Assistenz der Geschäftsbereichsleitung [m/w/d]

Die Gesundheit Österreich GmbH (GÖG, Stubenring 6, 1010 Wien) ist das nationale Forschungs- und Planungsinstitut im Gesundheitsbereich und die Kompetenz- und Förderstelle für Gesundheitsförderung der Republik Österreich. Im Geschäftsbereich Fonds Gesundes Österreich leisten wir einen wesentlichen Beitrag zur Gesundheitsförderung in Österreich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine

Assistenz der Geschäftsbereichsleitung [m/w/d] 40 Wochenstunden

Ihre Aufgaben:

• administrativen Bürotätigkeiten und die Gewährleistung eines reibungslos funktionierenden Büros
• Verwaltung der Bestände an Bürobedarfsartikeln und das Abgeben von Bestellungen nach Bedarf
• Front Office Aufgaben: das Begrüßen von Besuchern und das Antworten und Weiterleiten von Telefonanrufen
• Entgegennahme und Sortierung eingehender Post und Lieferungen sowie das Verwalten der ausgehenden Post
• Entwicklung von Bürorichtlinien und Gewährleistung ihrer angemessenen Umsetzung
• Raummanagement sowie, Unterstützung bei der Verwaltung und Wartung der IT-Infrastruktur
• Verwalten des Bürohaushalts
• Identifizierung von Möglichkeiten für Verbesserungen im Prozess- und Büromanagement sowie die Entwicklung und Umsetzung neuer Systeme
• Unterstützung nach Bedarf bei anderen administrativen Aufgaben, einschließlich der Planung von Gruppensitzungen, der Pflege von Kalendern, der Durchführung von Recherchen und der Erstellung von Berichten, insb. der Geschäftsbereichsleitung

Ihr Profil:

• 2 bis 5 Jahre Berufserfahrung idealerweise in einer Verwaltungs- bzw. Büroleitungsfunktion
• außergewöhnliche Detailgenauigkeit
• starke Organisations- und Zeitmanagementkompetenzen sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Leistungswille und Motivation
• hervorragende kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• starke Kompetenzen bei der Problembewältigung und Analyse
• sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google-Produkten

Unser Angebot:

Wir bieten attraktive Rahmenbedingungen und die Mitarbeit in einem engagierten Team. Die Einstufung erfolgt nach dem Kollektivvertrag der GÖG, wobei das Bruttomonatsgehalt für diese Stelle 3.291.- Euro (V4/2) brutto beträgt. Eine Überzahlung ist abhängig von Ihrer Qualifikation und Ihren Vordienstzeiten möglich.

Bei Interesse senden Sie Ihre vollständige Bewerbung (Lebenslauf und Motivationsschreiben) bis zum 30.11. 2024 per smart bewerben.

Nähere Informationen zum Unternehmen und zu den Forschungsthemen finden Sie unter www.goeg.at.