Internal Communications and Office Operations Manager (m/w/d)

Nutzen Sie die Chance und setzen Sie Ihre persönlichen Fähigkeiten für ein gemeinsames Europa ein! Zur Verstärkung unseres Teams in Wien suchen wir ab sofort eine:n engagierte:n

Internal Communications and Office Operations Manager (m/w/d)

(38,5 Stunden/Woche)

Das European Forum Alpbach (EFA) bringt die innovativsten Köpfe aus Wissenschaft, Zivilgesellschaft, Politik, Wirtschaft und Kultur zusammen, um Ideen für ein starkes und demokratisches Europa zu entwickeln. Der Dialog zwischen den Generationen und Disziplinen schafft Raum zum Nachdenken und Handeln. Damit unterstützen wir gemeinsam die relevanten Stakeholder in ganz Europa, mehr zu erfahren und gute Entscheidungen zu treffen.

Als Teil der Unit Operations ist Ihr Aufgabengebiet stark auf das EFA-Team und seine Infrastruktur sowie auf die interne Kommunikation ausgerichtet. In Ihrem Verantwortungsbereich berichten Sie direkt an die Leitung der Unit Operations.

Was Sie bewirken:

• Büroorganisation
• Zuverlässige Erledigung und Verwaltung der Allgemeinen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Post)
• Empfangstätigkeiten im Büro und bei Veranstaltungen
• Unterstützung der Kolleg:innen bei organisatorischen Themen des Büroalltags
• Schnittstelle zu Reinigungsfirma und Hausverwaltung, sowie anderen externen Dienstleister:innen
• Bestellwesen (Büromaterial, Obstkorb, Getränke, Snacks...)
• Management der Optik und Funktionalität der Büroräumlichkeiten (inkl. Konzept zu Modernisierung)
• Lager-Management und Inventur an den Büro- und Lagerstandorten
• Sicherheits-Vertrauensperson
• Interne Kommunikation
• Internes Wiki bzw. organisationsweites Intranet konzipieren und betreuen
• Team-Events, Geburtstagsfeiern, Betriebsfeiern, Dienstreisen, etc. organisieren
• Feedbackwesen aufsetzen und managen
• Interne Kommunikationsflüsse optimieren
• Wissensmanagement entwickeln und betreuen
• Teamklausuren organisieren
• Teambuilding-Aktivitäten organisieren
• Gemeinsam mit HR-Manager:in: Konzepte zur Steigerung der Mitarbeiter:innenzufriedenheit und -bindung inkl. Weiterbildungsangebote erarbeiten;
• Unterstützung im Finanzbereich
• Rechnungs- und Belegskontrolle durchführen
• Offene Posten urgieren
• Mit Buchhaltung und Finance Management abstimmen
• Mitgliederrechnungen ausstellen
• Vereinsmanagement
• Mitglieder betreuen
• Generalversammlung organisieren

Was Sie mitbringen:

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung
• Fundierte IT-Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
• Sehr gutes Zeitmanagement und hohes Maß an Selbstorganisation
• Hohe Kommunikationskompetenz
• Spaß an einem sehr breiten Aufgabengebiet
• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die gerne überall zupackt
• Genauigkeit, Verlässlichkeit sowie eigenständige Arbeitsweise
• Englisch und Deutsch fließend in Wort und Schrift
• Eigenverantwortlichkeit und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Mitarbeit beim European Forum Alpbach in Alpbach/Tirol (drei Wochen im August)

Was wir Ihnen bieten:

• Die Möglichkeit, mit Ihrer fachlichen Expertise in unserer Organisation einen Beitrag zu einem starken und demokratischen Europa zu leisten.
• Eine herausfordernde, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen, hochkarätigen Umfeld
• Arbeiten auf Augenhöhe in einem engagierten Team
• Eigenverantwortliches, selbstständiges Arbeiten und ein wertschätzendes Betriebsklima
• Arbeitsplatz in zentraler Lage in Wien
• Obst und gesunde Snacks zur freien Verfügung
• Teilnahme an regelmäßigen Team-Veranstaltungen (Klausuren, Workshops, Abendessen)
• Moderne IT- und Meeting Ausstattung (Mac oder PC - je nach eigener Präferenz)
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten für bis zu 50% Home-Office
• Benefits bei Mobilitätsangeboten: Klimaticket (2/3-Zuschuss), ÖBB-Vorteilscard, JobRad
• Bruttojahresentgelt EUR 45.000 bei 38,5 Std./Woche mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation
• Im August ist der Arbeitsort für ca. 2 bis 3 Wochen das wunderschöne Alpbach in Tirol.

Bewerben Sie sich jetzt!

Bitte senden Sie ein Motivationsschreiben (max. 1 Seite), sowie Ihren Lebenslauf (jeweils als pdf) ausschließlich per smart bewerben an Jasmina Retschitzegger mit dem Vermerk „Internal Communications and Office Operations Manager".

Wir laden Sie ein, sich auf unserer Jobs-Seite über aktuelle Stellenangebote beim European Forum Alpbach zu informieren: https://www.alpbach.org/de/ueber-uns/jobs und unseren Job-Newsletter zu abonnieren: https://www.alpbach.org/de/newsletter-signup-de