Active Sourcing: Definition, Tipps und Methoden

Was ist Active Sourcing? #

Active Sourcing ist eine Recruiting-Methode, bei der Arbeitgeber aktiv auf potenzielle Talente zugehen, anstatt darauf zu warten, dass passende Bewerbungen eingehen. Das Ziel ist nicht nur, Arbeitnehmende auf offene Stellen aufmerksam zu machen, sondern langfristige Beziehungen und dadurch ein Netzwerk an qualifizierten Talenten aufzubauen und zu pflegen.

Active Sourcing ist jedoch kein Ersatz für den Bewerbungsprozess, sondern dient lediglich als erster Berührungspunkt in der Candidate Journey.

Warum ist Active Sourcing sinnvoll? #

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum Active Sourcing als Ergänzung zum Inserat für eine effiziente Stellenbesetzung sinnvoll ist.

Fachkräftemangel #

Arbeitgeber mit hohem Fachkräftemangel, spezialisierten Positionen oder in Branchen mit intensivem Wettbewerb um Talente profitieren besonders von Active Sourcing. Besonders relevant ist es für Technologie-, Ingenieurs-, Gesundheits- oder IT-Branchen sowie für Unternehmen, die ihre Arbeitgebermarke aktiv aufbauen oder stärken möchten.

Arbeitnehmer*innenmarkt #

Für viele Arbeitgeber führt an Active Sourcing aufgrund von Fachkräftemangel und steigender Nachfrage nach hochqualifizierten Mitarbeitenden kein Weg vorbei. Diese Tatsachen haben den Grundstein für den Wandel vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmer*innenmarkt gelegt. Unternehmen, nicht Talente, müssen mit ihrem Angebot überzeugen.

Diese Umkehr der Rollen erfordert eine neue Denkweise im Recruiting: Arbeitgeber müssen verstehen, dass hochqualifizierte Fachkräfte oft in einer Position sind, aus der heraus sie aus mehreren Angeboten wählen können. Daher müssen Unternehmen proaktiv und attraktiv auftreten, um die besten Talente für sich zu gewinnen.

Time-to-Hire & Kosten #

Die Time-to-Hire ist eine Kennzahl, die den Zeitraum von Bewerbungseingang bis zur Stellenbesetzung misst. Je länger es dauert, das passende Talent zu finden, desto mehr Kosten entstehen auf Unternehmensseite für Recruiting-Maßnahmen.

Eine unbesetzte Stelle kann im schlimmsten Fall zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen, zum Beispiel durch ...

• schlechtere Kundenbetreuung aufgrund fehlender Ressourcen
• Mehrbelastung der bestehenden Belegschaft (kann zu mehr Krankenständen und Kündigungen führen)
• verschobene oder abgesagte Produktinnovationen und -weiterentwicklungen

Vorteile von Active Sourcing #

• Direkter Zugang zu Talenten: Unternehmen erreichen qualifizierte Kandidat*innen, bevor diese aktiv nach Stellen suchen.
• Schnellere Besetzung: Verkürzt die Zeit zur Besetzung von Vakanzen, da proaktiv gehandelt wird.
• Besseres Matching: Gezielte Ansprache von qualifizierten Talenten.
• Zugang zu passiven Talenten : Auch latent jobsuchende Fachkräfte können angesprochen werden.
• Wettbewerbsvorteil: Früher Zugang zu Top-Talenten, bevor Mitbewerber reagieren.
• Langfristige Talentpools: Aufbau und Pflege eines Netzwerks für zukünftigen Einstellungsbedarf.

Worauf kommt es beim Active Sourcing an? #

Beim Active Sourcing sind eine durchdachte Strategie und Fingerspitzengefühl gefragt. In dieser Situation muss sich der Arbeitgeber beweisen und nicht das Talent. Die Ansprache muss authentisch, personalisiert und vor allem wertschätzend sein. Hier einige Tipps:

Personalisierte Ansprache #

Kandidat*innen sollten individuell und gezielt angesprochen werden. Ein Massenanschreiben wirkt unpersönlich und schadet potenziell der Employer Brand. Erfolgsversprechender ist es, sich auf das Profil der Person zu beziehen, auf ihre beruflichen Erfolge einzugehen und aufzuzeigen, warum das Unternehmen das perfekte Match ist.

Echtes Interesse zeigen #

Active Sourcing bedeutet, auf Augenhöhe mit potenziellen Kandidat*innen zu kommunizieren und echtes Interesse an deren beruflicher Entwicklung zu zeigen. Dabei sollte der Fokus nicht ausschließlich auf der offenen Stelle liegen, sondern auch auf den Bedürfnissen und Karrierezielen der Kandidat*innen. Mache der Person deutlich, wie dein Unternehmen dabei helfen kann, ihre persönlichen Ambitionen umzusetzen.

Langfristige Beziehungen aufbauen #

Lasse Active Sourcing nicht bei der Kontaktaufnahme enden. Oft dauert es Monate oder sogar Jahre, bis sich eine für beide passende Gelegenheit ergibt. Unternehmen sollten daher ein Talentnetzwerk pflegen und regelmäßigen Kontakt halten, um positiv in Erinnerung zu bleiben.

Employer Branding #

Eine authentische und attraktive Arbeitgebermarke ist beim Active Sourcing von großer Bedeutung. Kandidat*innen müssen sofort erkennen, dass es sich lohnt, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein positives Unternehmensimage, Transparenz und ein angenehmes Arbeitsumfeld können entscheidende Faktoren sein.

Kanäle für die Ansprache von Talenten #

Arbeitgeber können verschiedene Wege nutzen, um mit Talenten direkt in Kontakt zu treten. Soziale Netzwerke sind eine Möglichkeit, jedoch könnten manche Arbeitnehmer*innen auch negativ darauf reagieren, wenn sie über ihr privates Profil ein Jobangebot erhalten. Karrierenetzwerke sind hingegen für den beruflichen Austausch gedacht und Nutzer*innen daher weniger überrascht, wenn sie von Arbeitgebern kontaktiert werden.

Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeber, wenn sie Bewerber*innendatenbanken wie die talent.cloud von karriere.at für Active Sourcing nutzen. Arbeitnehmer*innen entscheiden selbst, ob sie in der Datenbank für Arbeitgeber sichtbar sein wollen oder nicht. Stellen sie ihre Daten zur Verfügung, können Unternehmen sicher sein, dass diese Personen einem Wechsel zumindest offen gegenüber sind.

Rechtliche Rahmenbedingungen #

Was gilt für Active Sourcing im Rahmen der DSGVO? Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) lässt eine Nutzung von Daten unter anderem dann zu, wenn der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Verwendung der Daten hat. Dazu ist eine Interessenabwägung zwischen dem Talent und dem interessierten Unternehmen vorzunehmen.

Hast du jemanden über ein Profil gefunden, welches vor allem für private Zwecke genutzt wird, ist davon auszugehen, dass das Talent kein Interesse an einer Kontaktierung bzgl. einer potenziellen Arbeitsstelle hat. Allein die Tatsache, dass jemand ein Profil auf einer Social-Media-Plattform hat, bedeutet nämlich nicht automatisch, dass die User*in der Verarbeitung der dort vorhandenen Daten zugestimmt hat und diese daher für Active Sourcing genutzt werden können.

Bei öffentlichen Profilen auf Karrierenetzwerkwerken kann hingegen davon ausgegangen werden, dass ein Interesse an Information zu beruflichen Möglichkeiten besteht. Diese können dann also mit Jobangeboten kontaktiert werden. Wichtig: Wenn die angesprochene Person nach der erfolgten Kontaktaufnahme klar macht, dass sie das nicht wünscht, ist diese sofort abzubrechen.

Auf Nummer Sicher gehen Arbeitgeber, wenn die Talente eingewilligt haben, in Bezug auf potenzielle Arbeitsstellen kontaktiert zu werden, wie im Fall der talent.cloud, der Talentdatenbank von karriere.at. Bei allen Plattformen, die zur Recherche und Kontaktierung von Talenten genutzt werden, empfehlen wir sowohl die Nutzungsbedingungen der Plattform als auch die Detaileinstellungen der User*innen vor der Kontaktierung zu überprüfen.

Was ist die Boolesche Suche? #

Bei der Booleschen Suche werden sogenannte „Operatoren” mit Jobbezeichnungen, Kenntnissen und Fähigkeiten zu Suchketten verknüpft und ins Suchfeld eingegeben. In den Ergebnissen werden jene Talente angezeigt, deren Profilinhalte mit der Suchanfrage korrelieren.

Das blinde Durchforsten von Profilen ist bei Active Sourcing zum einen zeitintensiv und zum anderen kaum zielführend. Personalverantwortliche und Führungskräfte müssen sich bereits vor Recruiting-Start darüber im Klaren sein, nach welcher Person sie suchen:

1. Wie lautet der Stellentitel?
2. Welche Qualifikationen werden benötigt?
3. Welche Erfahrungen sind gewünscht?

Sind diese Fragen geklärt, wird die „Boolesche Suche” herangezogen, um Suchergebnisse aufs Wesentliche zu reduzieren. Sie kommt sowohl in Karrierenetzwerken als auch in betriebseigenen Bewerbenden-Managementsystemen zum Einsatz. Auch die talent.cloud funktioniert nach diesem Prinzip.

Boolesche Operatoren #

1. AND: Verwende den Operator AND, wenn du jene Talente angezeigt bekommen möchtest, die alle Begriffe enthalten, die du suchst. Zum Beispiel: “Java Developer” AND “Wien”
2. OR: Mit dem OR-Operator wird die Suche um alternative Begriffe erweitert. Damit deckst du verschiedene Berufsbezeichnungen oder Fachkenntnisse gleichzeitig ab. Zum Beispiel: “Software Engineer” OR “Software Developer”
3. NOT: Verwendest du den NOT-Operator, schließt du bestimmte Begriffe aus der Suche aus. Zum Beispiel: “Performance Marketing Manager” OR "Marketing Managerin" NOT “Junior”
4. Klammern (): Mithilfe von Klammern formulierst du komplexere Suchanfragen. Zum Beispiel: (“Java Developer” OR "Java Developerin" OR “Python Developer” OR "Python Developerin") AND “Führungserfahrung”
5. Anführungszeichen “”: Anführungszeichen sorgen dafür, dass die genaue Wortgruppe in den Suchergebnissen vorkommt. So gehst du sicher, dass du jene Talente ausgespielt bekommst, die wirklich relevant sind. Beispiel: “Großhandelskauffrau”oder "Großhandelskaufmann"
6. Asterisk *: Der Sternchen ist ein Platzhalter für mehrere Buchstaben oder Zeichen. Damit suchst du unterschiedliche Endungen zu einem Wort. Ein Beispiel: “Develop*”. Du bekommst im Anschluss Profile angezeigt, die “Developer”, “Developing”, “Developtment” usw. beinhalten.

Beispiele für komplexe Suchanfragen #

Marketing Manager*in #

("Marketing Manager" OR "Digital Marketing Specialist") AND ("SEO" OR "Content Marketing") AND "Österreich" NOT "Praktikant" AND "Google Analytics"

Dieser Suchstring sucht nach Marketing Manager*innen oder Digital Marketing Spezialist*innen in Österreich, die Erfahrung in SEO oder Content Marketing haben, Google Analytics beherrschen, aber keine Praktikant*innen sind.

HR Manager*in #

("HR Manager" OR "Talent Acquisition Specialist") AND ("Employee Relations" OR "Talent Management") AND "Wien" AND "HRIS" NOT "Junior"

In diesem Beispiel wird nach HR Manager*innen oder Talent Acquisition Spezialist*innen in Wien gesucht, die Erfahrung in Employee Relations oder Talent Management haben und sich mit HRIS-Systemen auskennen, aber keine Junior-Positionen innehaben.

Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau #

("Bürokaufmann" OR "Bürokauffrau" OR "Office Manager") AND ("Rechnungswesen" OR "Buchhaltung" OR "Verwaltung") AND "Linz" AND ("DATEV" OR "Lexware") NOT "Praktikant"

Dieser Suchstring richtet sich an Bürokaufleuten oder Office Manager*innen, die in Linz arbeiten. Die Kandidat*innen sollten Erfahrungen in Rechnungswesen, Buchhaltung oder allgemeiner Verwaltung haben. Es wird explizit nach Personen mit Kenntnissen in Buchhaltungssoftware wie DATEV oder Lexware gesucht. Praktikant*innen werden von den Ergebnissen ausgeschlossen.

4 Fehler beim Active Sourcing #

Obwohl Active Sourcing eine effektive Methode ist, gibt es einige Fallstricke, die Unternehmen unbedingt vermeiden sollten.

Unpersönliche Massenansprache #

Nichts schreckt potenzielle Kandidat*innen mehr ab als unpersönliche und standardisierte Nachrichten. Diese vermitteln den Eindruck, dass das Unternehmen kein echtes Interesse an der Person hat und Anfragen ins Blaue verschickt.

Zu aufdringliche Ansprache #

Eine Balance zwischen proaktivem Interesse und Zurückhaltung sorgt dafür, dass sich Kandidat*innen nicht bedrängt fühlen. Eine höfliche und wertschätzende Kommunikation ist entscheidend. Die muss aber glaubhaft sein. Also: Nicht zu dick auftragen!

Falsche Versprechen #

Arbeitgeber, die übertriebene Versprechungen machen, nur um Kandidat*innen zu gewinnen, schaden langfristig ihrem Ruf. Authentizität ist das A und O, damit Arbeitnehmer*innen nach wenigen Monaten nicht gleich wieder aus dem Unternehmen ausscheiden.

Zu späte Reaktionen #

Kandidat*innen, die auf deine Nachricht mit Interesse antworten, sollten schnell eine Rückmeldung erhalten. Lange Wartezeiten können den guten Eindruck zunichte machen und das Interesse mindern.

Fazit #

Active Sourcing ist eine effektive Methode, um in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Arbeitsmarkt direkt mit Fachkräften in Kontakt zu kommen. Durch eine proaktive und authentische Ansprache können Unternehmen sich nicht nur von der Konkurrenz abheben, sondern auch langfristig ein starkes Netzwerk an potenziellen Kandidat*innen aufbauen. Entscheidend ist dabei, dass Unternehmen sich als attraktive Arbeitgeber positionieren und echtes Interesse an den Kandidat*innen zeigen.