IT-Infrastruktur fürs Homeoffice: So arbeitest du sicher von daheim

Es musste schnell gehen in den vergangenen Tagen, damit auch wirklich alle von daheim aus arbeiten können. Das war vor allem für die IT-Abteilungen oder IT-Verantwortlichen in vielen Unternehmen ein echter Kraftakt. Wir haben unseren Head of SysOps gefragt, welche Vorkehrungen fürs Homeoffice getroffen werden mussten und wie das gelingen konnte.

Das Gespräch fand am Dienstag, dem 17.3. statt

Sicher von zuhause arbeiten: IT fürs Homeoffice #

Hallo, Christoph! Wie ist die Lage bei dir?

Christoph Grabmer: Mittlerweile sehr gut. Gestern sind die letzten Notebooks angekommen, die haben wir dann noch schnell aufgesetzt. Zudem hat ein neuer Mitarbeiter angefangen, der war gestern noch bei uns und ist jetzt aber auch zuhause wie wir alle. Er bekommt jetzt quasi ein Remote Onboarding. Seit heute sind alle fähig, von zuhause aus zu arbeiten, und ich finde ich das total cool.

Was braucht es aus IT-Sicht, damit alle im Homeoffice arbeiten können – noch dazu sicher?

Christoph Grabmer: Damit jeder zuhause arbeiten kann, braucht es mobile Infrastruktur in Form von Notebooks. Man braucht Tools wie Slack oder 3CX, damit sich Mitarbeiter austauschen können, ohne dass sie sich sehen. Das E-Mail alleine reicht da nicht.

Privaten Laptop im Homeoffice nutzen: Eine gute Idee? #

Kann man auch das private Notebook oder den privaten PC fürs Homeoffice nützen?

Christoph Grabmer: Das Thema ist: Wenn man das macht, ist man zwar sofort einsatzbereit, aber im Nachhinein hast du viel mehr Probleme. Der Vorteil an Firmennotebooks ist, dass alle gleich aufgesetzt sind. Wir als IT wissen genau, wie sie funktionieren, weil wir sie eingerichtet haben. Bei privaten Notebooks kann es sein, dass Programme nicht funktionieren, dass zu viele Applikationen installiert sind oder die Geräte falsch gewartet werden. Die Leute machen das ja alles selbst und die IT hat darauf keinen Zugriff. Wir wissen nicht, welche Grafiktreiber installiert sind, können keine Probleme beheben, wenn die Geräte abstürzen. Also im täglichen Gebrauch werden sicherlich mehr Probleme auftauchen, wenn man über private Notebooks oder PCs arbeitet.

Also besser ist es, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Firmenlaptops ausrüsten.

Christoph Grabmer: Ja, es kostet natürlich initial mehr, aber es ist eine sinnvolle Investition in einen reibungslosen Arbeitsalltag von zuhause.

Aber wäre es für die Benutzer nicht angenehmer, mit ihren gewohnten Geräten zu arbeiten? Die Umstellung aufs Homeoffice ist für viele ohnehin schon schwer genug. Da ist eine technische Umstellung doch eine zusätzliche Hürde, die viele vermutlich vermeiden wollen.

Christoph Grabmer: Ums Wollen gehts aber jetzt nicht mehr, sondern darum, dass wir alle möglichst zuhause bleiben und, so gut es geht, von zuhause aus arbeiten können. Natürlich ist es eine Umstellung, wenn ich vorher hauptsächlich mit PC und Telefon gearbeitet habe und nun mit Arbeitsnotebook und vielleicht einer Telefon-App wie 3CX arbeiten muss. Dafür funktionieren die Programme, die ich aus dem Arbeitsalltag gewöhnt bin, sicher. Ich weiß, dass manche Menschen davor eine gewisse Scheu oder sogar Angst haben, aber ich finde, das ist jetzt ein toller Anlass, um die Scheu vor der Technik zu verlieren und Neues auszuprobieren.

Ja, das kann ich nur bestätigen. Wir probieren in unserem Team auch grade alle Tools aus, die wir so haben, und testen, welche für uns am besten passen. Abstimmungen machen wir nur mehr über Videokonferenz per Slack oder 3CX. Das funktioniert super!

Christoph Grabmer: Ja, das funktioniert vor allem auch aus technischer Sicht mittlerweile richtig gut. Vor ein paar Jahren noch wäre die Technik gar nicht so weit gewesen, da hast du völlig verpixelte Videos gesehen und den Ton erst eine halbe Minute später gehört – übertrieben gesagt. Auch hier profitiert man aber davon, wenn alle mit Firmenlaptops arbeiten, weil dann auch alle dieselbe Software, dieselben Apps und Programme in derselben Version benützen. Eine homogene Infrastruktur macht es sehr viel einfacher, dass alle von zuhause aus arbeiten.

Sichere Verbindung: Ein VPN einrichten macht Sinn #

Wir arbeiten über ein VPN, ein Virtual Private Network, also nicht übers normale Internet, das jeder zuhause verwendet. Warum ist das wichtig?

Christoph Grabmer: Es ist einfach unsicher, wenn du alle Infos aus deinem täglichen Arbeitsleben quasi einfach so ins Internet rausschießt. Auf gewisse Programme, die vertrauliche Daten enthalten, haben unsere Mitarbeiter daher nur über VPN Zugriff. Wenn du nicht damit verbunden bist, kommst du da gar nicht rein. Was mir dabei im Vorfeld etwas Sorgen bereitet hat, ist die Leistungsfähigkeit. Bisher waren immer maximal 15, 20 Personen gleichzeitig im VPN, jetzt sind es 160 und mehr. Bisher funktioniert es aber super!

Was ist ein VPN?

Ein Virtual Private Network verbindet mich virtuell mit dem Firmennetzwerk, das mir Zugriff auf Server und gesicherte Systeme gewährt. Egal, von wo aus ich arbeite, wenn ich mit dem VPN verbunden bin, denkt mein Computer, ich sitze im Büro. Mein eigenes Heimnetzwerk dient dabei quasi als Verlängerungskabel, das meinen Rechner mit dem VPN verbindet. Der Datenaustausch findet aber im gesicherten Firmennetzwerk statt.

Wie kann ich mir das vorstellen?

Christoph Grabmer: Man öffnet das VPN-Programm am Notebook und meldet sich mit seinen Zugangsdaten an. Wenn man dann auf „Connect“ klickt, redet dein Rechner sozusagen mit der Firewall, die unser Netzwerk schützt, und fragt: „Darf ich?“ Zwischen deinem Rechner und der Firewall entsteht jetzt ein ganz intensives Gespräch: „Ich schick dir das …“ „Du nimmst das an …“ – so geht das die ganze Zeit hin und her. Dazwischen werden die Daten auch noch verschlüsselt, damit niemand Fremder mitlesen kann.

Das klingt nach einer ganzen Menge Daten, die da verschickt werden. Wird das nicht irgendwann zu viel?

Christoph Grabmer: Unsere Firewall hält das momentan problemlos aus, die zuckt quasi nicht mal mit der Wimper. Die Frage war eher, ob unsere Internetleitung quasi dick genug ist, um dem Datenverkehr standzuhalten. Wenn fast 200 Menschen gleichzeitig in unserer Leitung sind und parallel Outlook, die Telefon-App, Slack und noch zig Tabs offen haben – hält die das aus? Das tut sie aktuell. Wir greifen dabei auf drei Internetleitungen zurück, um eine Überlastung zu vermeiden.

Schnell handeln und die Angst nehmen: Was die IT jetzt leisten muss #

Ihr wart ja jetzt wahnsinnig schnell: Vergangenen Mittwoch wurden wir informiert, dass wir von zuhause aus arbeiten sollen und am Montag sind die letzten ins Home Working gewechselt. Wie habt ihr das gemacht?

Christoph Grabmer: Wir mussten einfach schnell sein. Das Gute war, dass ich bereits zwei Wochen vor dem Beschluss schon einmal theoretisch mit unserem CTO, dem Chief Technology Officer, darüber gesprochen habe, wie wir uns rüsten können, falls das Coronavirus auch zu uns kommt. Da habe ich mir sicherheitshalber schon mal ein Angebot für 15 Notebooks geben lassen. Die meisten unserer Mitarbeiter arbeiten ja ohnehin immer mit Notebooks, aber einige haben auch PCs. Diese 15 habe ich einige Tage nach dem Gespräch dann bestellt. Und als feststand, wir müssen nun alle Mitarbeiter mit Notebooks ausrüsten, hab ich nochmal zehn nachbestellt. Gerade noch rechtzeitig, weil kurz darauf fast keine mehr verfügbar waren.

Die sind zum Glück sehr schnell angekommen und dann haben alle zusammengeholfen, die noch im Büro waren. Geräte auspacken, austeilen und aufsetzen. Das Letztere funktioniert bei uns zum Glück vollautomatisiert. Man steckt das Notebook am Netzwerk an und es installiert sich völlig von selbst, nach 45 Minuten ist es fertig. Dadurch konnten wir die 25 Notebooks so schnell einsatzbereit machen. Wenn wir das nicht automatisiert hätten, bräuchten wir pro Gerät gut drei oder vier Stunden. Dazu kommt natürlich, dass wir ein IT-Unternehmen sind. Unsere Mitarbeiter haben ein gewisses Grundverständnis oder eine Technik-Affinität, die andere vermutlich nicht haben. Daher können wir den Umgang mit neuen Geräten oder Systemen ganz anders und schneller erklären. Das ist unser Vorteil.

Welche Probleme sind bisher aufgetaucht?

Christoph Grabmer: Bei uns gab es ja schon vor der Corona-Krise die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten, aber nicht alle Teams haben sie genützt, denn: Manche Menschen haben Angst vor Homeoffice. Diese Angst müssen wir ihnen nehmen. Das liegt einerseits an den Führungskräften, die ihren Teams dieSpielregeln von Homeoffice erklären, andererseits an uns in der IT, wenn es um Bedenken im Umgang mit der Technik geht.

Du musst den Menschen sagen: „Wenn etwas nicht funktioniert, ruf da an. Wir helfen dir.“ Das muss eine Anlaufstelle sein, für die man keinen Rechner braucht, daher am besten eine Hotline. Wichtig ist, dass man jede Frage ernst nimmt, auch wenn sie für einen Profi komisch oder lustig wirkt. „Wieso kann ich nicht drucken?“, kann so eine Frage sein. Klar geht das nicht, der Drucker steht halt im Büro und nicht bei dir zuhause. „Wie kann ich über den Computer telefonieren? Wie heb ich da ab?“ Das ist eine riesige Umstellung, wenn du vorher ein Telefon gewöhnt warst.

Wie geht euer Arbeitsalltag in der IT-Abteilung jetzt im Homeoffice weiter?

Christoph Grabmer: Zwei von uns sind jetzt ausschließlich für den Support abgestellt, um die Fragen der Mitarbeiter zu beantworten. Unser neuer Kollege bekommt eine Remote-Einschulung, da gibts jede Menge über unsere Programme und Serverstrukturen zu lernen, der ist eh gut beschäftigt. Und wir beiden anderen kümmern uns um aktuelle Projekte, Updates und natürlich um unsere Server. Die müssen auch laufend gewartet werden, damit alles funktioniert.

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