Institutssekretär*in / Office Management (m/w/d)

Institut für Maschinenbau- und Betriebsinformatik

Institutssekretär*in / Office Management (m/w/d)

• Veröffentlicht: 03.07.2024
• Bewerbungsfrist: 31.07.2024
• Stellenart: Allgemeines Personal
• Stellenprofil: Allgemeines Personal Administrativ
• Dienstbeginn: Ehestmöglich
• Wochenstunden: 40 h/W
• Anstellungsverhältnis Unbefristet

Aufgaben

• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Bibliotheks-, Inventar-, Studierenden-, Personalverwaltung etc.)
• Unterstützung der Institutsleitung bei administrativen Aufgaben im Sekretariat (z.B. Terminkoordination)
• Finanzadministration im Global- und Drittmittelbereich (Angebotsverwaltung, Bestellwesen, Rechnungslegung, Kostenstellenverwaltung)
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Exkursionen
• Betreuung und Administration in der Lehre (z.B. Studien- und Prüfungsadministration, administrative Unterstützung bei Lehrveranstaltungen: u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen, Anmeldeverwaltung)
• Administrative, finanzielle und organisatorische Unterstützung bei Forschungsprojekten (z.B. Unterstützung bei der Budgetplanung und Abwicklung interner sowie externer Prozesse, Korrespondenz mit Projektpartner*innen)
• Betreuung und Beratung von Studierenden, Mitarbeiter*innen, externen Lehrbeauftragten und Gästen
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Events

Profil

Aufnahmebedingungen

• Abgeschlossene kaufm. Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (Lehrabschluss, Fachschule) oder facheinschlägige Ausbildung mit administrativer Berufserfahrung.

Gewünschte Qualifikation

• Erste Berufserfahrung im Office-Bereich, wünschenswert im Personal Freude an der Arbeit in einem universitären/wissenschaftlichen Umfeld
• Interesse an der Arbeit des Instituts
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office, SAP sind von Vorteil)
• Erfahrung in der Buchhaltung sind von Vorteil
• Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten

• Abwechslungsreicher Aufgabenbereich
• Kollegial-freundschaftliches Arbeitsklima
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (inkl. bezahlte Mittagspause - je nach Stundenausmaß)
• Internationale Weiterbildungsmöglichkeiten und Lehraufenthalte
• Gütesiegel für innerbetriebliche Frauenförderung
• Familienfreundlichster Betrieb der Steiermark 2018
• Öffi-Zuschuss
• Universitätssportprogramm
• Einkaufsvergünstigungen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zugang zu den neuesten Technologien
• Umfangreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Sicheres und stabiles Arbeitsumfeld
• Home-Office-Möglichkeit

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens EUR 34.441,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle von Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Bei der Personalauswahl dürfen Personen aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung nicht benachteiligt werden (Antidiskriminierung).

Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.

Über uns

Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 3.500 Mitarbeiter*innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.

Kontakt

Technische Universität Graz
Dekan der Fakultät für Maschinenbau und Wirtschaftswissenschaften
Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Dr.techn. Franz Haas
Inffeldgasse 23/I
8010 Graz

Werden Sie Teil des TU Graz-Teams - wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Jetzt bewerben →