Administrative Assistenz (w/m/d)

Die Universität Klagenfurt ist mit rund 1 500 Mitarbeitenden und über 12 000 Studierenden im Alpen-Adria-Raum angesiedelt und erreicht in Rankings regelmäßig exzellente Platzierungen. Das Motto „per aspera ad astra" bringt den Anspruch des konsequenten Strebens nach Spitzenleistungen bei allen Tätigkeiten in Forschung, Lehre und Hochschulmanagement zum Ausdruck. Die Prinzipien der Gleichstellung, der Diversität, der Gesundheit, der Nachhaltigkeit und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie bilden die Grundlage für das Arbeiten an der Universität.

An der Technischen Fakultät, Institut für Informationstechnologie wird ehestmöglich folgende Stelle besetzt:

Administrative Assistenz (w/m/d)

Beschäftigungsausmaß: 62,5 % bzw. 25 Wochenstunden mit der Möglichkeit zur Aufstockung des BA auf 100 % bzw. 40 Wochenstunden (aus Drittmitteln)
Mindestentgelt: EUR 22.743,-- brutto (25 Stunden) bzw. EUR 36.388,80 brutto (40 Stunden) Einstufung nach Uni-KV: IIIa
Befristung: vorerst befristet auf ein Jahr (mit der Option auf Entfristung der 62,5% bzw. 25 Stunden nach einem Jahr)
Bewerbungsfrist: 25. September 2024
Kennung: 429/24

Der Aufgabenbereich:

• Eigenverantwortliche Übernahme des operativen Projektmanagements nach Einarbeitung
• Büroadministration und -kommunikation
• Budgetadministration
• Reisemanagement (Planung und Abrechnung)
• Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Institutsübergreifender Support (innerhalb der Fakultät TEWI) bei der Administration von Forschungsprojekten sowie Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
• Verwaltung von Lehrveranstaltungen
• Organisation von Meetings und Tagungen
• Informations- und Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen und Institutionen
• Führung des Dokumentations- und Berichtswesens
• Mitarbeit bei der allgemeinen Institutsverwaltung

Voraussetzungen für die Einstellung:

• Kaufmännische, fachliche und organisatorische Kenntnisse und Nachweis der entsprechenden Berufserfordernisse, z.B. Matura/Fachmatura/Lehrabschluss
• Erfahrung in den Bereichen Budget- und/oder Projektadministration
• Fundierte EDV Kenntnisse (Office Anwendungen)
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen:

• Einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position (Bereich administrative Assistenz)
• Bereitschaft zur Vollzeitbeschäftigung
• Serviceorientierte und proaktive Persönlichkeit
• SAP-Anwendungskenntnisse
• Ergebnisorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie proaktive und selbständige Arbeitsweise

Das Angebot:

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt EUR 1.624,50 brutto (bei 25 Stunden) und EUR 2.599,20 brutto (bei 40 Stunden) und kann sich auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen auf max. EUR 1.802,63 (bei 25 Stunden) bzw. EUR 2.884,20 (bei 40 Stunden) erhöhen.

Zudem bietet die Universität Klagenfurt:

• Persönliche und berufliche Weiterbildungsangebote
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen, siehe dazu jobs.aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/
• Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur
• Leben und Arbeiten in der attraktiven Alpen-Adria-Region mit vielfältigen Freizeitmöglichkeiten in den Bereichen Kultur, Natur & Sport

Die Bewerbung:

Bei Interesse bewerben Sie sich mit den folgenden, verpflichtenden Unterlagen (bei Fehlen kann die Bewerbung nicht berücksichtigt werden):

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse/Bestätigungen

Bewerbungen sind ausschließlich bei der Stelle mit der Kennung 429/24 in der Rubrik „Allgemeines Universitätspersonal" über den Link „Für diese Stelle bewerben" im Job-Portal unter jobs.aau.at möglich.

Die erforderlichen Nachweise für die Einstellung müssen bis spätestens 25. September 2024 vorliegen.

Nähere Auskünfte erteilt zur konkreten Stellenausschreibung Univ.-Prof. DI Dr. Christian Timmerer (christian.timmerer@aau.at). Allgemeine Informationen zur Universität als Arbeitgeberin finden sich unter http://www.aau.at/jobs/information.

Die Universität Klagenfurt legt im Rahmen ihrer Personalpolitik Wert auf Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität.

Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.