Assistenz in der Hausverwaltung (w/m/d)

Bei GESIBA steht „Fair Living" als Anspruch im Zentrum unseres Handelns. Wir setzen uns für leistbares und hochkomfortables Wohnen in guter Infrastruktur ein - und das für alle Generationen. Unsere Projekte sind geprägt von den Bedürfnissen und der Zufriedenheit unserer Kunden, und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das Herzstück unseres Erfolgs. Sie bringen täglich ihr Engagement und ihre Ideen ein, um innovative und nachhaltige Wohnprojekte zu realisieren. Wenn Sie bereit sind, in einem dynamischen und zukunftsorientierten Umfeld zu arbeiten und zu wachsen, dann sind Sie bei uns genau richtig!

Zur Verstärkung unseres Teams sucht die GESIBA ab sofort eine engagierte

Assistenz in der Hausverwaltung (w/m/d)

Standort Wien, Vollzeit, 39 Wochenstunden

Ihre Aufgaben

Allgemeine administrative Tätigkeiten:

• Telefonischer Kundenservice
• Führung des elektronischen Postbuchs
• Verfassen und Bearbeiten von Korrespondenz (E-Mail und Brief)
• Erstellung und Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen über GEMS
• Verwaltung von Dokumenten wie Verträgen, Angeboten und Bescheiden in HAVIS
• Elektronisches Dokumentenmanagement in L-DOX
• Kommunikation mit Ämtern und Behörden, Bearbeitung von Anfragen und Nachweisen

Mieter:innenbetreuung:

• Bearbeitung von Rechnungen, einschließlich Kostenersätzen und Schadenersatzforderungen
• Verfassen und Versand von formellen Schreiben an Mieter:innen (z.B. Rundschreiben)
• Unterstützung bei baulichen Änderungen und deren Genehmigungen
• Koordination von Reparaturen und Schadensbehebungen
• Erstellung von Bewilligungen, wie z.B. für Haustierhaltung, und Schlüsselbestätigungen.
• Erstellung von Verzichtserklärungen gemäß §§ 12 und 14 MRG
• Bearbeitung von Fällen zu Verlassenschaften und Wohnungstausch gemäß § 13 MRG
• Beschwerdemanagement (Lärm, Nachbarschaftsstreit, Unrat, Geruchsbelästigungen, Haustiere etc.)
• Meldungen an Versicherungen (Leitungswasserschäden, Haftpflicht, Feuerschäden etc.)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Lehre, HAK, HASCH)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel und Word)
• Fähigkeit, sich schnell in neue EDV-Programme einzuarbeiten
• Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Hohes Maß an Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit

Unser Angebot

• Spannende, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem stabilen und renommierten Unternehmen
• Zentral gelegenes Büro mit angenehmen Büroräumlichkeiten
• Zusatzanspruch auf bis zu vier freie Fenstertage pro Kalenderjahr
• Essenszuschuss in der internen Werksküche (auch vegetarische & vegane Mahlzeiten)
• Diverse Ermäßigungen für Ernährung, Mode, Freizeitaktivitäten, Massagen etc.
• Gesundheitsmaßnahmen zur Förderung der körperlichen und mentalen Gesundheit
• Zusatzleistungen wie Weihnachts- und Geburtstagsgeschenke, Kinderzulage etc.
• Regelmäßige Betriebsausflüge und Mitarbeiterevents
• Ein Monatsgehalt von mindestens EUR 2.908,47 brutto, 14-mal jährlich für 39 Wochenstunden, nach dem Kollektivvertrag für Angestellte der Baugewerbe und der Bauindustrie, mit der Möglichkeit einer Überzahlung, abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Ihrem Lebenslauf mit aktuellem Foto, einem Motivationsschreiben und Ihren relevanten Zeugnissen über unser Online-Jobportal (www.gesiba.at/jobs). Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen berücksichtigen können, die über unser Jobportal eingereicht werden. Eintritt ab sofort oder nach individueller Vereinbarung möglich. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.

Die GESIBA verpflichtet sich als Arbeitgeber zur Chancengleichheit und legt großen Wert auf Respekt, Offenheit und Vielfalt. Wir richten uns an alle Bewerberinnen und Bewerber, unabhängig von Geschlecht, Alter, Hautfarbe, sexueller Orientierung, Herkunft, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sozialer Klasse. Alle Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Arbeitskultur beitragen können, sind herzlich willkommen.