Deine Not-to-do-Liste: 9 Dinge, die du besser lassen solltest

"Was du nicht tust, definiert, was du tun kannst", sagt Beststeller-Autor Tim Ferriss, der sich viel mit Wegen zum Erfolg und Produktivitätstechniken befasst. Seine Not-to-do-Liste umfasst neun Dinge, die du dir für einen produktiven Arbeitstag besser abgewöhnen solltest. Wie für eine To-do-Liste auch, gilt hier: Nimm dir nicht zu viel auf einmal vor, sondern suche dir ein oder zwei Punkte aus, die du im Laufe eines Tages oder einer Woche berücksichtigen möchtest.

1. Beantworte keine Anrufe mit unterdrückter Rufnummer: Überraschung! Wer sich hinter anonymen Anrufen verbirgt weißt du erst, wenn du bereits abgehoben hast. Das bringt dich laut Ferriss in eine schwache Position denn du musst dich blitzschnell auf den Anrufer und sein Anliegen einstellen. Sein Rat: Anrufe mit unterdrückter Nummer getrost der Mobilbox überlassen und die Nachricht erst später anhören.
2. Komm zum Punkt: Ein wenig Smalltalk ist okay, aber lass dich nicht von Geplauder aus der Arbeit reißen, vor allem nicht am Telefon. Auf die Frage "Wie gehts dir?" musst du nicht genauer eingehen, kannst aber trotzdem freundlich bleiben: "Danke, gut! Ich stecke gerade mitten in einer Auswertung, womit kann ich dir helfen?"
3. E-Mails niemals morgens oder abends erledigen: Checkst du deine E-Mails gleich morgens im Büro, stehen die Chancen hoch, dass das deinen kompletten Tagesplan umkrempelt. Noch bevor du dich an die eigentliche Arbeit machen kannst, erwischen dich schon die To-dos und Wünsche der anderen. Auch abends solltest du deine E-Mails nicht mehr checken - das gilt für alle, die ihr Handy oder den Laptop mit nach Hause nehmen und dort Zugriff auf geschäftliche E-Mails haben.
4. Keine Meetings ohne Agenda! Jemand schickt dir einen Termin ohne klare Agenda? Erst nachfragen, dann zusagen. So weißt du, was thematisch auf dich zukommt und wie viel Zeit du dafür einplanen musst. Ferriss Faustregel: Calls und Meetings mit klarer Zielsetzung sollten nicht länger als 30 Minuten dauern.
5. Checke nicht ständig deine E-Mails: Ein Klassiker, was Produktivitätstipps betrifft, aber eben sehr wirksam: Öffne dein Postfach nur zu fixen Zeiten und bearbeite die E-Mails dann gesammelt. Manche schaffen es, nur zwei Mal täglich einen Blick in die Inbox zu werfen. Dein Job muss das natürlich erst ermöglichen.
6. Halte dich nicht mit zeitintensiven Kunden auf: Als Selbstständiger hast du vielleicht Kunden, die dich ständig auf Trab halten und für viel Arbeitsaufkommen sorgen, aber nur einen kleinen Bruchteil deines Einkommens ausmachen. Ein eher unpopulärer Tipp: Setze diesen Kunden klare Grenzen und gib neue Regeln vor, z.B. dass sie sich für die Beantwortung einer nicht dringenden Anfrage bis zu acht Stunden gedulden müssen und du telefonisch nicht immer sofort bereit stehen kannst. Von sehr einnehmenden Kunden musst du dich vielleicht auch trennen: Gib ihnen Empfehlungen für Branchenkollegen und investiere deine gewonnene Zeit in Kunden, die dein Geschäft voranbringen.
7. Setze klare Prioritäten: Zu Beginn eines Arbeitstages erscheint dir vielleicht alles als dringend oder wichtig. Ohne Prioritätensetzung zu starten ist eine ziemlich schlechte Idee - du verlierst den Überblick und verzettelst dich. Erstes To-do des Tages: Die wichtigste Aufgabe definieren und im Blick behalten. Laut Ferriss kann es sein, dass du kleine Opfer bringen musst, um eine große Sache zu erledigen: Ein verpasster Anruf, eine E-Mail die du zu spät beantwortest etc. Entschuldige dich dafür und nimm in Kauf, dass eben nicht alles gleich wichtig sein kann.
8. Trage dein Smartphone nicht immer bei dir: Als "digitale Leine" bezeichnet Ferriss das Smartphone und damit hat er nicht ganz unrecht: Anrufe und E-Mails haben dich so immer im Griff. Hast du ein Firmenhandy und nicht gerade Bereitschaftsdienst, schalte es abends und am Wochenende aus und verstaue es am besten so, dass du gar nicht erst in Versuchung kommst, schnell die E-Mails zu checken.
9. Erwarte nicht, dass Arbeit eine Leere in deinem Leben füllt: Arbeit kann erfüllend sein und Spaß machen, der Job ist aber nicht alles. Erwarte nicht, dass Arbeit in deinem Leben die Leere füllt, die vielleicht durch fehlende Beziehungen entstanden ist. Knüpfe ausreichend Kontakte zu Personen, die nicht deine Kollegen sind und nimm dir ausreichend Zeit für dein Privatleben, statt am Wochenende E-Mails zu beantworten.