Office Assistentin (w/m/d) im Bereich U-Bahn Neubau Süd

auch in Teilzeit ab 30 Wochenstunden möglich

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Ob im Fahrdienst, in den Werkstätten, auf den Baustellen oder im Büro: Wir sind 8.700 Kolleg*innen in rund 100 Berufen, die Wien jeden Tag bewegen. Gemeinsam sorgen wir für Sicherheit und Mobilität. Damit das in Zukunft auch so bleibt, suchen wir nach Menschen, die sich für unsere Werte engagieren wollen: Vielfalt leben, verlässlich sein und Sinnvolles tun. Willkommen im #TeamÖffiLiebe!

Das erwartet dich

• Du führst administrative Tätigkeiten wie Postmanagement, Terminvereinbarungen, und Korrespondenz eigenständig durch und bist dabei die Kommunikationsschnittstelle zwischen internen und externen Projektbeteiligten.
• Du unterstützt die Abteilungs- bzw. die Gruppenleitung in allen organisatorischen Belangen, einschließlich der Personalverwaltung (An- und Abwesenheitskontrolle) und Berichtswesen.
• Du erstellst und verwaltest Geschäftsunterlagen wie Ausschreibungen und Aktenvermerke und übernehmen die Protokollführung bei Besprechungen inkl. die Vor- und Nachbereitung.
• In enger Zusammenarbeit mit Dienstleistern organisierst du Botendienste, Reinigungsdienste und hältst den Bürobedarf auf dem neuesten Stand. Du führst zudem den elektronischen Bauakt und sorgst für die Einhaltung aller relevanten Normen und Projektstandards.
• Du unterstützt die Führungskraft und das gesamte Team in organisatorischen Aufgaben, erstellst Präsentationen und arbeitest als Schnittstelle für Projektpartner*innen, Kund*innen und Anrainer*innen.
• Du behältst den Überblick über alle Termine und Fristen und stellst mit Umsicht sicher, dass diese zuverlässig eingehalten werden.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Lehre oder HAK) und bringst mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Gute Kenntnisse in EDV (MS-Office 365 und Sharepointanwendung) zeichnen dich ebenso aus wie die Sicherheit im Umgang mit gängigen Software-Tools.
• Du beherrschst die deutsche Sprache exzellent, sowohl in der Rechtschreibung als auch im Ausdruck, und überzeugst durch eine starke schriftliche Kommunikation.
• Dank deiner Fähigkeit zur Priorisierung, selbstständigen Problemlösung und deinem logischen Denkvermögen unterstützt du Projekte effizient und zielführend.
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sind deine Stärken; du arbeitest serviceorientiert und legst hohen Wert auf die Qualität deiner eigenen Arbeit.

Das bieten wir dir

• Gehalt
  Für diese Position bieten wir bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung ein Einstiegsgehalt in Höhe von 2.772,82 EUR brutto pro Monat auf Vollzeit-Basis.
• Entwicklungsmöglichkeiten
  Man lernt nie aus: Deswegen bieten wir von fachlichen und persönlichen Weiterbildungen bis zu individualisierten Talente-Programmen ein vielfältiges Angebot an, bei dem für jede*n das Richtige dabei ist.
• Gesundheit und Vorsorge
  Von Sportangeboten, Impfaktionen bis hin zu einer vergünstigten Zusatzversicherung (Gruppenversicherung) - Unser Gesundheitsmanagement bietet allen Kolleg*innen vielfältige Leistungen für das seelische und körperliche Wohl.
• Greener Linien
  Die Zukunft gehört den Öffis: Als Teil der Wiener Linien können wir alle einen Teil dazu beitragen, die treibende Kraft in Sachen Klimaschutz zu sein.
• Kinderbetreuung
  Während der Schulferien bieten wir eine begrenzte Anzahl an kostenlosen Kinderbetreuungsplätzen an. Damit wollen wir Eltern entlasten und auch unsere jüngsten Fahrgäste von der #ÖffiLiebe begeistern.
• Mobile Arbeitswelt
  Wir schreiben Flexibilität groß - auch im Job. Deswegen können unsere Kolleg*innen das Smartphone und den Laptop von überall in Österreich aus beruflich und privat nutzen - egal ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs.
• Onboarding
  Bei den Newcomertagen können sich unsere Kolleg*innen von Beginn an miteinander vernetzen. Dazu erhalten alle eine nachhaltig produzierte Willkommenstasche mit spannenden und wissenswerten Informationen zum Start im #TeamÖffiLiebe.
• Unser Mitarbeiter*innenausweis
  … gilt als gratis Jahreskarte für ganz Wien! Für das Klimaticket Österreich bieten wir eine Teilrückerstattung an.
• Vergünstigungen
  Als Mitarbeiter*in der Wiener Linien erhält man zahlreiche Vergünstigungen bei WienMobil, Sportstätten oder der online Mitarbeiter*innenwelt.
• Vernetzung
  Wir vernetzen nicht nur die Stadt: Durch unterschiedliche Events und vielfältige Communities bleibt das #TeamÖffiLiebe immer miteinander verbunden.

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Wir freuen uns auf dich!

Gemeinsam halten wir die Stadt am Laufen - seit 75 Jahren und auch in der Zukunft. Schau vorbei und gestalte mit uns die #zukunftwien: www.wienerzukunftswerke.at

Auf deine Bewerbung freut sich:

Mizumo Shima

Personalabteilung | Recruiting

Deine Fragen kannst du gerne an die E-Mail-Adresse recruiting@wienerlinien.at richten.

*Bitte beachte, dass Bewerbungen per Mail nicht angenommen werden können.