Assistenz (w/m/x) im Präsidialsekretariat

Job ID: ZVGG176ADM124

An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW), der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist die Position als

ASSISTENZ (W/M/X) im Präsidialsekretariat

(Vollzeit / 40 Wochenstunden)

ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Ihr Aufgabengebiet:

• Assistenz der Klassenpräsidenten bei operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Organisation, Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
• Aufbereitung, Zusammenstellung und Aussendung von (Meeting-)Unterlagen
• Verwaltung und Abwicklung des Post- und E-Mailverkehrs
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen
• Allgemeine administrative Aufgaben: Betreuung der Adressdatenbank, Ablage, Dokumentenmanagement, Recherchetätigkeiten, Rechnungskontrolle und -eingabe in SAP
• Mitarbeit bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen

Ihr Profil:

• Matura
• Ausgeprägte Sprachkompetenz (Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift)
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (SAP-Kenntnisse von Vorteil)
• Schnelle Auffassungsgabe und genauer Arbeitsstil
• Selbstständiges Arbeiten, Fähigkeit zur Selbstorganisation
• Teamgeist sowie Hands-on-Mentalität
• Berufserfahrung in vergleichbarer Position wünschenswert

Unser Angebot:

• Interessantes und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer der traditionsreichsten und zugleich dynamischsten wissenschaftlichen Einrichtungen Österreichs
• Gutes Betriebsklima, Gleitzeitreglung
• Zentrale Innenstadtlage mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Verkehr
• Zahlreiche Sozialleistungen und Benefits

Unser Angebot wendet sich an teamfähige Persönlichkeiten mit hoher sozialer Kompetenz, einem freundlichen Wesen und sehr guten Umgangsformen, die es verstehen, Aufgaben mit ihrer genauen und sorgfältigen Arbeitsweise zu erledigen und Freude an serviceorientiertem Arbeiten haben.

Wir bieten für diese Position ein Jahresbruttogehalt lt. Kollektivvertrag der ÖAW von mindestens EUR 2.940,83. Bei entsprechender Berufserfahrung und Qualifikation besteht die Bereitschaft zur marktkonformen Überzahlung.

Wir freuen uns über Ihr Interesse an dieser Stelle und ersuchen Sie, Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung samt aller relevanten Dokumente und Zeugnisse elektronisch bis spätestens 29. November 2024 via smart bewerben unter Angabe der Job ID: ZVGG176ADM124 zu senden.

Die Österreichische Akademie der Wissenschaften betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität sowie Vielfalt.