Executive Assistant (w/m/d) | Assistenz des Unternehmenseigentümers, Organisation – Koordination – Steuerung

Unser Auftraggeber ist seit Jahrzehnten eine kapitalstarke nationale und internationale Immobilien-Investmentgruppe, die in ausgewählten Märkten präsent ist. Spektakuläre und zukunftsweisende Projekte sind seit Generationen das Markenzeichen.
Hochwertige Architektur in besten Lagen hat oberste Priorität. Modernität und Funktionalität stehen im Mittelpunkt. Alle Bauvorhaben werden von der Planung über die Bauphase bis zur schlüsselfertigen Übergabe begleitet. Dabei wird größter Wert daraufgelegt, ökonomisch und ökologisch nachhaltige Produkte mit hohem Entwicklungspotenzial zu schaffen.
Im Zuge der konsequenten Verfolgung der zukünftigen Unternehmensziele wird am Standort Wien folgende Position ausgeschrieben:

EXECUTIVE ASSISTANT (w/m/d)
Assistenz des Unternehmenseigentümers
ORGANISATION | KOORDINATION | STEUERUNG

IMMOBILIEN-INVESTMENTGRUPPE

In dieser absolut vertrauensvollen Position agieren Sie als rechte Hand des Unternehmenseigentümers und unterstützen ihn in allen organisatorischen und unternehmensübergreifenden Belangen.
Sie sind integraler Bestandteil des Teams mit Weitblick und Eigeninitiative.
Sie sind sicher im Umgang mit dem C-Level in einem internationalen Umfeld?
Sie begeistern sich für Koordination und Organisation?
Sie haben Spaß daran, Lösungen zu finden und Eigenverantwortung zu übernehmen, da Sie in alle unternehmensrelevanten Themen eingebunden sind.

Ihre Aufgaben:

• Effiziente Entlastung und qualifizierte Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und privaten Belangen
• Vertrauensperson und kommunikative Schnittstelle zu den internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern wie Notaren, Rechtsanwälten, Behörden und Geschäftspartnern
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses (intern und extern)
• Weiterleitung von Entscheidungen der Geschäftsführung
• Bearbeitung des physischen Posteingangs und der Rechnungen der Geschäftsführung
• Erstellung der Korrespondenz (teils durch Weisung, teils selbstständig)
• Gesamtes Terminmanagement, wie umfangreiche Termin-/Kalender- und Reiseverwaltung
• Einladungsmanagement für private Veranstaltungen und Anlässe
• Organisation von Meetings und Workshops
• Rechnungsmanagement wie z.B. Kontrolle von Eingangsrechnungen und Kreditkartenabrechnungen, Erstellung von Spesenabrechnungen der Geschäftsführung
• Vorbereitung und Erstellung diverser Unterlagen und Dokumente
• Verwaltung von Hotelzimmerkontingenten
• Sicherstellung eines geordneten und reibungslosen Büroablaufs inklusive Qualitätsmanagement
• Vorbildfunktion und Ansprechperson für Empfangsmitarbeiter:innen und Assistent:innen

Ihr Profil:

Fachliche Kompetenzen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in den o.g. Bereichen oder in der Assistenz mehrerer Geschäftsführer im gehobenen Assistenzbereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Kompetenzen:

• Selbstständige, strukturierte, genaue und initiative Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
• Sehr gute Umgangsformen sowie ausgeprägtes Verantwortungs-, Qualitäts- und Kostenbewusstsein
• Rasche Auffassungsgabe, logisches Denkvermögen und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen
• Hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Loyalität
• Verschwiegenheit und besondere Diskretion, Durchsetzungsvermögen bei gleichzeitiger Teamorientierung
• Lösungsorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit
• Interesse an interdisziplinären Themen

Für diese Position ist ein Jahressbruttogehalt ab EUR 65.000,- vorgesehen. Ihr finales Gehalt wird selbstverständlich an Ihre individuellen Erfahrungen und Qualifikationen angepasst.

Unser Angebot:

• Eigenverantwortliche und herausfordernde Tätigkeit in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe mit einem innovativen, ertragsstarken und nachhaltigen Geschäftsmodell
• Internationales Umfeld
• Moderne, agile Organisation mit flachen Hierarchien, attraktivem Arbeitsumfeld und kurzen Entscheidungswegen
• Offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit hoher Eigenverantwortung und echtem Teamgeist
• Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und erprobte Geschäftsmodelle
• Modern ausgestattete TOP-Büroräumlichkeiten in zentraler Lage

Fühlen Sie sich angesprochen, dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung, die Sie bitte an Frau Mag. Wanker-Lassnig senden:

DWL CONSULTING, 1190 Wien, Obkirchergasse 28/14
Tel: +43 664 1118000, smart bewerben www.dwlc.at