Office Manager:in (m/w/d)

Institut für Geschichte

Office Manager:in (m/w/d)

• Bewerbungsfrist: 30.04.2025
• Verwendungsgruppe: IIa
• Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): EUR 33.892,60
• Dienstbeginn: Ehestmöglich
• Wochenstunden: 20 h/W
• Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
• Befristung: 1 Jahr

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung in Lehre sowie in Forschungs- und Verwaltungsaufgaben des Arbeitsbereichs Geschichtsdidaktik
• (Mit-)Organisation und administrative Betreuung von wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Administrative Unterstützung in der Lehre und Beantwortung von Studierendenanfragen
• Administration digitaler Lernplattformen und Prüfungssysteme (Moodle, Perception)
• Büroorganisation und Budgetverwaltung
• Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Einheiten der Universität Graz sowie externen Kooperationspartner:innen
• Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitsbereichs und Social Media Kommunikation
• Unterstützung bei Publikationsprojekten durch Layouttätigkeiten und Korrekturlesen
• Administrative Tätigkeiten bei Personalangelegenheiten

Ihr Profil

• Einschlägige Ausbildung (kaufmännische, fachliche oder organisatorische Berufsausbildung, z.B. abgeschlossene Lehre, Fachschulabschluss und/oder sonstige Aus- und Weiterbildungen)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management
• Grundsätzliches Interesse an Geisteswissenschaften, insbesondere an der Geschichte (wünschenswert)
• Kenntnisse im Bereich Kommunikation und Social Media (wünschenswert)
• Ausgezeichnete Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office, Content Management Systeme etc.)
• Gute Kenntnisse universitärer Strukturen (wünschenswert)
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung, v.a. Einarbeitung in digitale Lernplattformen und Prüfungssysteme (z.B. Moodle) sowie in sonstige relevante Tools der universitären Verwaltung (z.B. UGO)
• Exzellente Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie soziale Kompetenz (Konfliktfähigkeit, Kooperations- und Lernbereitschaft, interkulturelle Kompetenz)
• Genauigkeit, Ausdauer, Verlässlichkeit, Flexibilität und Lösungsorientiertheit
• Sorgfältige, selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Engagement

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens EUR 33.892,60. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Wir bieten

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).
• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.
• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Kontakt

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Univ.-Prof. Dr. Georg Marschnig I georg.marschnig@uni-graz.at

Webseite des Instituts

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

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