Leitfaden für ein erfolgreiches Feedbackgespräch
Niemand ist perfekt und Fehler passieren. Im Arbeitsleben sollte der Fokus daher nicht auf dem liegen, was schiefgelaufen ist, sondern auf möglichen Lösungen und Strategien, um Fehltritte künftig zu vermeiden. Dafür braucht es Feedbackgespräche. Wie man als Führungskraft oder Personalverantwortliche*r motivierendes und verständliches Feedback gibt, zeigen wir anhand eines Leitfadens.
Feedback-Gespräche bieten die Möglichkeit, die Kommunikation innerhalb einer Organisation zu verbessern und die Zusammenarbeit im Arbeitsumfeld zu fördern. Damit danach die gewünschten positiven Effekte eintreten, solltest du niemals ohne klare Zielsetzung und Planung ein solches Gespräch suchen.
Warum sind Feedback-Gespräche wichtig? #
Niemand gibt gerne zu, etwas nicht besonders gut zu können oder einen Fehler gemacht zu haben. Gerade im Arbeitskontext haben Menschen mit einer psychologischen Hürde zu kämpfen, wenn es darum geht, sich potenziell negativem Feedback auszusetzen.
Wird eine Feedback-Kultur positiv im Unternehmen gelebt, tut sich für Mitarbeitende ein Raum für Wachstum und berufliche Weiterentwicklung auf. Feedback, egal ob positiv oder negativ, verbessert außerdem das Wohlbefinden und die Performance am Arbeitsplatz und vertieft die Beziehung zu Kolleg*innen.
Zeitpunkt
Feedback kann in sich wiederholenden Formaten wie dem jährlichen Mitarbeiter*innengespräch oder wöchentlichen Meetings gegeben werden. Je regelmäßiger, desto besser!
Unterschied zwischen konstruktivem und negativem Feedback #
Um zu verhindern, dass ein Gespräch aufgrund von Kränkung eskaliert, ist es hilfreich, sich den Unterschied zwischen konstruktiver und negativer Kritik vor Augen zu führen:
- Konstruktive Kritik zielt darauf ab, eine Person auf ihr Verbesserungspotential hinzuweisen.
- Negative bzw. destruktive Kritik ist hingegen abwertend und hilft der Gesprächspartner*in nicht dabei, sich weiterzuentwickeln.
Wenn du nicht genau weißt, zu welchem der zwei Kategorien du dein Feedback zählen würdest, frag dich einmal, welche Absicht hinter deinem Kommentar steckt. Möchtest du deine Mitarbeiter*in dabei unterstützen, sich zu verbessern und künftig weniger Fehler zu machen? Oder willst du deinem Frust über etwas, das schiefgegangen ist, einfach Luft machen?
Formulierungs-Beispiel aus der Praxis #
Anhand des folgenden Beispiels soll der Unterschied zwischen konstruktivem und negativem Feedback veranschaulicht werden:
„Ich habe bemerkt, dass die letzten Berichte Tippfehler enthalten oder Informationen gefehlt haben. Ich schätze deine Arbeit und sehe, dass du viel Zeit in diese Berichte investierst. Um die Qualität zu verbessern, wäre es hilfreich, wenn du vor dem Einreichen eine zusätzliche Überprüfung machst oder jemanden aus dem Team bittest, einen Blick darauf zu werfen. Ich bin sicher, dass diese Maßnahme die Präzision unserer Berichte deutlich steigern wird und wir so gemeinsam bessere Ergebnisse erzielen können.“
„Deine Berichte sind immer voller Fehler. Hast du sie überhaupt überprüft, bevor du sie eingereicht hast? Es ist wirklich frustrierend, ständig diese schlampige Arbeit zu sehen. So kann das nicht weitergehen, du musst endlich anfangen, deine Arbeit ernst zu nehmen.“
Mut, um Fehler zu machen
Sich selbst als auch vor anderen Fehler einzugestehen, ist alles andere als leicht. Wie man dazu den Mut aufbringen kann, erfährst du in diesem Blogartikel.
Leitfaden für Feedbackgespräch #
Feedbackgespräch vorbereiten #
- Zielsetzung definieren: Welche Auswirkungen erwartest du nach dem Gespräch? Möchtest du deine Mitarbeiter*in in der beruflichen und persönlichen Entwicklung unterstützen, Probleme oder Hindernisse beseitigen oder die Motivation durch Anerkennung der geleisteten Arbeit steigern? Überlege dir auch schon im Vorfeld, wie du das Ziel später anhand von Kriterien messbar machen kannst.
- Ort wählen: Feedback sollte immer in einer ruhigen Umgebung und in einem privaten Rahmen vermittelt werden. Öffentlich kundgetane Kritik kann leicht als Bloßstellung aufgefasst werden, was den weiteren Verlauf des Gesprächs negativ beeinflusst.
- Informationen sammeln: Untermauere dein Feedback mit Fakten und konkreten Beispielen, um nicht in Erklärungsnot zu gelangen.
- Selbstreflexion: Sei dir selbst bewusst, mit welcher Haltung und welchen Erwartungen du in das Gespräch gehst. Wie planst du, mit einer negativen Reaktion umzugehen?
Agenda mitteilen
Wenn du eine Mitarbeiter*in um ein Gespräch bittest, solltest du immer dazusagen, worum es geht. Ein Beispiel wäre: „Hast du 15 Minuten Zeit, um über deine Präsentation zur neuen Sales-Strategie zu sprechen?“
Feedbackgespräch durchführen #
Einstieg
Ein positiver Einstieg ist wichtig, weil er das Fundament für die restliche Gesprächsatmosphäre bildet. Stelle klar, dass du die Arbeit deiner Mitarbeiter*in schätzt und schaffe Klarheit über das Ziel des Gesprächs. Das kann zum Beispiel so klingen:
„Ich schätze deine Arbeit und würde heute gerne herausfinden, wie wir noch besser zusammenarbeiten können. Ich habe mir ein paar Punkte notiert und hoffe, dass mein Feedback dir helfen kann, deine Stärken optimal zu nutzen. Es ist mir aber auch wichtig, dass wir offen miteinander sprechen und möchte auch deine Sichtweise zu den Dingen hören.“
Hauptteil
Es gibt unterschiedliche Methoden, um dein Feedback zu vermitteln, beispielsweise:
- Sandwich-Modell: Beim Sandwich-Modell wird das Feedback in drei Teile unterteil. Zuerst ein positives Feedback, gefolgt von konstruktiver Kritik, und abschließend wieder ein positives Feedback, um das Gespräch positiv zu beenden.
- 5-W-Methode: Die 5-W-Methode strukturiert Feedback durch die Beantwortung der fünf Fragen „Wer, Was, Wann, Wo, Warum“, um klare und spezifische Rückmeldungen zu geben.
- STAR-Methode: Die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result) bietet eine strukturierte Vorgehensweise, um Feedback zu geben, indem die spezifische Situation, die zu erledigende Aufgabe, die durchgeführten Aktionen und das erzielte Ergebnis beschrieben werden.
- Johari-Fenster: Das Johari-Fenster ist ein Modell, das dazu dient, Selbst- und Fremdwahrnehmung zu verbessern, indem es Feedback in vier Bereiche unterteilt: offener Bereich, blinder Fleck, verborgener Bereich und unbekannter Bereich.
Deine Beobachtungen solltest du schildern, ohne zu bewerten. Das funktioniert am besten, wenn man von sich selbst ausgeht und das Feedback in Ich-Botschaften formuliert. Bitte deine Gesprächspartner*in anschließend, die Situation aus ihrer*seiner Sicht zu schildern. Nachdem du dein Feedback gegeben hast, geht es darum, sich auf gemeinsame Ziele zu einigen.
„„Deine Leistung hat in letzter Zeit nachgelassen“ ist kein konstruktives Feedback. Besser wäre: „Ich habe den Eindruck, du kämpfst mit deinem Work-Load. Kann ich dich vielleicht bei der Priorisierung deiner Aufgaben unterstützen?““
Hier ein weiteres Beispiel für konstruktives Feedback:
„Max, ich möchte heute über ein paar Beobachtungen sprechen, die ich in den letzten Wochen gemacht habe. Zunächst einmal möchte ich sagen, dass ich deine Bemühungen sehr schätze. Deine Ideen haben zu einer spürbaren Effizienzsteigerung geführt. Gleichzeitig ist mir aber aufgefallen, dass es manchmal zu Verzögerungen bei der Kommunikation innerhalb des Teams kommt. Beim letzten Projekt-Update war die Dokumentation nicht rechtzeitig fertig, weshalb wir einige Infos nicht zeitgerecht an den Kunden weitergeben konnten. Wir sollten einen gemeinsamen Weg suchen, um den Kommunikationsfluss zu verbessern. Denkst du, dass regelmäßige Check-Ins sinnvoll sein könnten?“
Abschluss
Abschließend fasst ihr das Gespräch noch einmal zusammen und einigt euch auf die nächsten Schritte. In welchem Intervall wollt ihr euch treffen, um den Fortschritt zu eruieren und wie lässt sich dieser messbar machen?
All das sollte schriftlich dokumentiert werden, um auf beiden Seiten Verbindlichkeit zu erzeugen.
4 Tipps für besseres Feedback #
Zeitnah Feedback geben #
Es hat wenig Sinn, Feedback zu einer Situation zu geben, die schon zwei Wochen zurückliegt. Bei heiklen Angelegenheiten kann es aber auch kontraproduktiv sein, sofort Rückmeldung zu geben, weil man möglicherweise heftiger als gewollt reagiert. In der Regel reichen 24 Stunden, damit alle Beteiligten Zeit haben, sich zu sammeln.
Verwende Ich-Botschaften #
Wenn du Sätze mich „Ich“ beginnst, verhinderst du, deiner Gesprächspartner*in den schwarzen Peter zuzuschieben. „Ich bin davon ausgegangen, die Präsentationsunterlagen am Donnerstag von dir zu bekommen. Gab es eine Verzögerung, über die ich nichts wusste?“ zeigt auf, wie du eine Situation erlebt hast. „Du hast gesagt, ich bekomme die Unterlagen am Donnerstag. Wegen der Verzögerung konnte ich mich nicht aufs Meeting vorbereiten“ klingt hingegen wie ein Vorwurf und wird von deinem Gegenüber vielleicht nicht so gut aufgenommen.
Weniger ist mehr #
Wenn du Feedback geben möchtest, solltest du dich auf ein oder zwei wesentliche Punkte beschränken. Sprichst du zu viele Themen gleichzeitig an, kann das beim Gegenüber zu Überforderung oder defensivem Verhalten führen. Das wiederrum verringert die Wahrscheinlichkeit, dass die Person sich öffnen und die Kritik annehmen kann.
Gegenüber sprechen lassen #
Die große Herausforderung eines Feedbackgesprächs ist, dass du niemals zu 100 Prozent vorhersagen kannst, wie eine Person auf Kritik reagieren wird. Aus diesem Grund darf das Gespräch keine Einbahnstraße sein! Plane Zeit ein, damit die Mitarbeiter*in Fragen stellen und ihre Sicht der Dinge mitteilen kann. Das möglich zu machen, ist ein Zeichen von Wertschätzung.
Fazit #
Fehler gehören zum Arbeitsleben. Der Fokus sollte auf Lösungen und zukünftiger Fehlervermeidung liegen. Feedbackgespräche sind entscheidend, um Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Eine klare Zielsetzung und sorgfältige Planung sind unerlässlich für den Erfolg solcher Gespräche.
Eine positive Feedback-Kultur fördert Wachstum und Wohlbefinden der Mitarbeitenden und stärkt die Beziehungen im Team. Feedback sollte konstruktiv, zeitnah und in Ich-Botschaften gegeben werden. Ein offener Dialog und die Dokumentation der Ergebnisse sichern Verbindlichkeit und ermöglichen eine effektive Umsetzung der besprochenen Maßnahmen.
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