Wie gelingt die Rückkehr ins Büro? 5 wichtige Fragen vorab

Geschäfte, Gastronomie, Hotels – sie alle öffnen langsam wieder ihre Pforten und kehren zurück zur „Normalität“. Wie diese in Büros aussehen kann, dazu gibt es ein Empfehlungsschreiben des Innenministeriums. Wir haben nachgelesen, welche Antworten es auf die wichtigsten Fragen vor der Rückkehr ins Büro gibt.

Zurück ins Büro nach Corona: Fragen und Antworten #

Wie können wir Abstand halten? #

Mindestens einen Meter Abstand halten – die berühmte Babyelefantenregel kennen wir mittlerweile alle. In Büroräumlichkeiten könnte das mitunter schwierig werden, denn in den vergangenen Jahren haben viele Unternehmen auf Großraumbüros umgerüstet, um den Platz effizienter zu nützen. Einhalten kann man den Mindestabstand in erster Linie durch eine beschränkte Anzahl an Beschäftigten, die gleichzeitig im Büro arbeiten. Auf welche Arten man die Mitarbeiteranzahl regulieren kann, beschreiben wir weiter unten. Zunächst wollen wir uns noch ausführlicher dem Thema der Räumlichkeiten widmen.

10 m² Platz pro Person gelten in Geschäften als Voraussetzung und sollten wohl auch im Büro eingehalten werden. Das ist im Übrigen um einiges mehr als die sonst geltende Regelung der Arbeitsstättenverordnung. Diese verlangt 8 m² Platz pro Person plus 6 m² für jede weitere. Ob Einzelbüros, die kleiner als 10 m² sind, jetzt auch als solche genützt werden dürfen, geht aus dem Ministeriumsschreiben nicht hervor. Da die 10 m² aber ein Durchschnittswert sind, der von der insgesamt zur Verfügung stehenden Fläche abhängt, dürften kleinere Büros kein Problem darstellen.

Wo es keine oder zu wenige Einzelbüros gibt, können gemeinschaftlich genützte Räume wie Besprechungszimmer oder Pausenräume umfunktioniert werden. Zusätzlich sollte man andenken, wie man in Besprechungen Abstand halten kann. Die Teilnehmeranzahl einschränken, nur jeden zweiten oder dritten Stuhl besetzen und auch ein Zeitlimit sind durchaus sinnvolle Empfehlungen dazu.

Spannend wird der Platzbedarf in Aufzügen, Toiletten oder im Bereich von Türen. Hier gilt: nur einer auf einmal. Anstellen, Abstand halten, warten – wir kennen das ja schon vom Einkaufen und werden wohl genauso wie im Supermarkt auch beim Gang auf die Toilette oder beim Weg durchs Bürogebäude künftig etwas mehr Zeit einplanen müssen.

Wie sorgen wir für Hygiene am Arbeitsplatz? #

30 Sekunden Händewaschen mit Seife und lauwarmem Wasser – auch diese Regel kennen wir mittlerweile sehr gut und die meisten wissen vermutlich, wie man sich richtig die Hände wäscht. Dennoch sind Informationsschilder bei den Becken sicherlich eine gute Gedächtnisstütze. Dass sich alle daran halten, liegt in der Eigenverantwortung jedes Einzelnen, auf die man als Kollege und Arbeitgeber vertrauen muss.

Andere Hygienemaßnahmen können hingegen vom Unternehmen direkt beeinflusst werden. Speziell im Sanitärbereich sollten die Reinigungsintervalle erhöht werden, ebenso bei gemeinsam genutzten Türgriffen oder Aufzugknöpfen. Auch Trennwände aus Plexiglas, wie man sie von Supermarktkassen oder Apotheken kennt, können sinnvoll sein – wenn auch etwas ungewohnt.

Ob man den Mitarbeitern einen Mund-Nasen-Schutz zur Verfügung stellt, bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen. Da das Tragen aber außerhalb des eigenen Arbeitsplatzes, also an allen gemeinsam genützten Orten im Bürogebäude, empfohlen wird, sind MNS-Masken für jeden Mitarbeiter sicherlich eine gute Idee. Wir empfehlen waschbare Masken, die nicht nur besser für die Umwelt sind, sondern auch durch ein kleines Logo oder Statement einen wertvollen Beitrag zum Employer Branding in dieser Krise darstellen.

Weitere Hygienemaßnahmen, die im Büro eingehalten werden sollten, sind regelmäßiges Lüften. Das Ministerium empfiehlt dazu mindestens viermal täglich für zehn Minuten die Fenster zu öffnen, um einen optimalen Luftaustausch zu gewährleisten. Diese Regelung sollten wir uns auch für die Zeit nach Corona gut merken, denn regelmäßiges Stoßlüften verringert nicht nur die Anzahl der Keime in der Luft, sondern sorgt auch für bessere Konzentration. Zudem sollten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Reinigungs- und Desinfektionsmittel zur Verfügung stellen, mit denen die persönlichen Geräte wie Computer, Tastatur und Telefon regelmäßig gereinigt werden. Auch das ist eine Angewohnheit, die wir gern beibehalten dürfen.

Die wichtigste Regel gegen Infektionswellen am Arbeitsplatz ist und bleibt aber: nicht krank ins Büro kommen! Wer sich nicht fit fühlt, sollte zuhause bleiben und so seine eigene Gesundheit und die der Kollegen schonen. Arbeitgeber und Führungskräfte sind hier besonders gefragt, um diese wichtige Grundregel der Zusammenarbeit vorzuleben – am besten für immer.

Sollen wir Homeoffice behalten oder nicht? #

Diese Frage wurde uns in unseren Webinaren zuletzt häufig gestellt. Unsere Empfehlung deckt sich mit der des Ministeriumsschreibens: Wo möglich, sollte Homeoffice beibehalten werden. Die Corona-Krise hat in sehr vielen Bereichen gezeigt, dass das Arbeiten von zuhause aus funktioniert. Wir sehen daher keinen Grund, es in der Zeit danach wieder abzuschaffen. Wo es nicht gut klappt, sollte man zunächst evaluieren, was die Probleme sind und wie man sie beheben kann. Fehlt es an Ausrüstung, digitalen Daten oder an stabiler Internetverbindung? In manchen Fällen liegt es vielleicht an einer persönlichen Abneigung gegen Homeoffice – das ist verständlich, denn nicht jedem liegt Remote Work.

Wer sich jetzt also nicht sicher ist, ob die Form des Arbeitens beibehalten werden soll oder nicht, sollte mit seinen Mitarbeitern sprechen. Sie kennen die Vor- und Nachteile und können einschätzen, inwieweit Homeoffice auch nach Corona ermöglicht werden soll. Für das schrittweise Hochfahren des Bürobetriebes in den nächsten Wochen sollen jedenfalls weiterhin so viele Mitarbeiter wie möglich von zuhause aus arbeiten. Das gilt vor allem für Personen, die in die Risikogruppe fallen.

Wer kommt wann ins Büro? #

Damit jedem Mitarbeiter genug Raum zur Verfügung steht und der Mindestabstand eingehalten werden kann, dürfen nicht alle auf einmal ins Büro. Wir haben uns etwas umgehört und unterschiedliche Möglichkeiten erfahren, wie man die Mitarbeiteranzahl regulieren kann. Bevor man aber überlegt, wie die Aufteilung funktioniert, muss man entscheiden, wer zuerst wieder ins Büro kommt. Sicher ist, dass Risikogruppen so lange wie möglich zuhause bleiben müssen. Mitarbeiter, die nicht gut von daheim aus arbeiten können, sollten hingegen als erste wieder ins Office dürfen.

Am besten besprechen Führungskräfte mit ihren Teams, wer die Büroinfrastruktur dringend zum Arbeiten braucht und wer nicht. So kristallisiert sich heraus, wer die ersten Rückkehrer sind. Diese teilt man dann in Gruppen ein. Das Ministerium empfiehlt, fixe Teams zu erstellen, die immer zur selben Zeit im Büro anwesend sind, um zusätzliche Kontakte und Ansteckungsgefahr zu minimieren. Das geht am besten in einer Art Schichtbetrieb.

Ein Team könnte beispielsweise vormittags, ein anderes nachmittags arbeiten. Auch eine tage- oder wochenweise Staffelung kann sinnvoll sein. Zu beachten ist dabei natürlich, wie viel Anwesenheit in Kurzarbeit sinnvoll ist und ob die Arbeitsstunden einer Woche, vielleicht auch eines längeren Zeitraums, auf einen oder wenige Tage zusammengefasst werden können, damit sich die Anfahrt ins Büro auch lohnt.

Wie funktionieren Kundenkontakt und Treffen mit externen Partnern? #

Da nicht alle Besprechungen mittels Videokonferenz machbar sind und es manchmal einfach nötig ist, dass firmenfremde Personen das Gebäude betreten, gilt es auch hier die Abstandsregeln einzuhalten. Wie auch in Geschäften soll sich daher nur eine geringe Anzahl an externen Partner im Firmengebäude aufhalten. Eine gute Terminplanung kann helfen, diese Zutrittsbeschränkungen für Kunden oder Lieferanten einzuhalten.

Bei gemeinsamen Dienstfahrten wird das Abstandhalten schon erheblich schwieriger. Teilen sich mehrere Mitarbeiter ein Auto, sollten alle einen Mund-Nasen-Schutz während der Fahrt tragen. In öffentlichen Verkehrsmitteln gilt diese Regel sowieso. Wie lange noch, das liegt wohl an unser aller Disziplin.

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