil der Kommunikation – mal mehr, mal weniger geschäftsbezogen. Plaudern über die Fußballergebnisse vom Wochenende ist wenig geschäftlich, unterhalten sich die betroffenen Gesprächspartner dann aber auch in der Arbeit leichter, hat das wiederum sehr wohl mit dem zu tun, was das Unternehmen an Leistung erbringt. Was aber passieren kann ist, dass diese Art der Kommunikation Entscheidungen beeinflusst:

• Wenn die formellen Entscheidungswege sehr lang, kompliziert oder ineffizient sind, können daraus sehr schnell neue Wege entstehen. Das kann für das Unternehmen gut sein, aber auch gefährlich werden, z.B weil es den Zielen widerspricht und Tendenzen entstehen, die nicht mehr koordinierbar sind. Formelle Strukturen sind steuerbar, die informellen dafür sehr schnell und flexibel. Je nachdem, wie das Unternehmen funktioniert, kann beides funktionieren.
• Gefährlich kann auch sein, wenn das Unternehmen nicht mitbekommt, dass auf informellem Weg Entscheidungen getroffen werden, die Koordination abhanden kommt oder die Information über Entscheidungen nicht bei den richtigen Personen ankommt. Je nach Fragestellung kann das eine Nebensächlichkeit sein oder etwas Entscheidendes, das großen Einfluss auf das Unternehmen hat.

Wie können sich Unternehmen diesem Thema am besten nähern?

Springer: Ein spannender Aspekt ist der Organisationsgrad eines Unternehmens: Was muss ich organisieren, was muss ich freilassen? Wie viel Informalität habe und brauche ich im Unternehmen? Es gibt dazu eine klare Regelung: Was regelmäßig passiert, soll standardisiert werden, für einmalige Entscheidungen brauche ich keinen formalen Weg. Wenn ich mich dieser Frage stelle, komme ich schon zum nächsten Schritt und dazu, mich bewusst damit zu beschäftigen, ob ich das gut oder weniger gut finde. Wenn es Veränderungen gibt, bringen sie das Unternehmen weiter oder nicht?

Was ich im Rahmen meiner Masterarbeit außerdem herausgefunden habe: Es gibt immer beide Kommunikationsformen und es existieren immer Verschiebungen von formell zu informell und umgekehrt - besonders dann, wenn es Veränderungen gibt. Bin ich mir dessen bewusst, kann ich darauf reagieren. Führungskräfte und alle, die für Veränderungen verantwortlich sind, müssen wissen, dass die Mitarbeiter am Gang immer miteinander reden und das auch positiv und wichtig sein kann. Passiert dieser Austausch nicht mehr oder vermehrt, sollte man das mitbekommen, denn es kann Auswirkungen auf die Veränderungen im Unternehmen habe.