Onboarding-Checkliste: So professionell erleichtert man neuen Mitarbeitenden den Start

Es könnte so einfach sein: Die neue Arbeitnehmer*in betritt am ersten Arbeitstag das Unternehmen, die Belegschaft ist informiert, der Arbeitsplatz eingerichtet. In der Realität sieht es oft anders aus - am Empfang weiß keiner Bescheid, am Schreibtisch ist weit und breit kein PC in Sicht und die Kolleg*innen suchen krampfhaft nach Beschäftigung für den Neuankömmling, von dessen Existenz sie erst mit dem Eintrudeln erfahren haben.

Dass ein guter Start in den neuen Job anders aussieht, sollte klar sein. Um neuen Mitarbeitenden die erste Zeit so angenehm wie möglich zu gestalten, ist professionelles Onboarding unverzichtbar. Das beginnt schon weit vor dem ersten Tag und inkludiert von Beginn an das gesamte Team.

Das leistet gutes Onboarding #

Eine gut geplante Onboardingphase erfüllt nicht nur Wohlfühlzwecke. Wer als Mitarbeitende eine schlimme oder schlecht geplante erste Woche im neuen Job erlebt, verabschiedet sich im schlimmsten Fall noch während der Probezeit. Arbeitnehmer*innen, die von Beginn an gut integriert werden, identifizieren sich auch mit der Kultur und den Werten des Unternehmens, können möglichst schnell produktiv arbeiten und zum Firmenerfolg beitragen. Gut geplantes Onboarding spart Zeit, Geld und schont die Nerven aller Beteiligten - die perfekten Voraussetzungen für langfristige Mitarbeitendenbindung.

Als Starthilfe für den eigenen Prozess gibt es ganz unten PDF zum kostenlosen Download.

Drei Phasen, die neue Mitarbeitende durchlaufen #

• Vor dem Eintritt
• Erster Arbeitstag/erste Arbeitswoche
• Integrationsphase: die ersten drei bis sechs Monate

Die Betreuung der neuen Arbeitnehmer*in beginnt bereits vor dem ersten Tag im Unternehmen. Denn den ersten Eindruck von seinem potenziellen Arbeitgeber erhält die Kandidat*in ja schon in der Bewerbungsphase - Stichwort Candidate Experience. Je nach Unternehmensgröße kann es hilfreich sein, die neue Kolleg*in bereits vorab Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen. Finden zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn Events mit dem Team, Geschäftspartnern oder Kunden statt? Dann ist es eine nette Geste, die Mitarbeiter*in dazu einzuladen. So können bereits vorab Kontakte in lockerem Rahmen geknüpft werden. Rechtzeitig vor Dienstantritt muss notwendige Infrastruktur besorgt werden: Arbeitsplatz, PC, Telefon, Schlüssel(karte), Visitenkarten, eventuell Dienstkleidung, Firmenhandy oder Dienstwagen.

Pat*innensystem: Starthilfe im neuen Job #

Wird neuen Kolleg*innen am ersten Tag Pat*in oder Buddy zur Seite gestellt, muss diese Person rechtzeitig informiert werden. Als Mentor*in ist man nicht nur der Ansprechpartner für fachliche Fragen zum Arbeitsgebiet, sondern hilft bei der Eingewöhnung und dem Kennenlernen des neuen Arbeitgebers: Wen rufe ich bei Problemen mit der IT an? Wo essen wir zu Mittag? Wer verwaltet den Fuhrpark? Über den Arbeitsstart neuer Kolleg*innen wird natürlich auch das betreffende Team bzw. die gesamte Belegschaft so früh wie möglich unterrichtet, damit sich alle drauf einstellen und den Neuling am ersten Tag herzlich willkommen heißen können.

Der erste Tag bzw. die erste Woche im neuen Job dient vorranging der Eingewöhnung. Langsam macht man sich mit der Firmenkultur, den neuen Kolleg*innen und dem Arbeitsgebiet bekannt. Ein Unternehmensrundgang dient der ersten Orientierung und dem Kennenlernen aller Abteilungen. Die erste Woche sollte aber möglichst nicht komplett mit Schulungen und Meetings zupgeflastert werden. Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht. Mit Werten und Umgangsformen im Team bzw. Unternehmen kann man neue Kolleg*innen gleich anfangs vertraut machen. Dann müssen diese nicht mühsam herausfinden, ob das Du-Wort angebracht ist, gemeinsames Mittagessen auf dem Programm steht, wie man sich Kunden oder Lieferanten gegenüber verhält oder ob eine Kaffeepause nachmittags in Ordnung geht.

Ein erstes kurzes Feedbackgespräch nach einem Monat ist sehr empfehlenswert. Wenn es eine einmonatige Probezeit gibt, sollte das Gespräch kurz davor stattfinden, um herauszufinden, ob beide Seiten bislang zufrieden waren und man den Arbeitsweg gemeinsam weitergehen möchte. Dieses kann als Reflexionsgespräch zwischen Führungskraft und neuer Arbeitnehmer*in durchgeführt werden, zusätzlich sollte auch immer ein Vier-Augen-Gespräch mit dem zuständigen Personalverantwortlichen, als der ersten Ansprechperson aus der Bewerbungsphase, eingeplant werden. Das kann beliebig oft wiederholt werden, zum Beispiel am Ende der befristeten Anstellung oder der Einschulungsphase, und wird dann von den (halb-)jährlichen Mitarbeitendengesprächen abgelöst.

Strategisches Onboarding spart Zeit und Geld #

Das Rad muss man nicht mit jeder neuen Arbeitnehmer*in neu erfinden. Wer seinen Onboardingprozess einmal erarbeitet hat, kann das standardisierte Verfahren für jeden neuen Mitarbeitenden anwenden, es sei denn, man muss auf Remote Onboarding umstellen. Sinnvoll ist natürlich die Evaluierung des Prozesses in regelmäßigen Abständen. Dazu lohnt es sich, Feedback von jenen Mitarbeitenden einholen, die sich bereits drei bis sechs Monate im Unternehmen befinden und noch gut wissen, was ihnen geholfen hat, was zu viel und was zu wenig im Prozess enthalten war. Ein gut ausgearbeitetes Onboarding ist nicht zuletzt wichtiger Baustein im Zuge von erfolgreichem Employer Branding.