Für unseren Standort Wien suchen wir ab 30 Wochenstunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). Die Anstellung erfolgt bei unserem Schwesterunternehmen, der Crazy People Production GmbH. In dieser Position unterstützt Du die Unternehmensführung in organisatorischen und administrativen Aufgaben. Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Deine kommunikative und strukturierte Arbeitsweise trägt dazu bei, Prozesse effizient zu gestalten und die Geschäftsführung optimal zu entlasten

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

ab 30 Wochenstunden

Aufgaben

Proaktive Unterstützung im operativen Tagesgeschäft:

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens
• Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Analysen
• Belegbearbeitung, Reisekostenabrechnung, vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung
• Steuerung und Optimierung von administrativen Prozessen

Veranstaltungsorganisation:

• Betreuung und Organisation von internen Veranstaltungen und Events

Office Management:

• Verwaltung und Organisation des Büroalltags
• Koordination und Beschaffung von Büromaterialien
• Verwaltung von Verträgen mit externen Dienstleistern (Reinigung, Mobilfunk)
• Verwaltung der Post- und Kuriersendungen
• Sicherstellung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsmanagement zusammen mit dem People-Management

Anforderungen

• Ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Vorzugsweise 3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenztätigkeit und / oder im Office Management
• Interesse an der Trend- und Zukunftsforschung
• Eine lösungsorientierte, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Eine positive, offene Grundeinstellung und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Das Interesse, sich mit uns gemeinsam weiterzuentwickeln

Angebot

• Ein spannendes und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld
• Einblick in innovative und zukunftsgerichtete Strategieprojekte
• Ein angenehmes Arbeitsklima in einem jungen und interdisziplinären Team
• Flexible Arbeitszeiten in einem tollen Büro direkt am Rudolfplatz im 1. Bezirk

Gehalt

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt 2.464 EUR brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis). Das tatsächliche Gehalt liegt je nach Qualifikation & Erfahrung zwischen 2.600 EUR und 3.600 EUR brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis). Es gilt der Kollektivvertrag Information und Consulting (IC).

Überstunden

Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.

Wenn Zukunft für dich ein Gestaltungsraum ist, dann bewirb dich bei uns.

Über den Job

Anstellungsart:

• Vollzeit (Festanstellung)
• Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt:

2.600 EUR bis 3.600 EUR monatlich

Positionsebene:

• Berufseinstieg
• Berufserfahrung

Dienstort:

• Wien Innenstadt

Berufsfelder:

• Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen:

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber:

Zukunftsinstitut Consulting GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl:

11 - 30 Mitarbeiter*innen

Standorte:

• Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Teilzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 30 - 39,75 Stunden

Dienstort

• Wien Innenstadt

Erforderliche Kenntnisse

• Organisationstalent
• Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständigkeit
• Zeitmanagement
• Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C2

Nice-to-have Sprachen

• Englisch B2

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Gute Anbindung

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungsprozess

• Schritt 1: Erstgespräch (virtuell)
• Schritt 2: Zweitgespräch (im Büro)