5 einfache Methoden für besseres Zeitmanagement
Zeit ist kostbar. Ein gutes Zeitmanagement beinhaltet effektive Organisation und Nutzung der verfügbaren Zeitressourcen, um Aufgaben und Aktivitäten effizient abzuschließen. Es umfasst das Festlegen von Prioritäten, Planen und Delegieren von Aufgaben und Vermeiden von Zeitverschwendung. Besonders für den Beruf ist eine effektive Zeitplanung und -nutzung äußerst wichtig. Nicht nur um die eigene Arbeit effizient zu erledigen, Fristen einzuhalten und Produktivität zu maximieren, sondern auch ein besseres Gleichgewicht der Life-Work Balance zu erhalten, Stress zu reduzieren und zufrieden zu sein. Wir stellen dir fünf gängige Methoden vor, wie du deine Zeit effizient und bewusst einsetzen kannst.
Es gibt zahlreiche Methoden, die besonders auf Social-Media Kanälen kursieren. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Methoden für alle Menschen gleich gut funktionieren. Experimentiere mit verschiedenen Ansätzen, um herauszufinden, welche am besten zu dir und deinem Arbeitsstil passen.
ABC-Analyse #
Diese Analyse ist ein guter Ausgangspunkt für dein Zeitmanagement, denn mit ihr kannst du dir einen schnellen Überblick verschaffen. Du kategorisierst alle To-dos folgendermaßen:
- A-Aufgaben: Nur du kannst diese Aufgaben erledigen, sie sind nicht oder kaum delegierbar. Diese Aufgaben sind auch wichtig und/oder dringend.
- B-Aufgaben: Diese To-dos sind durchschnittlich wichtig, in den meisten Fällen könntest du sie auch jemand anderem übertragen.
- C-Aufgaben: Nicht wichtige Aufgaben, die gut delegierbar sind oder nicht Zeit-sensitiv.
Wenn du wissen möchtest, wieviel Zeit du für deine ABC-Aufgaben verwendest, kannst du einige Tage lang Protokoll führen. Sinnvoll wäre natürlich, wenn du deine Arbeitszeit hauptsächlich den A-Aufgaben widmest und für den „Kleinkram“ unter C nicht zuviel Zeit verschwendest. Auch für die Priorisierung ist diese Einteilung sinnvoll.
Die stille Stunde #
Tipp!
Die "stille Stunde" im eigenen Kalender eintragen und blocken. So vergisst du nicht darauf und bist im Team-Kalender als nicht verfügbar gekennzeichnet.
Völlig ungestört an einer Sache arbeiten, das ermöglicht dir die stille Stunde. In manchen Jobs ist es einfach, sich zurückzuziehen, in anderen eher schwierig. Vielleicht kannst du dich mit Kolleg*innen abwechseln, damit ihr euch gegenseitig eine Stunde Arbeit frei von Telefonläuten oder Anfragen ermöglicht.
Finde deine Leistungskurve #
Führe eine Woche lang Tagebuch über deine Arbeit und notiere dir, wann du dich besonders leistungsfähig fühlst und zu welchen Tageszeiten deine Konzentration nachlässt. Wenn du dir einen Raster mit stündlichen Markierungen ausdruckst und mit Farben arbeitest, hast du am Ende der Woche ein farbiges „Energie-Bild“ vor dir liegen. Ausgehend davon kannst du dir deine Aufgaben besser einteilen. Durchgeführt in Teamarbeit, entdeckt ihr vielleicht, dass das übliche Meeting am Montag Nachmittag keinem guttut.
Erfolgsjournal führen: Warum du deine Siege täglich notieren solltest
Ein Erfolgsjournal hält dich an schlechten Tagen über Wasser und hilft dir beim Erreichen deiner Ziele. Du benötigst nicht mehr als ein paar Minuten täglich sowie ein Notizbuch, deinen Kalender oder die Memo-Funktion deines Smartphones.
Die 60-60-30-Methode #
Wenn du deine Aufgaben gut selbst einteilen kannst und wenig von anderen abhängig bist, kannst du diese Methode ausprobieren. Sie eignet sich besonders für größere Tasks und To-dos, die mehr Zeit erfordern.
- Arbeite 50 Minuten konzentriert und ohne jegliche Unterbrechung. Mach danach zehn Minuten Pause.
- Wiederhole diesen Block noch einmal.
- Gönn' dir 30 Minuten Pause.
ALPEN-Methode #
Dies Zeitmanagement-Methode nach Lothar Seiwart basiert auf der klassischen To-do-Liste, ist einfach durchzuführen und effektiv.
- Aufgaben, Termine und Geplantes notieren
- Länge (Zeitdauer) schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Wichtiger Schritt ist das Schätzen der Zeit, die du für jede Aufgabe bzw. jeden Termin benötigen wirst. Du musst realistisch schätzen, darfst aber nicht zu wenig Zeit veranschlagen. Die eingeplanten Pufferzeiten sorgen dafür, dass du dein Tagespensum auch dann schaffst, wenn Unvorhergesehenes passiert. Außerdem benötigst du ausreichend Pausen. Der Punkt „Entscheidungen“ betrifft Prioritätensetzung und die Reihenfolge, in denen du Tasks abarbeitest. Es könnte auch sein, dass du etwas verschieben musst. Spar dir auf keinen Fall den letzten Punkt, die Nachkontrolle. Dabei reflektierst du nämlich, wie realistisch deine Zeitschätzungen waren und ob du für die nächste Planung etwas daran ändern musst.
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