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Für unser Wiener Headquarter suchen wir ab sofort eine/n

Management Assistant/Personal Assistant (Vollzeit)

Sie sind verlässlich, handeln vorausschauend und denken unkonventionell? Dann sind Sie die perfekte Ergänzung für unser Team, das wir ab sofort um eine/n Management/Personal Assistent/in erweitern.

Ihr Tätigkeitsbereich

• Entlastung der Geschäftsleitung: Sie unterstützen unseren Partner umfassend in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen für effiziente Abläufe.
  
• Selbstständiges E-Mail-Management: Sie übernehmen das Screening des E-Mail-Postfachs der Geschäftsleitung und bearbeiten die Kommunikation soweit möglich eigenständig.
  
• Pflege und Verwaltung vertraulicher Dokumente: Sie organisieren, pflegen und verwalten wichtige Dokumente sowie sensible Informationen mit größter Diskretion und Sorgfalt.
  
• Effizientes Termin- und Kalendermanagement: Sie planen und koordinieren komplexe Termine und Meetings, kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung sowie das Nachverfolgen von offenen To-dos.
  
• Eigenverantwortliches Reisemanagement: Sie sind für die komplette Organisation und Koordination von nationalen und internationalen Reisen zuständig, inkl. Planung von Hotels, Transfers und Reiseunterlagen.
  
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Sie agieren als Kommunikationsschnittstelle zwischen internen Teams, Mandanten, Netzwerkpartnern sowie dem internationalen Team und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
  
• Persönliche Assistenz: Sie übernehmen auch private Koordinationsaufgaben wie die Organisation von Gesundheitsterminen und privaten Veranstaltungen, um die Geschäftsleitung im Alltag zu entlasten.
  
• Dokumentenmanagement mit Advokat: Erstellung, Bearbeitung und Pflege von Akten, Dokumenten und Schriftsätzen unter Einsatz der Software Advokat, inkl. Schreiben nach Diktat und Leistungserfassung.
  
• Aktenverwaltung: Pflege und Organisation von Akten (Anlage, Aktenführung, Archivierung), um eine präzise und strukturierte Dokumentation zu gewährleisten.
  
• Repräsentant/in des Partners: Sie verkörpern die Werte und Standpunkte des Partners und treten als seine vertrauensvolle Vertretung sowohl intern als auch extern auf

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
  
• Erfahrung: Mindestens ein Jahr Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise als Assistenz der Geschäftsleitung oder Management Assistant.
  
• Organisationsstärke und Eigeninitiative: Sie zeichnen sich durch exzellente organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Eigenverantwortung und eine strukturierte Arbeitsweise aus.
  
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Im Umgang mit sensiblen Informationen handeln Sie absolut diskret und loyal.
  
• Sprachkenntnisse: Sie besitzen hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und können professionell und sicher in beiden Sprachen kommunizieren.
  
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word und Outlook, sowie Kenntnisse in der Anwendung von Advokat oder ähnlicher Software sind von Vorteil.
  
• Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist: Sie sind kommunikationsstark, arbeiten gerne im Team und treten souverän und freundlich auf.
  
• Flexibilität und Belastbarkeit: In hektischen Situationen behalten Sie einen kühlen Kopf und bewältigen Ihre Aufgaben souverän und flexibel.
  
• Positive Ausstrahlung und Begeisterungsfähigkeit: Sie treten stets freundlich, engagiert und professionell auf.

Wir bieten Ihnen:

• eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit
  
• interessante Begegnungen mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen
  
• ein handlungsorientiertes, hilfsbereites Arbeitsumfeld
  
• überdurchschnittliche Sozialleistungen
  
• einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen Wiens
  
• eine langfristige Anstellung in einer verantwortungsvollen Position
  
• eine leistungsgerechte, über den Kollektivvertrag hinausgehende Bezahlung

Für diese Position ist bei Vollzeitbeschäftigung ein Monatsbruttogehalt von mindestens EUR 4.000,00 vorgesehen, bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation besteht die Bereitschaft zu einer Überzahlung.

Sie passen zu uns? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.