Senior Association Manager*in

Wir sind die Wiener Medizinische Akademie, ein junges und engagiertes Team, das seit über 100 Jahren medizinische Fachgesellschaften in Österreich und Europa mit unserem umfassenden Know-how und unserer langjährigen Erfahrung bei der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und im Bereich des Association Managements unterstützt.

Senior Association Manager*in

Festanstellung | 20 bis 38 Wochenstunden | m/w/d

Das sind Ihre Aufgaben:

• Projektmanagement & strategische Weiterentwicklung: Unterstützung des Vorstands bei der strategischen Ausrichtung und Weiterentwicklung der Gesellschaft und bei der Konzeption und Durchführung von Projekten und Zeitplänen
• Administration der Vereinsfinanzen in Kooperation mit ehrenamtlichen Schatzmeister*innen (z.B. Budgeterstellung und -überwachung, Rechnungsstellung, Kontoführung, Abwicklung von Mitgliedsbeiträgen, Verwaltung von Fördergeldern und Sponsoring, Erstellen der jährlichen EA-Rechnungen etc.)
• Verwaltung von Vorstands- und Gremiensitzungen: Organisation und Protokollierung von Vorstandssitzungen, Unterstützung der Vorstandsmitglieder bei der Umsetzung von Entscheidungen
• Vereinsveranstaltungen: Organisation und Abwicklung von in-person Meetings sowie virtueller Meetings und Webinaren; Koordination aller Veranstaltungsebenen inkl. Event-Technik, Catering, Raumplanung etc.; Vor-Ort Betreuung
• Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit: Erarbeitung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien, Pflege der Webseite, Versand von Newslettern und Pflege von Social-Media-Auftritten
• Schnittstelle zu wissenschaftlichen Arbeitsgruppen: Unterstützung der wissenschaftlichen Arbeitsgruppen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Koordination von Projekten und Publikationen
• Fördermittelakquise: Recherche und Beantragung von Fördermitteln und Drittmitteln für Projekte und Veranstaltungen der Gesellschaft; Abwicklung von Sponsoring und ggf. kleineren Industrie-Fachausstellungen
• Compliance und rechtliche Vorgaben: Sicherstellung der Einhaltung von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben, insbesondere im Bereich Datenschutz;
• Vertragsmanagement: Verhandlung und Abschluss von Verträgen mit Dienstleistern, Sponsoren und anderen Partnern
• Mitgliedermanagement: Betreuung und Pflege der Mitgliederdatenbank, Verwaltung von Anfragen und Mitgliedsanmeldungen, Unterstützung bei Mitgliederwerbung und -bindung

Ihr Profil:

• nachgewiesene, einschlägige Berufserfahrung im Vereinsmanagement und oder der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen sind von Vorteil
• eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Tourismus- und Eventmanagement ist von Vorteil
• strukturierte, effiziente, verlässliche und genaue Arbeitsweise
• ausgeprägtes Organisationstalent, Flexibilität, rasche Auffassungsgabe
• systematisches Denken, hohe Zahlen- und EDV-Affinität
• Erfahrung mit Mitglieder- und Projektmanagement Software und Webseiten (z.B. m-manage, EventsAir, WordPress) von Vorteil
• Ausreichende Kenntnisse im Bereich Videokonferenz- und Webinar-Tools
• hervorragende Microsoft Office Kenntnisse (Outlook, Excel, Word)
• Reisebereitschaft, sowie Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, im Rahmen von Veranstaltungen auch an Wochenenden und Abenden
• Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben eigenständig zu priorisieren und gleichzeitig zu bearbeiten, sowie die Bereitschaft Neues zu lernen
• Engagierte Teamplayer mit ausgeprägten sozialen und kommunikativen Kompetenzen
• Englisch Sprachniveau mind. C1
• sehr gute rhetorische Ausdrucksfähigkeit und selbstsicheres und kompetentes Auftreten

Wir bieten:

• eine attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• einen interessanten Aufgabenbereich mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten
• die Mitwirkung bei spannenden Projekten und Veranstaltungen im medizinischen und wissenschaftlichen Bereich in ganz Europa
• ein langfristiges Angestelltenverhältnis in einem angenehmen Umfeld in einem Büro im Alten AKH / UniCampus in 1090 Wien
• eine eigenverantwortliche Aufgabe mit familienfreundlicher Arbeitszeit (Gleitzeit, Homeoffice)
• attraktive Sozialleistungen wie Jobticket der Wiener Linien, Essenszuschuss, Kaffee, Tee & Obst, eine Woche Betriebsurlaub zusätzlich zum gesetzlichen Urlaubsanspruch (23. Dezember bis 1. Januar, sowie Karfreitag), Mittagspause in Arbeitszeit inkludiert

Mindestgehalt:

Das Bruttomonatsgehalt für diese Position beträgt abhängig von Ihrer Qualifikation und Erfahrung bei Vollzeit (38 Stunden pro Woche) mindestens EUR 3.200,- monatlich. Überstunden werden gesondert ausbezahlt. Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von Erfahrung und Qualifikation, ist gegeben.

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse) via smart bewerben.

Wiener Medizinische Akademie GmbH
Jerome del Picchia, Mag. Mirjam Uebelhör, BA

WMA GmbH
Unicampus
Alser Strasse 4
Gebäude 1.17, 2. Stock
1090 Wien
Web: http://www.wma.co.at