Remote Onboarding: Wie gelingt die Einschulung im Homeoffice?

Wie starten neue Mitarbeiter*innen, wenn viele von zuhause aus arbeiten? Mittels Remote Onboarding funktionierts, sofern man den Einschulungsprozess entsprechend anpasst. Claudia Reisinger, HR-Managerin bei karriere.at, erklärt, wie das in ihrem Arbeitsalltag funktioniert:

Remote Onboarding: Wie neue Kolleg*innen in Corona-Zeiten bei karriere.at starten #

karriere.at wächst und deshalb starten bei uns regelmäßig neue Kolleg*innen. Ein außergewöhnlicher beruflicher Neustart denkt ihr euch? Da habt ihr zu 100 Prozent Recht. Es ist definitiv ein Start bei karriere.at, den man nicht so schnell vergessen wird und von dem man Freunden und Familie sicherlich länger erzählt. Um ihn reibungslos, unkompliziert und positiv zu gestalten, war es notwendig, unseren Grips anzuwerfen und den bisherigen Onboarding-Prozess zu verändern. Wie das alles funktioniert und was jetzt anders abläuft als gewohnt, werde ich euch heute erzählen.

Wie Onboarding bei uns normalerweise funktioniert #

Doch zuerst möchte ich euch einen Einblick geben, wie das Onboarding normalerweise bei uns abläuft. Wir finden es essenziell, dass unsere neuen Kolleg*innen einen guten Start haben – sowohl fachlich als auch kulturell. Uns ist wichtig, dass sie sich willkommen und wohlfühlen und sich so schnell wie möglich bei karriere.at einfinden. Dazu braucht es unterschiedlichste Maßnahmen im Onboarding.

Bevor das Onboarding der Mitarbeiter*in beginnt, erhält jeder bei karriere.at die Information über alle Neueintritte im nächsten Monat. Das bedeutet, jeder weiß Bescheid, wer wann bei uns in welcher Abteilung und Funktion startet. Somit gibt es für bestehende Mitarbeitende keine Überraschung, sondern im Gegenteil, alle können die neuen Kolleg*innen gleich willkommen heißen, wenn sie diese sehen.

Der erste Tag: Ein sanfter Start in den neuen Job #

Der erste Tag der neuen Kollegen bricht an und es wird ein ruhiger und langsamer Start bei karriere.at sein. Ein positives Ankommen und Kennenlernen stehen hier im Vordergrund. Unter „die Pat*in“ kennen wir nicht nur den Mafioso Don Vito Corleone, sondern auch unsere Buddys, die unseren Neuen einen guten Start ermöglichen. In unserem Patenprogramm wird allen neuen Kolleg*innen eine langjährige Mitarbeiter*in aus einem anderen Bereich zur Seite gestellt, der ihn in das Unternehmen einführt und als Ansprechperson zur Verfügung steht. Der Sinn unseres Buddyprogramms ist vor allem die Wertevermittlung und das Näherbringen unserer Kultur. Die neue Kolleg*in erhält hautnah Eindrücke davon, wer wir sind und wie wir bei karriere.at zusammenarbeiten.

Der erste Tag beginnt für alle unsere neuen Kollegen um 09:00 Uhr bei einem Kennenlernen mit den Buddies und weiteren Neuzugängen in unserer Begegnungszone. Bei einem Kaffee oder Tee tauschen sich die Personen aus, erhalten wichtige Informationen zu karriere.at und Insidertipps, wie der Hase bei uns läuft – sehr, sehr wertvoll. Anschließend gibt es eine gemeinsame Runde durch das Haus, in der die neuen Kolleg*innen alle Räumlichkeiten und unsere Teams kennenlernen. Das ist immer ein wichtiger Part des Onboardings, da unsere bestehenden Kolleg*innen ein Gesicht zu den neuen Kolleg*innen erhalten.

Nach der Hausführung erhalten unsere Neulinge im SysOps (IT-Abteilung) ihr Equipment, sprich die technische Voraussetzung für das Arbeiten bei karriere.at wird geschaffen. Ausgestattet mit dem eigenen Equipment wird die neue Kolleg*in nun von ihrem Buddy an den Arbeitsplatz in unsere Arbeitsweisen und Programme eingeführt. Instrumente und Tools werden vorgestellt, die Funktionsweise erklärt und der Zweck der einzelnen Instrumente näher gebracht. Mit diesen Informationen steht der neuen Mitarbeiter*in nichts mehr im Wege, um sich seinen neuen Aufgaben zu widmen. Die Pat*in steht danach weiterhin zur Verfügung und bleibt im regelmäßigen Austausch mit der neuen Kolleg*in.

Selbstständigkeit ist im Onboarding essenziell #

Parallel zum kulturellen Ankommen bei karriere.at, übernimmt die Führungskraft das fachliche Onboarding. Je nach Bereich und Aufgabengebiet sieht die Einarbeitung unterschiedlich aus, jedoch legen wir beim Onboarding viel Wert auf Selbstrecherche. Jede*r koordiniert und stimmt sich selbstständig mit Kolleg*innen anderer Bereiche ab, um das große Ganze zu verstehen und zusätzliche Informationen zu erhalten.

Ein kleines Beispiel gefällig? Gerne, bei meinem Start bei karriere.at war mir der Bereich Development nicht ganz klar – irgendwie verständlich, wenn man die Ausdrücke, Tools und Abkürzungen zum ersten Mal hört. Naja, damit ich mich im HR gesamtheitlich optimal meinen Tasks widmen kann, war es für mich wichtig, jeden Bereich zu verstehen. Ich habe mir sehr rasch einen Termin mit meinem Kollegen Alex (Head of DevOps & QA) vereinbart. Mit viel Geduld und einigen Aufzeichnungen des Developments ging mir (zumindest etwas) das Licht auf und ich habe das Bild von karriere.at besser verstanden. Meiner Meinung nach sind derartige Termine vor allem zu Beginn unumgänglich.

In den ersten Wochen und Monaten erhalten alle neuen Kolleg*innen noch viele weitere Informationen von uns. Willkommensgespräche, Learning Journey, Feedbackgespräche, Onboarding-Tag, Besuche unserer Töchterfirmen und Kennenlernen des Managements sind nur ein kleiner Teil des Onboarding-Prozesses bei karriere.at. Wir nehmen die Einarbeitungsphase sehr ernst und versuchen sie mittels unterschiedlichsten Formaten so effizient und kurzweilig wie möglich zu gestalten. In unseren regelmäßigen Feedbackgesprächen, die vor allem in den ersten Monaten vermehrt stattfinden, melden uns Kolleg*innen zurück, dass sie sich sehr rasch wohlgefühlt haben und das Onboarding sehr gut funktioniert hat. Schön zu hören, wenn unsere Arbeit Früchte trägt.

Onboarding im Remote Working Modus: Änderungen sind nötig! #

Ja, so läuft das Onboarding üblicherweise bei karriere.at ab – Betonung auf „üblicherweise“. Die aktuelle Situation scheint uns einen Strich durch die Rechnung zu machen. „Aber nicht mit uns!“, haben wir uns gesagt. Auch in dieser besonderen Situation möchten wir ein gutes und positives Onboarding ermöglichen, das einfach etwas anders ausfällt. Einfach? Nein, das war das Umstellen dieses Settings nicht. Auch bei uns gab es zu Beginn mehrere Fragezeichen und so einiges musste verändert werden.

Das Patenprogramm, ein zentraler Bestandteil unseres Onboardings, mussten wir etwas anpassen. Für uns war klar, jede neue Mitarbeiter*in erhält trotz der Situation einen Buddy zur Seite gestellt, welcher die Kultur vermittelt und den Start in unsere Systeme und Instrumente übernimmt. Nach Abholung des Equipments in unserem Office bitten wir die neuen Mitarbeitenden nun, sich zuhause einzurichten. Der Buddy nimmt remote Kontakt auf und nimmt sich wie im „normalen“ Onboarding-Prozess genügend Zeit, um einander kennenzulernen, sich auszutauschen und die Basis mit allen wichtigen Informationen zu schaffen. Die Runde durch das Haus sowie die Vorstellrunde in den Teams kann in diesem digitalen Rahmen leider nicht stattfinden und wird zeitlich verschoben, wenn wir wieder zurück im Büro sind. Damit aber alle von unseren neuen Kolleg*innen erfahren, bitten wir diese, ein kleines schriftliches „Hallo“ in die Runde in unserem zentralen Kommunikationstool zu werfen.

Was in der Einschulung auf Distanz funktioniert und was nicht #

Auch die fachliche Einschulung von der Führungskraft findet anders statt als im Face-to-Face-Onboarding. Aufgrund der zahlreichen Instrumente stellt dies bei karriere.at aber keine Hemmschwelle dar, es bedarf nur einer besseren Koordination und Abstimmung bezüglich des Ablaufs. Mittels Feedbackgesprächen und One-on-Ones holen sowohl die Führungskraft als auch wir HR-Manager*innen die neuen Kolleg*innen regelmäßig ab und unterstützen diese bei ihren Herausforderungen oder Anliegen. Diese Remote-Gespräche sind vor allem im digitalen Onboarding noch wertvoller.

Sämtliche Formate vor Ort, wie zum Beispiel der Onboarding-Tag, der Besuch unserer Töchterfirmen oder das Kennenlernen unseres Managements, werden ebenfalls zeitlich verschoben und finden statt, wenn wir wieder im Office sind. Warum lassen wir sie nicht digital stattfinden? Persönliche Gespräche sind uns sehr wichtig bei karriere.at. Diese Formate leben vor allem von den Menschen und dem Miteinander, was im digitalen Setting leider verloren gehen würde. Wir verkürzen unser Onboarding nicht oder streichen diverse Aktivitäten. Alle Kolleg*innen – egal in welcher Situation – sollen einen ganzheitlichen und positiven Start bei karriere.at erhalten. Basierend auf unserer Erfahrung bieten sich einige Formate in der digitalen Welt weniger gut an als andere und werden somit nur zeitlich versetzt.

Remote Onboarding erfordert mehr Abstimmung im Vorfeld #

Eine Vorbereitung auf die Umstellung des Onboarding-Prozesses war für uns nur bedingt möglich, aber aufgrund unserer bisherigen Erfahrungen mit Teams, die remote arbeiten, und Teams, die räumlich zwischen Linz und Wien getrennt sind, konnten wir unseren Prozess sehr rasch anpassen. Vor allem folgende Kriterien hatten wir bei der Umsetzung immer im Kopf: Einfachheit, Unkompliziertheit und Willkommensgefühl. Das braucht sicherlich mehr Engagement der Beteiligten und mehr Zeit für Abstimmungstermine vorab.

Doch wie können wir nun gewährleisten, dass der Kollege auch von zuhause aus gut eingeschult wird? Regelmäßige Gespräche sind hier das Zauberwort. Als Führungskraft ist es wichtig, genügend Zeit für die neue Kolleg*in einzuplanen, um offene Fragen zu klären und einfach als Ansprechpartner sichtbar und greifbar zu sein. Darüber hinaus muss klar kommuniziert werden, dass es keine falschen Fragen gibt und wir für diese Situation und möglicherweise längere Einfindungsphase Verständnis haben. Geduld und Verständnis auch in den regelmäßigen Feedbackgesprächen aufzubringen und zu vermitteln, ist wichtig und führt zu einem höheren Sicherheitsgefühl bei den neuen Kollegen. Eine Erkenntnis ist, dass ein hilfsbereites und unterstützendes Umfeld – wie bei karriere.at – das Onboarding deutlich erleichtert.

Teamspirit im Remote Onboarding fördern #

Okay, das mit den regelmäßigen Gesprächen klingt logisch, aber ihr fragt euch jetzt vielleicht, wie das mit dem Team funktionieren kann? Sowohl im „normalen“ Onboarding als auch im Remote Modus spielt das Team eine wichtige Rolle hinsichtlich des Wohlfühlfaktors der Kolleg*in. Dies auch im digitalen Setting gewährleisten zu können, braucht eine andere Herangehensweise als gewohnt. Unser großer Vorteil im Onboarding ist, dass unsere neuen Kollegen bereits im Bewerbungsprozess ihre Teams kennengelernt haben. Dies erleichtert den Start.

In der fachlichen Einschulung bietet es sich an, das gesamte Team in die Einschulung einzubinden, wodurch der neue Kollege nicht nur die Führungskraft, sondern auch die Kollegen in dieser Einarbeitungsphase näher kennenlernt. Ebenfalls zu empfehlen ist ein regelmäßiges virtuelles Treffen außerhalb der Arbeitszeiten. In meiner Abteilung treffen wir uns wöchentlich am Mittwoch zum Wochenteiler und unterhalten uns über Privates. Das Treffen gibt uns das Gefühl, trotz der räumlichen Ferne verbunden zu sein und Kolleg*innen oder Freunde an der Seite zu haben, die sich in derselben Situation befinden. Es gilt als Highlight der Woche bei uns.

HR als Vermittler im digitalen Onboarding #

Natürlich reagieren nicht alle beteiligten Personen positiv auf dieses digitale Setting. Bei unseren neuen Kolleg*innen gibt es ebenfalls zwei unterschiedliche Gruppen. Die einen sind sehr unsicher, wie das Onboarding in diesem Rahmen optimal funktionieren kann, und haben ganz viele Fragezeichen im Gesicht. Unsere Rolle dabei ist das Vermitteln von Sicherheit sowie eine klare und offene Kommunikation zum Ablauf. Uns ist es wichtig zu zeigen, dass wir das Beste aus der Situation machen.

Die andere Gruppe von Menschen sehen keine Probleme im Remote Onboarding, sind oftmals Remote Work gewöhnt und finden sich mit unterschiedlichen Tools und Systemen schnell zurecht. Diese Kollegen passen sich sehr rasch an die digitale Umgebung an und haben kaum Probleme, sich kulturell und fachlich einzufinden. Das Erkennen des Typus Mensch ist notwendig, um entsprechende Kommunikationsarbeit und Verständnis zu leisten.

Wir als HR-Manager*innen sind im Remote Onboarding sicherlich etwas mehr gefordert als üblicherweise. Als direkter Ansprechersonen für die neuen Kolleg*innen, Führungskräfte und Buddies bei jeglichen Problemen und Anliegen stehen wir lösungsorientiert zur Seite und unterstützen mit entsprechender Koordination. Dies gibt den beteiligten Personen Sicherheit.

Fazit: Neue Mitarbeitende remote einschulen #

Unser Fazit: Remote Onboarding klappt! Alle unsere neuen Kollegen, die remote bei karriere.at gestartet sind, haben sich gut eingefügt und sind bereits erfolgreich eingearbeitet. Natürlich erkennen auch wir immer wieder Verbesserungspotenzial, aber wir lernen daraus und versuchen das Onboarding laufend zu verbessern.