Wir sind ein Multi Family Office mit einem klaren Fokus: die ganzheitliche Steuerung, Überwachung und strategische Entwicklung großer Vermögensstrukturen. Mit jahrzehntelanger Erfahrung in verschiedenen Anlageklassen verstehen wir die individuellen Bedürfnisse unserer Mandanten und bieten maßgeschneiderte Lösungen für eine nachhaltige Vermögenssicherung und -optimierung. Unser Expertenteam steht unseren Mandanten als vertrauensvoller Partner zur Seite - mit Weitblick, Präzision und höchstem Anspruch an Exzellenz.

Als stark wachsendes Unternehmen suchen wir zum ehestmöglichen Zeitpunkt eine Unterstützung im Bereich Office Management mit Schwerpunkt Buchhaltung.

Office ManagerIn mit Schwerpunkt Buchhaltung

Aufgaben

• Finanzmanagement & Buchhaltung: Vorbereitung der Buchhaltung für mehrere Gesellschaften, einschließlich strukturiertem Belegmanagement und effizienter Ablageorganisation.
• Belegworkflow & Digitalisierung: Erfassung, Prüfung, Digitalisierung, Ablage und Buchung von Belegen sowie deren fristgerechter Versand.
• Kommunikation & Koordination: Eigenständige Interaktion mit Geschäftspartnern wie Steuerberatern, Banken und Hausverwaltungen zur Abstimmung relevanter Finanzthemen.
• Fakturierung & Honorarnoten: Erstellung, Verwaltung und Versand von Honorarnoten zur reibungslosen Abwicklung der Abrechnung.
• Zahlungsmanagement: Prüfung, Koordination und Überwachung von Überweisungen, einschließlich Begleitung des Freigabeprozesses.
• Analyse & Reporting: Eigenständige Beschaffung, Konsolidierung und Aufbereitung von Daten aus externen Quellen zur Unterstützung des Berichtswesens.
• Büroorganisation & Administration: Strukturierte Organisation des Büroalltags, einschließlich Materialbeschaffung, Ablageverwaltung und Postbearbeitung.
• Teamwork & Projektunterstützung: Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und aktive Mitwirkung an strategischen Projekten.

Anforderungen

• Qualifikation: Höhere Fachausbildung in Finanz- oder Betriebswirtschaft (Matura als Mindestanforderung), idealerweise mit abgeschlossenem Studium.
• Berufserfahrung: Mehrjährige Praxis im Bereich Buchhaltung, als Assistenz oder im Finanzbereich.
• Sprachkompetenz: Perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
• Digitale Kompetenz: Hervorragende EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).
• Analytische Stärke: Hohe Zahlenaffinität und ausgeprägtes Verständnis für finanzielle Zusammenhänge.
• Arbeitsweise: Strukturierte, präzise und zuverlässige Herangehensweise mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit und Umsetzungskompetenz.
• Persönlichkeit: Eigeninitiative, Engagement, Lernbereitschaft und Motivation für anspruchsvolle Aufgaben.
• Soft Skills: Kommunikationsstarke, verlässliche Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationsgeschick und Teamgeist.
• Auftreten: Professionell, freundlich und souverän mit exzellenten Umgangsformen.

Angebot

• Dynamische & anspruchsvolle Tätigkeit: Eine vielseitige Position in einem innovativen, anspruchsvollen Umfeld mit spannenden Herausforderungen und Gestaltungsspielraum.
• Exzellentes Arbeitsklima: Ein wertschätzendes, kollegiales Team und eine offene Unternehmenskultur, in der Zusammenarbeit und individuelle Weiterentwicklung gefördert werden.
• Attraktive Zusatzleistungen: Umfassende Social Benefits für Ihr Wohlbefinden und Ihre Work-Life-Balance.
• Top-Lage & optimale Erreichbarkeit: Zentrale, gut angebundene Location mit bester Infrastruktur.
• Anstellungsverhältnis: Die Position ist Teilzeit oder Vollzeit vorgesehen.

Gehalt

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt 2.077 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis). Das tatsächliche Mindestgehalt liegt bei 3.000 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis) und ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Es gilt der Kollektivvertrag Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT).

Wenn Sie eine langfristige, spannende Position suchen und sich selbst als eine kommunikative Persönlichkeit beschreiben, die sich in einer verantwortungsvollen Position als Teil eines kleinen, aber starken Teams wohlfühlt und ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem exklusiven, von familiären Werten getragenen Unternehmen schätzt, sind Sie im Team des Weilburg Family Office genau richtig. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Dienstzeugnisse)

Über den Job

Anstellungsart:

• Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt:

ab 3.000 EUR monatlich

Positionsebene:

• Berufserfahrung

Dienstort:

• Baden

Berufsfelder:

• Assistenz, Verwaltung
• Finanzen, Bankwesen
• Rechnungswesen, Controlling
• Sachbearbeitung

Offene Stellen:

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber:

Weilburg Family Office GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl:

1 - 10 Mitarbeiter*innen

Standorte:

• Baden
• Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 25 - 38 Stunden

Dienstort

• Baden

Erforderliche Kenntnisse

• Organisationstalent
• Kommunikationsfahigkeit
• Finanzkenntnisse
• Problemlosungskompetenz

Nice-To-Have Kenntnisse

• Flexibilitat

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Sebastian Scholda
Geschäftsführender Gesellschafter