Administrative Leitung (w/m/x)

Job ID: SMI_HEPHY_179ADM124

Durch die Zusammenlegung des Instituts für Hochenergiephysik - HEPHY und des Stefan-Meyer-Instituts für subatomare Physik - SMI wird zur Koordination und Leitung der Administration eine engagierte und erfahrene Führungspersönlichkeit gesucht. In der Rolle als

ADMINISTRATIVE LEITUNG (W/M/X)

(30-40 Wochenstunden)

sind Sie verantwortlich für die Organisation und Steuerung der administrativen Abläufe des Instituts, unterstützen Direktion als auch Gruppenleitung in strategischen und operativen Angelegenheiten und sind für die Koordination der Finanz- und Personalangelegenheiten zuständig. Dienstort ist in Wien.

Ihre Aufgaben

• Führung und Koordination der Administration
• Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs innerhalb des Instituts
• Unterstützung der Institutsleitung bei der Umsetzung strategischer Ziele und bei der Ressourcenplanung
• Implementierung effizienter Prozesse und laufende Verbesserung administrativer Abläufe sowie Sicherstellung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards in der Administration
• Finanzmanagement und Controlling
• Verantwortung für die Budgetplanung, -überwachung und das Finanzreporting an die Institutsleitung
• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Drittmittelmanagement und Grant Service
• Regelmäßige Finanzberichte und Prognosen für die Institutsleitung
• Zusammenarbeit mit der Zentralen Verwaltung
• Personalmanagement
• Unterstützung der Institutsleitung bei der Personalplanung
• Betreuung der Mitarbeitenden inkl. Förderung eines positiven Arbeitsklimas
• Unterstützung der „Gender und Diversity Strategie" des Instituts
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement
• Ansprechperson für interne und externe Anfragen im administrativen Bereich
• Enge Zusammenarbeit mit Gruppenleitungen, anderen Instituten, der Zentralen Verwaltung der ÖAW sowie externen Partner:innen

Ihr Profil:

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung oder mehrjährige, gleichwertige Berufserfahrung, vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• Abgeschlossenes Hochschulstudium von Vorteil
• Ausgezeichnete Kenntnisse im Finanz- und Personalmanagement sowie in Prozessoptimierung und Qualitätssicherung
• Hohe Kommunikations- und Führungsstärke mit einem lösungsorientierten und strukturierten Arbeitsstil
• Belastbarkeit und Flexibilität im Umgang mit einem dynamischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, zweite Fremdsprache von Vorteil

Wir bieten:

• Erfolgsentscheidende als auch verantwortungsvolle Position mit vielseitigem Aufgabenbereich und Gestaltungsspielraum
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsklima in einem internationalen Forschungsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice möglich
• Unterstützung der persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung mit vielversprechender Zukunftsperspektive

Ein Mindestgehalt laut ÖAW-Kollektivvertrag in Höhe von jährlich EUR 73.736,18 (VG N6/1) Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und Motivationsschreiben bis zum 31. Jänner 2025 via smart bewerben. Alle Kandidat:innen stellen sich einem Hearing, welches im Februar 2025 stattfinden wird. Das genaue Datum wird rechtzeitig bekannt gegeben. Die endgültige Entscheidung erfolgt bis spätestens 31.März 2025.

Alle Bewerbungen werden natürlich vertraulich behandelt, Einsicht und Information gehen ausschließlich an den kleinen Kreis der in den Prozess involvierten Personen.

Für Rückfragen steht Ihnen Priv.Doz.Dr. Christoph Schwanda (christoph.schwanda@oeaw.ac.at) zur Verfügung.

Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) verfolgt eine diskriminierungsfreie Beschäftigungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit sowie Vielfalt. Insbesondere Personen aus unterrepräsentierten Gruppen werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.