Team Assistenz (all genders)

Der Auftrag der Wirtschaftsagentur Wien ist die Stärkung und Entwicklung des Wirtschaftsstandortes Wien. Das vielfältige Portfolio erstreckt sich von der zielgerichteten Vergabe finanzieller Förderungen, professioneller Beratung, der Bereitstellung geeigneter Grundstücke und Spezialimmobilien bis zum weltweiten Standortmarketing für den Wirtschaftsstandort Wien.

Wir fördern Unternehmen, Wirtschaft und Standort.
Die Wirtschaftsagentur Wien fördert lokale und internationale Unternehmen in allen Phasen ihrer geschäftlichen Entwicklung, berät bei unternehmerischen Fragestellungen und hilft Expats bei ihrem Start in Wien. Alle, die ein Unternehmen gründen wollen, Startups, Einzelunternehmen, heimische und internationale Klein- und Mittelbetriebe oder Konzerne, erhalten bei uns genau die Informationen, die sie benötigen. Unsere Ziele sind die Positionierung der Hauptstadt Österreichs auch im internationalem Wirtschaftsumfeld sowie die Stärkung der Wiener Unternehmen und ihrer Innovationskraft.
Wir verstärken uns mit einem/r organisationstalentierten Team Assistenz, der/die als Kommunikations- und Office-Drehscheibe unsere Immobilien-Projektentwickler*innen im operativen Tagesgeschäft begleitet und unterstützt.

Team Assistenz (all genders)

Office-Management, Team-Organisation & Projekt-Mitarbeit || Voll- oder Teilzeit mit mind. 35 h

AUFGABEN:

• Sie übernehmen aktiv die organisatorische und administrative Begleitung der Immobilien-Projektentwickler*innen im operativen Tagesgeschäft
• Sie agieren als Kommunikationsdrehschreibe nach innen und außen und übernehmen das Schnittstellenmanagement in den unterschiedlichen Arbeitsprozessen
• Sie stehen gerne im persönlichen Austausch und stellen die Organisation und das Office Management im Team sicher, z.B. Korrespondenz, Terminkoordination, Einhaltung von Richtlinien & formalen Abläufen
• Sie verantworten die Organisation und Protokollierung der Team- und Projektbesprechungen
• Eine laufende Verwaltung und Pflege der internen Ablage inkl. der Projektdokumentation sowie in der Projektdatenbank ist für Sie selbstverständlich
• Sie verantworten die Budgetübersichten und -kontrollen in den Projekten
• Sie sind für die formale und organisatorische Abwicklung von Bestellungen zuständig und administrieren Beauftragungen und Rechnungsfreigaben
• Sie koordinieren diverse Abstimmungen mit der Finanzabteilung und sind in Kontakt mit der Rechtsabteilung
• Sie übernehmen organisatorische Aufgabe im Bereich unserer Immobilienbeteiligungen und unterstützen die Geschäftsführer*innen

QUALIFIKATIONEN:

• Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und verfügen bereits über mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management bzw. in der organisatorischen und administrativen Projektmitarbeit
• Sie sind geübt im Umgang mit MS Office, insb. Word, PowerPoint, Excel & Outlook
• Sie verfügen über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein freundliches und hilfsbereites Auftreten
• Eigenverantwortliches, genaues, geduldiges und selbstständiges Arbeiten ist für Sie genauso selbstverständlich wie die Zusammenarbeit im Team
• Sie verfügen über Organisationstalent und ein ausgeprägtes Zahlenverständnis

Das Angebot:

• Vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit den Immobilien-Projektentwickler*innen
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung im Rahmen der unterschiedlichen Verantwortungsbereiche
• Ein engagiertes, dynamisches Arbeitsumfeld
• Ein unbefristetes Dienstverhältnis in Vollzeit oder Teilzeit mit mind. 35h und ein Bruttojahresgehalt auf Basis Vollzeit ab EUR 38.000,--, eine Überzahlung ist je nach Erfahrung und Qualifikation möglich.

Wenn Sie Interesse an diesen vielseitigen Aufgaben der Team Assistenz in einem engagierten Team haben, übermitteln Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben und Lebenslauf.

Benefits

Sie finden bei uns einen sicheren Arbeitsplatz mit Mehrwert und Sinn, arbeiten an spannenden Projekten und gestalten die wirtschaftliche Entwicklung unserer Stadt mit. Natürlich investiert die Wirtschaftsagentur Wien in ein gutes Arbeitsumfeld, in professionelle Arbeitsmittel, bietet ein umfangreiches Angebot an Aus- und Weiterbildungen. Wir schätzen das ausgesprochen gute, kollegiale und wertschätzende Arbeitsklima bei uns.

• Job mit Sinn
  Egal, in welcher Rolle Sie bei uns Sie tätig sind. Wir haben alle das gleiche Ziel: die Stärkung und Entwicklung des Wirtschaftsstandorts Wien. Gemeinsam arbeiten wir an spannenden Projekten und Aufgaben. In der Wirtschaftsagentur Wien erleben wir die kontinuierliche Weiterentwicklung der Stadt erste Reihe fußfrei.
• Zentrale Bürolage mit guter öffentlicher Anbindung
  Unser Bürostandort auf der Mariahilfer Straße liegt zentral und bietet neben einer optimalen Infrastruktur auch eine ausgezeichnete öffentliche Erreichbarkeit. Fahrradfahrer*innen finden bei uns einen absperrbaren Fahrradraum und - für alle Mitarbeiter*innen- eine Duschmöglichkeit.
• Gesundheitsangebote
  Unsere körperliche und mentale Gesundheit ist wichtig. Angebote wie Informations- und Beratungsgespräche, Vorträge, Impfungen, Seh- und Hörtests, Gesundenuntersuchungen sowie Unterstützung bei psychosozialen Krisen können daher kostenlos in Anspruch genommen werden.
• Barrierefreiheit
  Unsere Büroräumlichkeiten sind barrierefrei gestaltet.
• Klimaschutz
  Die Wirtschaftsagentur Wien unterstützt die Wiener Wirtschaft mit vielfältigen Maßnahmen und Projekten dabei , einen Beitrag zur Erreichung der Klimaneutralität Wiens 2040 und zur Förderung einer klimaresilienten Stadt zu leisten. Unseren Mitarbeiter*innen bieten wir ein umfangreiches Schulungsprogramm, damit wir alle an der Klimaneutralität mitarbeiten können.
• Diversität und Inklusion
  Wir fördern Vielfalt in der Wirtschaft und setzen uns zum Ziel, ebenso divers zu sein wie die Unternehmer*innen, mit denen wir zusammenarbeiten. Daher arbeiten wir erfolgreich in diversen Teams und freuen uns über Bewerbungen von Personen mit diversen Hintergründen.
• Team-Events
  Betriebsausflug, ein Teamtag mit allen Kolleg*innen der Wirtschaftsagentur Wien, Weihnachtsfeier, Themen-Flashmobs und die mehrmals im Jahr stattfindenden Teamfrühstücke sind fixe Bestandteile unserer Teamkultur und bieten weitere Möglichkeiten für Austausch und Vernetzung untereinander.
• Aus- und Weiterbildung
  Unsere persönliche Weiterbildung wird durch unterschiedliche Kurs- und Seminarangebote unterstützt. Unsere eigene eLearning-Plattform „WAcademy" ermöglicht das Lernen im selbstbestimmten Tempo und abgestimmt auf den individuellen Bedarf. Neben einfachen Sicherheitsunterweisungen finden sich hier auch themenspezifische Vertiefungen.
• IT-Ausstattung
  Unsere moderne IT-Ausstattung ermöglicht uns ein professionelles, flexibles sowie mobiles Arbeiten. Je nach Arbeitsbedarf gehören Mobiltelefon, zweiter Bildschirm am Arbeitsplatz, Cloud-Lösungen, Fernzugang, Laptop, Tablet und sonstiges Zubehör zu Ihrer IT-Ausstattung.
• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office
  Arbeits- und Privatleben miteinander verbinden zu können, ist uns wichtig. Im Rahmen unserer Gleitzeitvereinbarung bieten wir eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit an, ebenso führt eine bezahlte Mittagspause zu einer 37,5 Stundenwoche. Tageweises Home-Office ist für die meisten von uns selbstverständlich und mobiles Arbeiten aufgrund unserer IT-Ausstattung jederzeit möglich.
• Zusätzliche Urlaubstage
  Es braucht auch Auszeiten vom Job. Neben dem gesetzlichen Urlaubsanspruch erhalten Sie nach Vollendung des ersten Arbeitsjahres einen weiteren Urlaubstag, nach weiteren drei Jahren kommt wieder ein Tag hinzu. Der 24. und 31. Dezember sind arbeitsfrei, Allerseelen und Karfreitag sind halbe Arbeitstage.
• Essenszuschuss
  Für jeden Arbeitstag bekommen wir einen steuerfreien Essenszuschuss in Form von Restaurant- und Lebensmittelkarten. Diese können in vielen Restaurants und Supermärkten eingelöst werden. Kaffee, Tee und Mineralwasser wird kostenlos im Büro zur Verfügung gestellt.
• Vorsorge
  Die Zukunft unserer Mitarbeiter*innen ist uns wichtig. Die Wirtschaftsagentur Wien leistet daher freiwillig Beiträge in eine betriebliche Lebensversicherung zur Zukunftsvorsorge.