Es heißt, in Zukunft wird unsere Arbeit bestimmt sein von Bots, KI und allerhand anderen digitalisierten Dingen. Bei aller Angst vor der Digitalisierung, die viele von uns befällt (Werde ich irgendwann von einem Roboter ersetzt? Muss ich mir einen anderen Job suchen? Muss ich vielleicht gar eine ganz neue Ausbildung absolvieren, um in Zukunft eine Chance auf dem Arbeitsmarkt zu haben?) steht aber schon jetzt eines fest: Am Arbeitsmarkt geht es dennoch (oder gerade deshalb!) immer mehr um den Menschen, denn so leicht ist er doch nicht zu kopieren. Was ihn einzigartig und damit nicht so leicht ersetzbar macht, sind seine Kreativität und Produktivität – das soll ein Computer erst mal nachmachen.

Die Produktivität als unser großer menschlicher Benefit ist zugleich eine große Herausforderung: Wie bleiben wir produktiv? Schließlich können wir uns im Arbeitsalltag die euphorische „Ich schaffe alles!“-Stimmung eines 25-jährigen Jobeinsteigers meist nicht ewig bewahren …

Productive Me Day – das Konzept #

Deshalb haben wir uns das Konzept des „Productive Me Day“ angesehen, der schon mehrmals von think300 in der Linzer Tabakfabrik abgehalten wurde: Ein Tag, der von 9 bis 17 Uhr voll optimiert und vom Frühstück über die Pausengestaltung bis zum Feierabend-Bier durchgeplant ist. Was man mitbringen muss: Eigene Aufgaben und Themen zum Bearbeiten. Die Bedingungen dafür: Du musst einen ganzen Tag Zeit haben, pünktlich sein und nach den Spielregeln des Productive Me Day spielen.

Der Productive Me Day ist das Grand Finale einer 30-tägigen Habit-Change-Period: In diesen 30 Tagen absolvieren die Teilnehmer jede Woche drei Audio Learning Snippets von 4 bis 6 Minuten, in denen die effektivsten Productivity-Hacks kurz und praxisnahe erklärt werden. Viele davon kommen im Productive Me Day dann zur Anwendung, einige aber reichen weit über die Produktivität an einem einzelnen Tag hinaus und fordern Teilnehmer dazu auf, sich über die Prioritäten in ihrem Berufs- und Privatleben ehrlich Gedanken zu machen. Aber was sind eigentlich die Grundlagen für produktives Arbeiten?

Dein Kopf will erfolgreich sein #

Unsere To-do-Listen werden immer länger und anstatt endlich etwas abhaken zu können, kommen wieder zwei neue Aufgaben dazu...das kennt man. Psychologisch gesehen ist es sehr schlecht, wenn wir am Ende eines Arbeitstages das Gefühl haben, nichts geschafft zu haben, und genau das passiert mit einer scheinbar endlosen Liste an Tasks. Aus der Hirnforschung wissen wir außerdem, dass wir mehr als vier große Tasks auf einmal nicht bewältigen können. Sind wir überfordert, driften wir schnell ab und suchen uns Ablenkungen.

Die Lösung: alles in Mini-Tasks aufspalten, die wir leichter bewältigen können und unserem Hirn somit schneller signalisieren: Juhu, du hast etwas geschafft! Denn unser Kopf braucht ein Erfolgserlebnis, und ist es noch so klein! Auch wenn es nur ein Telefonat ist, das du seit Tagen oder Wochen vor dir herschiebst, kann so etwas sehr belasten. Erledige es und du musst ab sofort nicht weiter daran denken – was dich frei macht und mehr Platz für anderes in deinem Kopf schafft.

Siesta – die Zauberformel für mehr Erfolg #

Die Spanier hatten schon immer Recht. Wer die verlängerte Mittagspause bisher als Faulheit abgetan hat, sollte jetzt besser gut aufpassen: Der Wissenschaftszweig der Chronobiologie beschäftigt sich damit, wie zeitliche Organisation von körperlichen Prozessen mit Verhaltensmustern von Lebewesen zusammenhängen. Vereinfacht könnte man auch sagen: Wie unsere innere Uhr tickt.

Bestimmt hast du schon einmal von „Nachteulen“- oder „Lerchen“-Typen gehört – je nachdem, ob wir eher Morgenmuffel oder Frühaufsteher sind. Einige Theorien gehen davon aus, dass der biologische Rhythmus aller Menschen dennoch ungefähr gleich ist und uns um die Mittagszeit herum ein Tief ereilt. Dementsprechend ist dringend davon abzuraten, zu Mittag anstrengende oder komplexe Aufgaben zu bearbeiten oder gar Termine (z. B. ein Lunchmeeting) zu machen, da unser Körper um diese Zeit eine Pause braucht und alles andere als bereit für Anstrengung und Konzentration ist.

Der Mittag ist für Pausen da. Das Ideal laut Productive Me Day Veranstalter seien zwei Stunden Mittagspause – genug Zeit, um Körper und Geist nach dem anstrengenden Vormittag eine Auszeit zu geben und ausreichend Erholung für den restlichen Tag. Das hört sich verdammt lange an und veranlasste auch bei mehreren Teilnehmern des Productive Me Day die Frage: Wie soll ich das in meinem Arbeitsalltag unterbringen? Bringt das wirklich was? Dann komme ich ja viel später nachhause!

Die Antwort darauf: Verständlicherweise kann sich nicht jeder eine zweistündige Mittagspause leisten – wer von externen Terminen bestimmt wird und nicht flexibel agieren kann, wird sich hier schwer tun. Die Empfehlung, eine etwas längere Mittagspause einzulegen, besteht dennoch. Hast du bis dato nur 30 Minuten Pause gemacht, um schnell den knurrenden Magen zu besänftigen, versuch doch mal, deine Pause auf 45 oder gar 60 Minuten auszudehnen. In dieser Mittagspause (wie generell in allen Pausen) solltest du dich voll und ganz darauf konzentrieren, etwas Arbeitsfernes zu tun: also keine Mails checken, keine Telefonate erledigen etc., sondern diese Zeit ganz bewusst für dich nutzen. Genieße dein Essen in Ruhe, rede mit dem Lieblingskollegen über dein Wochenende, lies ein Buch oder geh spazieren.

Fun Fact: Auch Tiere brauchen Pausen. Es gibt wissenschaftliche Untersuchungen dazu, dass die 30-Stunden-Woche auch im Tierreich häufig anzutreffen ist und dementsprechend als Argument für die Effizienz dieser gelten soll.

Warum dich eine Tomate produktiver macht #

25 Minuten soll unsere Aufmerksamkeitsspanne nur umfassen – gar nicht mal so lang, wie du dir vielleicht dachtest? Dabei hilft schon ein recht einfaches Rezept, um unsere Konzentrationsspeicher wieder aufzufüllen: 5 Minuten Pause.

Was das alles mit einer Tomate zu tun hat? Tomaten zu essen, ist jedenfalls gesund – für einen produktiven Tag müssen sie aber nicht unbedingt auf deinem Speiseplan stehen. Die sogenannte Pomodoro („Tomaten“) -Technik stammt von dem Italiener Francesco Cirillo aus den 1980er Jahren. Benannt wurde diese nach einer Küchenuhr in Form einer Tomate, die maximal 25 Minuten anzeigen konnte. Diese spezielle Zeitmanagement-Methode verfolgt das Ziel, durch regelmäßige Pausen Arbeitsunterbrechungen und Abschweifen zu verringern und die Arbeitszeit effektiver zu gestalten. Genau danach arbeitet auch der Productive Me Day. Was sich für viele nach effektiver Arbeitsunterbindung anhört (Man kann doch nicht jede halbe Stunde eine Pause einlegen?), verheißt allerdings große Effektivität, weil voll-konzentriertes Arbeiten dann erst richtig möglich werden soll.

Vorbereitung & Regeln des Productive Me Day #

Wichtig ist, dass du nicht einfach drauflos arbeitest, sondern vorab planst, visualisierst und auch nachverfolgst. Dabei soll eine Prioritätenliste für deinen aktuellen Arbeitstag helfen, dort sollst du auch den Aufwand der jeweiligen Aufgaben einschätzen. Erledigst du eine dieser Aufgaben („Pomodoro“), kann diese durchgestrichen werden.

Die Timings einzuhalten, ist übrigens wirklich wichtig und die einzelnen Sessions inklusive Pausen solltest du auch tatsächlich durchziehen, wenn du maximalen Erfolg haben willst. Laut den Veranstaltern des Productive Me Day soll man mit der Zeit auch ein Gefühl für die 25-Minuten-Sessions bekommen und lernen, einzelne Aufgaben in diese aufzusplitten.

Get things done! So wirst du produktiver

Fasst man unsere Erkenntnisse und die Essenz des Productive Me Day zusammen, können wir dir für dein produktives Arbeiten Folgendes raten:

Tipp 1: Grundlage für einen Tag voller Produktivität ist ein gesundes Frühstück. #

Beim Productive Me Day hat man uns (warmes) Porridge mit frischen Früchten serviert. Denn ein guter Tag beginnt mit einem guten Frühstück. Genug zu trinken gehört ebenso dazu: Zwei Liter pro Tag sollten es schon sein. Am besten achtest du einfach mal ganz genau darauf, wie viel Flüssigkeit du an einem Arbeitstag zu dir nimmst (Kaffee, Fruchtsäfte oder Soft Drinks zählen natürlich nicht!). Führst du auch Buch darüber, bekommst du relativ rasch ein Gefühl, ob die Wasserzufuhr für heute genug war oder dein Körper schon nach Flüssigkeit schreit. Gegen Post-Mittagspausen-Tiefs helfen übrigens ein paar Vorbereitungen für ein gesundes Office-Lunch und die richtigen Snacks fürs Büro.

Tipp 2: Den Arbeitstag in Arbeitseinheiten („Sessions“) einteilen. #

Wie bereits erläutert, ist unser Gehirn mit vielen und allzu großen Arbeitsaufgaben recht schnell überlastet. Teilst du dir deine große „Aufgaben-Torte“ allerdings in überschaubare Tortenstückchen auf, sieht die Welt schon anders aus. Als erstes solltest du dir also klar darüber werden, was deine Aufgaben sind, was wirklich wichtig ist und was dich weiterbringt.

Für einen ganzen Tag solltest du dir nicht mehr als 3 Projekte vornehmen und pro Projekt jeweils 3 Dinge festlegen, die du an diesem Tag machen möchtest, um die Aufgabe voranzutreiben. Mit der bereits erläuterten Pomodoro-Technik teilst du deine Aufgaben schließlich in 25-Minuten-Slots über den Tag verteilt ein (siehe Zeitplan oben).

Das Herunterbrechen von etwas Großem auf kleine Teilziele kann dir auch sehr helfen, durch einen anstrengenden Arbeitstag oder eine ganze Woche zu kommen: Sieh den Tag nicht als eine riesige Anstrengung, sondern setz dir mit einem zeitlichen Rahmen einzelne Etappen, nach deren Erreichung du dich mit etwas belohnst – z. B. mit einem Kaffee, einer Social Media Einheit oder einem ausgedehnten Tratsch mit der Lieblingskollegin.

Tipp 3: E-Mails und kleine Besorgungen in extra Slots erledigen #

Während der produktiven 25-Minuten-Einheiten solltest du dich wirklich auf die vorab definierte Aufgabe konzentrieren. Ablenkungen sind tabu. Emails und andere „kleine“ Zwischenaufgaben (etwa der Anruf beim Arzt, die Reservierung im Restaurant etc.) sind in dieser Zeit ebenso unerwünscht, weil sie deine Aufmerksamkeit zusätzlich stören und dich wertvolle Zeit kosten, um wieder konzentriert an die Arbeit gehen zu können.

Im Productive Me Day sind für diese Emails & Errands zwei extra Sessions á 25 Minuten vorgesehen, in denen du dich ganz der Abarbeitung dieser kleinen Zeiträuber widmen kannst. Am besten setzt du dir vorab ganz genaue Zeitmarken, zu denen du deine Mails checkst – außerhalb dieser solltest du die Finger davon lassen.

Unser Tipp: Lehre deinen Kollegen, aber auch externen Kontakten, Geduld! Niemand verlangt von dir, innerhalb von 15 Minuten auf ein Mail zu antworten (zumindest sollte das nicht so sein). Setz dir zweimal täglich (einmal vormittags, einmal nachmittags) fixe Timeslots, in denen du deinen Posteingang bearbeitest. Schalte die Notifications für neue Mails und Nachrichten via Skype, Slack & Co. währenddessen stumm und unsichtbar. So wirst du nicht ständig von neuen Mails abgelenkt und kannst alles ganz konzentriert angehen.

Tipp 4: Pausen machen – ganz bewusst und regelmäßig! #

Beim Productive Me Day sollten wir einfach darauf los arbeiten, ohne auf die Uhr zu schauen – so arbeitet man weit fokussierter. Nach 25 Minuten wurden wir mit einem akustischen Signal verständigt, abgeholt und zu fünf Minuten Pause „verdonnert“. Wer das auch in seinen Arbeitsalltag einbauen möchte, kann sich einen Timer stellen bzw. hat man den Rhythmus laut Experten irgendwann auch im Gefühl (die Wissenschaft sagt, dass wir nach ca. 30 Tagen eine Gewohnheit ausbilden bzw. uns solche auch abgewöhnen können.)

Die regelmäßigen Pausen solltest du unterschiedlich füllen: mit einer kleinen Rätselaufgabe, die dein Denkvermögen ankurbelt (z. B. mit dem Spiel „Ubongo“, dass einiges an Gehirnschmalz abverlangt), durch einen gesunden Snack (Obst oder Nüsse als Brainfood) oder, wenn du etwas mehr Zeit hast, mit einem Spaziergang an der frischen Luft.

Nach der Mittagspause (die laut Productive Me Day zwei ganze Stunden dauern sollte), fängst du am besten nicht direkt mit hoch anspruchsvollen Tätigkeiten an, sondern gehst es langsam an.

Tipp 5: Such dir einen Sparringpartner! #

Beim Productive Me Day heißt er Accountability Buddy, du kannst ihn aber auch Kollege oder Freund nennen: Jemand, den du über dein Vorhaben einweihst und dem du schließlich auch Rechenschaft darüber ablegen musst, ob du alles geschafft hast, was du dir vorgenommen hast, oder eben nicht. Sobald du deine Ziele nämlich jemand anderem anvertraust, verpflichtet dich das ein wenig mehr.

Ein Beispiel: Du nimmst dir vor, nach der Arbeit noch ins Fitnessstudio zu gehen. Hast du das weder im Kalender eingetragen noch mit jemandem vereinbart (z. B. einem Trainingspartner), verringert das deine Verpflichtung: Niemand wartet dort auf dich und nicht einmal dein Kalender erinnert dich daran. Willst du also den „Druck“ etwas erhöhen (und damit auch die Erfolgsquote), suchst du dir einen Buddy. Da du diesen nicht enttäuschen möchtest, ist die Chance sehr viel höher, dass du ab sofort öfters trainieren gehen wirst.

Übrigens: Agiles Arbeiten funktioniert auch mit speziellen Online-Tools sehr gut, indem jeder in sogenannten Boards sehen kann, welche Projekte die Kollegen bearbeiten und wo sie damit stehen.

Tipp 6: Produktivität im Arbeitsalltag umsetzen – Step by Step s #

Uns ist schon klar, dass nicht jeder die 25-Minuten-Slots mit Emailverbot oder die zweistündige Mittagspause in seinen Arbeitstag integrieren kann – Berufe, Anforderungen und Arbeitgeber sind unterschiedlich.

Sofern das mit deiner Arbeit aber vereinbar ist, plane dir fixe Slots am Tag oder einzelne Tage in der Woche / im Monat ein, die du dir blockierst für einzelne Projekte oder Aufgaben (am besten eingeteilt in 25-Minuten-Sessions). Wichtig: Kommuniziere das auch nach außen! Und vielleicht schaffst du es ja, dass dein ganzes Team oder das ganze Unternehmen solche Zeitfenster festlegt, in denen dich niemand stören darf und die ganz dazu da sind, konzentriert zu arbeiten, ohne Telefongebimmel und Meetings. In deinen produktiven Sessions kannst du übrigens auch mit Musik arbeiten, die dich motiviert.

Arbeitest du eher fremdbestimmt, kannst du dennoch versuchen, deine Produktivität zu steigern, indem du effektive To-do-Listen verfasst und regelmäßig auf Pause gehst.

Über ProductiveMe #

Das Format ProductiveMe ist Teil des Produktportfolios der think300 GmbH, wo mit unkonventionellen Formaten Corporate Talenten gezeigt wird, wie ein Startup-Gründer zu denken, Herausforderungen anzunehmen, Geschäfstmodell in digitalen Schnitzeljagden zu entdecken und gemeinsam mit Startups in wenigen Wochen Prototypen zu bauen. Dabei spielt Produktivität eine wichtige Rolle.
think300 launched im Frühling 2019 erstmals ProductiveMe auch für interessierte Einzelpersonen – bei Interesse gerne eine kurze Nachricht an start@think300.at senden.

Bildnachweis: fizkes, AlessandroZocc, rawpixel.com / Shutterstock

Video: karriere.at