Administration Group Manager (m/f/d)

"Creating fulfilling moments. Creating a better future."  

Bei JTI leben wir Vielfalt in all ihren Facetten und jede Person gehört bei uns wirklich dazu. 46.000 Menschen aus der ganzen Welt schreiben mit uns kontinuierlich ihre einzigartigen Erfolgsgeschichten. 83% der Mitarbeitenden sind begeistert, Teil von JTI zu sein! Um bei uns etwas zu bewirken, musst du nur die beste Version deiner selbst sein. Wie wird deine JTI Geschichte aussehen? Bewirb dich jetzt und erfahre mehr unter jobs.jti.com!

Bitte bewirb dich bis: 28/03/2025

Administration Group Manager (m/f/d)

Werde Teil unseres Ökolab Teams und verstärke im Bereich Administration/Integrated Management Systems das zentrale, wissenschaftliche Labor von JTI in Österreich, das nach ISO 17025 akkreditiert sowie nach GLP, ISO 14001 und ISO 45001 zertifiziert ist.

Stelle:

Als Administration Group Manager (m/w/d) wirst du:

• einen reibungslosen Büroablauf gewährleisten und die Einhaltung gesetzlicher sowie interner Anforderungen sicherstellen, insbesondere im Zusammenhang mit den etablierten Managementsystemen
• das bestehende Admin-Team führen und entwickeln, Aufgaben priorisieren und Hauptansprechpartner:in für das lokale Managementteam im Bereich Reise-, Meeting- und Veranstaltungsorganisation sein
• im Rahmen der Verwaltung unseres Steuerlagers einen reibungslosen Ablauf zur Probenannahme, -aufbewahrung und -entsorgung gewährleisten sowie mit unserer internen Steuerabteilung sowie externen Zollbehörden zusammenarbeiten
• gemeinsam mit deinem Team Bestellungen für alle Bereiches des Unternehmens durchführen sowie den Wareneingang verbuchen, und Wareneingangs- sowie Rechnungsprüfungen durchführen  

Innerhalb von 6 Monaten wirst du:

• administrative Prozesse in Zusammenarbeit mit anderen internen Abteilungen optimieren und starke Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufbauen und pflegen
• als GLP-Archivar:in tätig sein und zur kontinuierlichen Verbesserung der Managementsysteme beitragen

Anforderungen:

• Ausbildung auf Maturaniveau, kaufmännische oder technische Fachrichtung von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Führungsrolle inkl. Meeting- und Veranstaltungsorganisation, idealerweise in einem chemisch bzw. technischen Arbeitsumfeld
• Sehr gute Deutsch-, Englisch- und MS Office Kenntnisse, SAP von Vorteil
• Gut strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß and Diskretion sowie ausgezeichnete Kommunikations-, Führungs- und Organisationsfähigkeiten

Was dich erwartet: 

• Attraktive, flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit modernster Laborausstattung in Wiener Toplage
• Optionen für klimafreundliches Pendeln (Wiener Linien Jahreskarte, Zuschuss Klimaticket oder Jobrad) bzw. günstige Firmenparkplätze
• Vielfältige Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten
• Ein jährliches Bruttogehalt von mindestens 72.000 EUR (Vollzeit, 38 Stunden/Woche), wenn die oben genannten Anforderungen für diese Position erfüllt sind, mit der Möglichkeit einer Überzahlung basierend auf Qualifikationen und Erfahrung

Nächste Schritte:

Wenn du dich beworben und die erste Auswahlrunde erfolgreich durchlaufen hast, erwarten dich innerhalb von 1-3 Wochen nach Bewerbungsschluss die folgenden Schritte: Telefonisches Vorgespräch mit Talent Advisor > Assessment-Tests > Vorstellungsgespräche > Angebot. Nach jedem Schritt wird eine Entscheidung über das Weiterkommen getroffen und die Schritte können je nach Art der Stelle variieren.

Bei JTI bemühen wir uns, ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen. Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, heißen wir Bewerbende aus allen Bereichen willkommen. Wir sind bestrebt, allen Bewerbenden dieselben Voraussetzungen zu ermöglichen. Wenn du also besondere Vorkehrungen benötigst, teile dies bitte dem Talent Advisor während des Auswahlverfahrens mit.