Receptionist

La version française suit

RECEPTIONIST

Yearly salary: 52,297.00 Euro per year (37.5 hours/week; additional compensation for occasional overtime)
Contract Type: Fixed term until March 31, 2026 (Full-time), with the possibility of an extended full-time fixed term or indeterminate employment depending on operational requirements.
Closing date for application: 27 October 2024 at 23:59 UTC/GMT +1:00

Summary of Duties:

Under the supervision of the Common Services Officer, the incumbent operates the central telephone switchboard serving all sections of the mission; responds to telephone and electronic queries from the public, clients and Embassy stakeholders; provides general information to clients of the Consular program; controls physical access of visitors to the Chancery; provides administrative and logistical support to the Consular and Common Services programs.

Qualifications:

• Minimum qualification: High School Diploma (Matura)
• Advanced level in English (oral and written)
• Advanced Level in German (oral and written)
• Intermediate Level in French (oral and written
• Minimum of 2 years recent working experience, within the past 5 years, as a receptionist or in an administrative position providing service to clients in person, electronically and by telephone.
• Working knowledge of Microsoft Office software packages (such as Outlook, Word and Excel)
• Possess the following competencies:
• Organizational skills and ability to prioritize multiple competing tasks
• Attention to detail.
• Flexibility and adaptability
• Professional integrity and Discretion
• Client Service skills
• Initiative and Action Orientation
• Thinking things through
• Ability to work independently as well as in a team

Asset Qualifications:

Preference may be given to candidates who meet the Asset Qualifications. Where applicable, candidates must clearly demonstrate how they meet any asset qualifications.

• Experience in a similar position in a corporate organization, foreign/diplomatic mission or other government office or international organization
• Experience providing client service to Canadians
• Advanced level of French

For details on how to apply for this position go to www.bit.ly/VIENNJob

The Embassy of Canada in Austria is committed to diversity and inclusion and is a 2SLGBTQI+ and disability inclusive employer. We encourage all candidates to apply.

RÉCEPTIONNISTE

Échelle salariale annuelle : 52,297.00 euros par (37.5 heures/semaine ; compensation supplémentaire pour les heures supplémentaires occasionnelles)
Type du contrat: Période déterminée jusqu'à 31 mars 2026 (Temps plein), avec la possibilité d'un emploi à temps plein prolongé, à durée déterminée ou indéterminée, en fonction des besoins opérationnels.
Date de clôture: 27 Octobre, 2024 à 23:59 UTC/GMT +1:00

Résumé des fonctions:

Sous la supervision du responsable des services communs, le titulaire du poste gère le standard téléphonique central desservant toutes les sections de la mission ; répond aux demandes téléphoniques et électroniques du public, des clients et des parties prenantes de l'ambassade ; fournit des informations générales aux clients du programme consulaire ; contrôle l'accès physique des visiteurs à la chancellerie ; fournit un soutien administratif et logistique aux programmes des services consulaires et des services communs.

Qualifications:

• Qualification minimale : Diplôme d'études secondaires (Matura)
• Niveau avancé en anglais (oral et écrit)
• Niveau avancé en allemand (oral et écrit)
• Niveau intermédiaire en français (oral et écrit)
• Au moins deux ans d'expérience professionnelle récente, au cours des cinq dernières années, en tant que réceptionniste ou à un poste administratif fournissant des services aux clients en personne, par voie électronique et par téléphone.
• Connaissance pratique de Microsoft Office (Outlook, Word et Excel).
• Compétences:
• Sens de l'organisation et capacité à établir des priorités entre plusieurs tâches concurrentes
• Souci du détail
• Flexibilité et adaptabilité
• Intégrité professionnelle et discrétion
• Compétences en matière de service à la clientèle
• Esprit d'initiative et sens de l'action
• Réflexion approfondie
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Expérience dans un poste similaire au sein d'une entreprise, d'une mission étrangère/diplomatique ou d'un autre service gouvernemental ou d'une organisation internationale.
• Expérience de la prestation de services à la clientèle canadienne
• Niveau avancé de français

Pour plus de détails sur la façon de postuler à ce poste, rendez-vous sur www.bit.ly/VIENNEmploi

L'ambassade du Canada en Autriche s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion et est un employeur inclusif 2SLGBTQI+ et handicap. Nous encourageons tous les candidats à postuler.