Assistent/in der Geschäftsführung

Wir sind ein familiengeführtes Unternehmen, das in vielseitigen Bereichen des Immobiliensektors tätig ist und dabei gerne innovative Wege geht - von der Immobilienentwicklung über Vermietung bis hin zum Facility Management. Als kleines, familiäres Team legen wir großen Wert auf ein kollegiales Miteinander und bieten ein breites Spektrum an abwechslungsreichen Aufgaben. mehr Lebensraum schaffen, neue Maßstäbe setzen und den Weg für nachhaltige Entwicklungen ebnen.

Assistent/in der Geschäftsführung

Immobilienwirtschaft

Zur Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen suchen wir eine motivierte und umsichtige Person mit langjähriger Berufserfahrung im gehobenen Sekretariats-Assistenz-Bereich, die gerne Verantwortung übernimmt und sich in einem dynamischen Umfeld wohlfühlt.

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen die Geschäftsführer*innen der Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Agenden.
• Sie übernehmen selbstständig organisatorische Aufgaben im Bereich unserer Arbeiten in der Apartmentvermietung und des Facility Managements und leisten proaktive Unterstützung im Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Sie stellen die effiziente Organisation sowie das Office Management im Team sicher, inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Recherchen und Dokumentenverwaltung.
• Die laufende Pflege und Verwaltung der internen Ablagen, professionelle Entgegennahme von Telefonaten und die allgemeine Büroorganisation und -verwaltung gehören für Sie zum Tagesgeschäft.
• Sie planen und organisieren Firmenevents und -veranstaltungen sowie interne Besprechungen inklusive Bewirtung und Aufbereitung der Besprechungsunterlagen.
• Sie sind zuständig für die Verwaltung und Pflege unseres Apartmentbuchungssystems, einschließlich der An- und Abmeldung unserer Bewohner und sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei den Übergaben.
• Sie stehen in engem Austausch mit unseren Bewohnern, beantworten ihre Fragen und bieten Unterstützung oder Hilfestellungen.
• Sie sind zuständig für die formale und organisatorische Vorbereitung der Unterlagen für Buchhaltung und Lohnverrechnung
• Sie übernehmen die Betreuung der Sozialen Medien Kanäle (Instagram & LinkedIn) und der Firmenhomepage

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sie bringen fortgeschrittene Kenntnisse in der Anwendung von Office-Software (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen) mit.
• Ihre Deutschkenntnisse sind verhandlungssicher und Sie beherrschen die englische Sprache in Wort und Schrift.
• Sie arbeiten verantwortungsbewusst und strukturiert, besitzen eine hohe Organisationsfähigkeit und legen großen Wert auf Genauigkeit in der Geschäftskorrespondenz, im Dokumentenmanagement sowie in der Aufrechterhaltung eines geordneten Ablagesystems.
• Sie haben grundlegende Kenntnisse im Rechnungswesen und in der Kostenkontrolle.
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Eigeninitiative, ein souveränes Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten aus.
• Empathie und Eigenverantwortung sind für Sie selbstverständlich.
• Diskretion und Vertraulichkeit gehören zu Ihren Stärken, und Sie verfügen über eine hohe Anpassungsfähigkeit sowie eine ausgeprägte Problemlösungskompetenz.
• Idealerweise haben Sie zumindest 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im gehobenen Sekretariats-/Assistenzbereich.

Wir bieten ein Dienstverhältnis in Vollzeit (oder Teilzeit mit mind. 35h) und ein Bruttomonatsgehalt auf Basis Vollzeit ab EUR 3.000,--; eine Überzahlung ist je nach Erfahrung und Qualifikation möglich.

Es wartet auf Sie eine anspruchsvolle und vielfältige Vertrauensposition in unserem zukunftsorientierten Familienunternehmen mit einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeit.

Wenn Sie Interesse an dieser spannenden Herausforderung haben, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

BDN Fleissner & Partner GmbH
Carola Mühlöcker-Fleissner
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Geymüllergasse 26/1
1180 Wien
Web: http://www.bdn.co.at/