Administrative Assistent*in

Die Wiener Gesundheitsverbund Projektentwicklungs- und Baumanagement GmbH sucht eine

Administrative Assistent*in

Dienstort: Universitätsklinikum AKH Wien

Ihr Profil

• Sicherer Umgang mit MS Office zur Erstellung von Vorlagen und Berichten
• Sicherer Umgang mit MS Outlook zur Terminvereinbarung
• Sicherer Umgang mit Projektplanungstools (z.B. MS Project / Conclude)
• Flexibilität bzgl. Arbeitszeiten
• Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
• Strukturiertes Arbeiten, eigenständiges Setzen von Prioritäten
• Sicherheit im Umgang mit Menschen (persönlich und telefonisch)
• Belastbarkeit in Krisensituationen
• Organisationstalent

Ihr Aufgabengebiet

• Büromanagementaufgaben
• kontinuierliches Auslesen des Emailpostfaches und Emailpostverteilung
• Telefonmanagement
• Dokumentationswesen
• Terminmanagement
• Besprechungsorganisation (Vor- und Nachbereitung, Erstellung Unterlagen)
• Registratur und Ablage
• Eigenständige Erledigung (Aufbereitung, Dokumentation, Ablage) der zugewiesenen Themen und Geschäftsfälle
• Organisation im Zusammenhang mit Personalauswahl (u.a. Aufbereitung von Stellenausschreibungen, Organisation von Bewerbungsgesprächen/Hearings etc.)
• Nahtstelle zur Personalabteilung der GED (insbesondere Personalstand, Absenzen, Dienstreisen, Sonderurlaube, Abrechnung, SES und dgl.) betreffend das Ressort/die Stabsstelle
• Entgegennahme telefonischer Anfragen und möglichst selbstständige inhaltliche Klärung sowie Beantwortung der Anfragen (Rückruf, Mail)
• Führung von Protokollen bei Besprechungen
• Mitwirkung bei administrativer Verwaltung (zB organisatorische Begleitung neuer Mitarbeiter*innen, Inventarführung und dgl.)
• Mitwirkung am Projekt Berichtswesen
• Mitwirkung bei Sachbearbeitung von Anfragen zum Rechnungsmanagement
• Sachbearbeitung von Genehmigungen und Folgedokumentation für die Freigabe von Anfragen

Was Sie erwarten können:

• Attraktiver, langfristiger Arbeitsplatz in einem dynamischen und wachsenden Umfeld
• abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
• Firmenhandy und Laptop für eine flexible Arbeitsplatzgestaltung
• Dienstort: Universitätsklinikum AKH Wien
• Je nach Qualifikation und Erfahrung werden Ihnen sehr attraktive finanzielle Rahmenbedingungen ab ca. EUR 42.000,- Jahresbruttogehalt bei einer 40-Stunden-Woche geboten.

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung:

Wiener Gesundheitsverbund Projektentwicklungs- u. Baumanagement GmbH
Web: https://gesundheitsverbund.at/