Front- & Back-Office-Kraft mit Gremienbetreuung (m/w/d) / 30-40 h / unbefristet

Front- & Back-Office-Kraft mit Gremienbetreuung (m/w/d) / 30-40 h / unbefristet

Die Bundeskammer der Ziviltechniker:innen (ZT) ist als Interessensvertretung verpflichtet, die gemeinsamen beruflichen, sozialen und wirtschaftlichen Interessen der Architekt:innen und Zivilingenieur:innen aktiv zu fördern und zu gestalten. Interessenspolitische Entscheidungen werden dabei zunehmend auf Europäischer Ebene gefällt. ZT sind staatlich befugte und beeidete Architekt:innen und Zivilingenieur:innen, deren geistige Planungsdienstleistungen nicht selten über die Sicherheit von Menschen entscheiden. Die Bandbreite der Befugnisse der ZT ist enorm: Sie reicht u.a. von Bauwesen, über Vermessungswesen, Kulturtechnik und Wasserwirtschaft, Chemie, Physik, Raumplanung und Kreislaufwirtschaft bis hin zu Forstwirtschaft und Geographie. ZT sind ausschließlich ihren Auftrageber:innen und dem Allgemeinwohl verpflichtet.

Ihre Aufgaben:

Empfangssekretariat:

• Betreuung der Telefon- und Mailzentrale sowie der Poststelle
• Kontrolle und Bearbeitung des Rechnungseingangs
• Gästebewirtung
• Diverse Korrespondenzen in Deutsch und Englisch
• (Internationale) Reiseorganisation mit Hotel- und Flugbuchungen
• Büroorganisation: Bestellungen, allgemeine Back-Office-Aufgaben (z.B. Paketversand, Koordination Reparaturmaßnahmen etc.)
• Technische Betreuung von Sitzungen und Online-Meetings (Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams und audiovisuelle Geräte)
• Administrative Betreuung von Funktionär:innen
• Unterstützung des gesamten Teams in administrativen und operativen Belangen (Recherchen, Führen von Listen, Vorbereitung von Unterlagen und Daten, Datenbankpflege etc)

Gremienbetreuung:

• Inhaltliche und administrative Betreuung einzelner Gremien (Ausschüsse) der Bundeskammer, diese umfasst:
  • Erstellen von Tagesordnungen in Abstimmung mit den zuständigen Funktionär:innen und Vorsitzenden des Gremiums
  • Management der inhaltlichen Abstimmungen der Gremien
  • organisatorische, technische und inhaltliche Vorbereitung der Sitzungen
  • die Protokollführung und -kontrolle sowie die Nachbereitung von Sitzungen
  • Organisation von Klausuren und Veranstaltungen
  • Reiseorganisation; Location-Management, Dokumentation
• Einspringen bei Verhinderung anderer Gremienbetreuer:innen

Wir suchen eine engagierte Person mit

• Viel Organisationstalent
• Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit
• Stressresistenz, gutem Zeitmanagement und selbständigem Abarbeiten von Aufgaben
• Offenheit, Freundlichkeit und exzellenten Umgangsformen und souveränem Auftreten
• Teamfähigkeit
• Sehr guten EDV-Kenntnissen
• Sehr guter Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Ausbildung und/oder Erfahrung in Büroorganisation bzw. Front-Office,
• Erfahrungen mit Content-Management-Systemen (typo3) und Veranstaltungsmanagement sind von Vorteil

Praktische Erfahrung in der Gremienbetreuung, in der kommunalen Verwaltung oder einer Interessensvertretung sind von Vorteil!

Wir bieten

• ein sehr abwechslungsreiches Tätigkeitsgebiet
• ein hervorragendes Arbeitsklima in einem großartigen Team
• einen krisensicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage von Wien
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten
• Möglichkeit zu Home-Office und flexiblem, selbständigen Arbeiten
• Mindestbruttogehalt ab 2.700,- Euro monatlich (bei 40 Stunden Vollzeit)

Bundeskammer der ZiviltechnikerInnen
Karlsgasse 9, 2. Stock
1040 Wien
Web: https://www.arching.at/home.html